利用微信OA办公系统促进学校精细化管理

文/广西南宁市天桃实验学校 马飞

信息技术在当今生活中的应用非常广泛，对我们的生活、工作、学习等带来了极大的影响。传统的学校管理中，通常是通过纸质申请、人工审批、电话、广播通知、会议传达等方式来进行，这种管理方式不仅效率低，管理效果也比较差，不利于对管理效果进行分析。微信OA办公系统是一种基于微信的自动化办公系统，通过对此系统的应用，能够大大提高学校的管理效率，简化学校的工作流程，提高管理效果，同时准确收集工作中产生的各类数据，通过数据分析手段，逐步实现学校的精细化管理。

一、建立微信 OA 办公系统的主要原则

（一）易用性原则。目前，各种移动终端已经广泛普及，且已经成为人们必不可少的信息交换工具与沟通工具。微信OA办公系统的主要使用者是学校的教职人员，针对教师们的操作习惯和要求，系统中各功能模块的设置清楚，界面友好，符合教师职业使用习惯，操作简单，易于上手。对于年龄较大，对移动终端操作存在一定困难的教师，学校组织集中学习或进行一对一帮扶，使每一位教师都熟练掌握系统的操作方法。

（二）安全性原则。在OA办公系统的安全性保障方面，一是通过增加指纹识别、面部识别、手势密码、提高传统密码设置强度、定期提醒更换密码、绑定移动终端等方式避免账号被盗用。二是通过设置不同用户的权限，根据学校行政管理工作安排，严格限制访问人员可操作和访问的模块。三是定期检查和升级系统，保证系统能够稳定运行，使得用户能够安全使用。此外，在系统中设有专门的系统问题反馈板块，用户在实际使用中发现系统存在不足或漏洞的，可及时在该板块中向系统管理人员进行反馈，系统维护与研发部门可根据这些反馈及时做出处理，保证系统持续安全、稳定地运行。

（三）扩展性原则。OA办公系统的研发应用了新时代大数据理念，在前期充分的需求分析、调研后，结合学校的实际使用需求进行研发，对数据存储、结合和功能提供了较大的扩展空间，满足学校现有各种业务平台数据的有效对接，如资产管理系统、学籍系统、排课系统等，同时预留了合适的数据接口，为学校日后各种新业务平台的拓展提供保障，拥有较好的二次开发能力，以满足学校集团化办学高速发展的需要。

二、利用微信OA办公系统促进学校精细化管理

目前，利用QQ、微信、钉钉等移动平台进行办公已经成为一种普遍现象，这种信息化办公模式在许多高校与企业中已经得到了实践。不过，许多学校对这些移动平台的应用仍然停留在消息的传递与文件的传输方面，在学校实际管理中的应用还比较少。我校在微信OA办公系统方面做出了专门的研究，并根据学校的实际管理需求，对该项信息化管理系统进行了开发和实际应用，给学校的教师与学生均带来了极大的便利。本次研究中就针对学校在微信OA办公系统的应用进行分析。

（一）利用微信OA办公系统对教师出勤进行精细化管理。在集团化办学的背景下，学校中学部、小学部不同校区作息时间均有区别，部分教师可能被安排在不同的校区中授课，所以，日常的考勤较难进行集中管理。针对该问题，学校在微信OA办公系统的应用中进行了专门的设置，在各校区通过GPS定位签到的方法进行教师考勤。教师可在GPS定位到学校一定范围内，或者连接校内无线AP发射器后通过指纹、面部识别的方式进行签到，系统后台直接通过教师的签到时间来统计其出勤情况。另外，除上下班外，学校可以根据需要，将签到功能扩展到各种会议、活动、甚至上课、下课等。在传统的管理方式中，教师的请假管理是一项非常繁琐的事情，但是在使用微信OA办公系统后，该项工作会变得十分简单，只需要教师在手机上操作便可完成。首先，教师在自己的手机上提交请假申请，OA系统会直接将申请发布到相应的审批系统中，待领导审批后，请假信息会推送给教务部门，教务部门在课表系统中查询指定时间段内可代课的教师，并制定代课安排，推送给相应代课教师，同时计算相关教师的工作量。这样一来，有效节约了请假事件的处理时间，处理的效率也大大提高。这种出勤管理的方式，减轻了考勤工作的统计压力，教师的具体出勤数据也能被后台系统精确记录和保存，从而对教师工作效能进行分析研判，成为学校教职工精细化管理的依据。

（二）利用微信OA办公系统实现学校工作流程的高效运行。在微信OA办公系统中，学校可以根据各部门常用的工作流程设置相应的工作流程模块，相关工作流程在发起后会自动推送到相关审批或者待办人员的账号，并对相关人员进行微信信息、手机短信或语音信箱提醒，促进业务流程的在线快速办理。在“公文收发与通知”模块中，各部门可随时随地将公文、工作布置、通知安排发布到系统中，可以广播的形式让全体教职工查看，也可以按教研组、年级组、课题组等组别权限推送给指定人员查看，同时还可以直观地了解文件通知被查看的情况。以往耗时耗力的采购申请工作，也可以随时随地在移动端便捷、规范地填写、保存相关申请表格并进行提交，也不再需要申请人层层找部门负责人、总务负责人、学校负责人等进行书面签字审批，大大提高申请、审批效率。采购申请、财务审批进度也可以清晰呈现，在系统中还可以实时查看审批及采购执行过程，通过查看询价材料、商品图片等材料，全程监督总务采购人员询价比价及采购的各个环节。在设备故障维修申报环节中，系统可以根据申请人提供的维修类型，将维修工作直接推送至相关的维修工作人员，维修完成后，维修人员可以附上图片等信息反馈维修情况，申请人还可以对维修工作满意度进行评价，学校后勤部门可以通过系统实时监控后勤服务情况，提高后勤服务的效率和质量。相关工作流程的申请、审批工作由不同部门负责人、副校长、校长等根据自己的权限在移动终端进行审批、反馈，学校的公文流转、行政审批工作打破了时间与空间的限制，同时极大杜绝了工作推诿、拖沓等情况，大大提高了学校各种申请审批事项的执行效率。

（三）利用微信OA办公系统对学校教学进行精细化管理。实施微信OA办公系统后，教务部门可以在系统中完成课表的编排工作并及时推送给相应的教师，教师则可以在手机端使用模块完成自己的教学计划及具体课程的教学设计，随时随地查看学校教学工作的安排，对自己的教学进度进行管理。教师也可以利用微信OA系统完成学生作业的布置，并且对学生作业进行线上批改，同时本系统也有利于教师对学生实施成绩管理，教师可以将学生的成绩输入系统，系统会根据每位学生的表现，生成学习曲线，让教师、家长随时掌握学生的学习变化情况，并根据学生的学习短板及时给出改进的建议，形成个性化的学习方案，促进学生成长。对于班主任来说，微信OA办公系统也能成为自己班级管理的利器，通过建立学生信息库，可以让班主任更容易对班级学生有全面而深入的了解。微信OA平台还有利于搭建良好的家、校沟通平台，老师可以在系统中实时反馈每名学生的在校表现，家长可以通过客户端查看学校、班级的管理情况，了解自己孩子在学校的学习情况，并可以通过系统与学校进行沟通交流，增强学校与家长之间的互动。随着科研兴校战略的持续开展，学校各类教育教学课题的立项数量显著增加，微信OA系统对学校课题的管理工作也起到显著的推进作用，课题研究者可以随时将阶段性研究成果上传至OA平台，以便课题组成员及时查看，学校科研处也可以及时跟进各个课题的开展情况，并及时给予相应的点评指导。这种在网络环境下共同管理、交流、分享课题研究成果的方式，增强了教师参与课题研究的积极性，有助于形成更加良好的科研氛围。

三、以微信OA办公系统促学校精细化管理的效果

（一）提高学校的教学质量、促进教师创新意识。通过运用微信OA系统，可以简化大量传统的工作手续，让教师们有更多的时间投入教学研究中，同时系统的使用，能有效增强教师的信息技术运用水平，增强教师的创新意识，并逐渐意识到创新教育与创新管理的重要性，不断深化思维创新与行动创新的方式，促进学校教学水平不断提高。

（二）促进学校的绿色办公与绿色管理。微信OA办公系统应用于学校管理中，能够有效提高办公效率，减少传统办公中信息传递时间，提高信息传递质量及准确性，减少各部门之间的工作扯皮推诿现象，协作能力显著增强。同时极大降低了各种行政审批工作中的办公耗材消耗及人力成本消耗，节约学校办学成本，逐步实现学校的绿色管理，提高学校行政管理效能。

（三）促进学校品牌形象不断提高。学校管理中应用微信OA办公系统，使得学校的管理更加精准、全面，学校教师、学生与家长都能体会到信息化手段对学校发展的促进作用并从中获益。微信OA系统在学校管理中的应用还使得学校的工作管理水平得到增强，学校的办学品质得到提升，家长和社会的满意度不断攀升，同时使得学校品牌形象不断提高。

四、结语

综上所述，移动互联网技术的高速发展，使得微信OA办公系统能与学校的各项管理工作进行深度融合，让许多复杂、繁琐的管理工作变得顺畅、细致，也使得学校对科学管理的重要性更加重视，成为学校改进工作作风的重要手段。通过对系统使用过程中采集到的翔实数据进行分析，可以让学校更容易发现管理中存在的短板并加以弥补，进而采取更有针对性的、高效的管理手段进行管理。学校管理水平的不断提高，使得学校的办学品质不断提升，从而塑造更优质的学校品牌形象。