煤炭企业档案管理数字化建设探讨

2020-11-22山西省吕梁市霍州煤电吕梁山煤电有限公司张彩平

办公室业务 2020年18期

文/山西省吕梁市霍州煤电吕梁山煤电有限公司张彩平

数字化给企业工作人员带来了极大的便利，更适合企业的长远发展，尽管数字化管理会存在安全方面的风险，但随着技术的不断升级与革新，这些问题都将被妥善解决。

一、档案信息化建设的几点重要性及现实意义

（一）使档案管理不再费时费力。档案管理人员手工搜集、整理、管理、提供单位利用，工作量比较大，效率也比较低，而且费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、网络化、实时化。数据仅需一次录入便可以多次使用，还可以在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入以后，也方便打印出相关的收发文登记汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录以及备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，通过计算机处理，可以大大提高管理人员的工作效率。

（二）检索查询更加方便。传统检索的方式，由档案管理人员从一本本目录中找到需要的档案，然后依据记录去库房查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、分类查询、组合查询中选取最适合的查询方式，减轻了工作人员的负担。

（三）提高整个部门的工作效率。计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除功能，同时计算机还具有诊断、判别、筛选的功能，通过这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理拥有占用空间小、应用能力强、储存信息量大、传输速度快的特点，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率，是档案管理史上的一大进步。

（四）有效提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化也便于科技人员的二次利用和开发，从而达到提升研究院整体工作效率和竞争力的目的。使档案管理的职能不单单是对档案的保管，而是变成了公司内部的信息中心。

二、对开发档案数字化建设的几点建议

（一）提高煤炭企业档案管理者的素质与意识。企业的管理者如果在档案管理层面的认识不够前卫、先进，那么档案的数字化工作就无法顺利开展，甚至会出现严重的滞后性。尤其在档案人员管理层面，由于认识不足，工作升级、优化的力度会迟迟跟不上时代发展的速度，导致企业在激烈的市场竞争中无法占据有利位置。因此作为煤炭企业的管理者必须要有与时俱进的精神，在新时代发展背景下，借助科技、理念等层面的创新，不断增强企业的发展软实力。首先，企业的管理者要对档案管理数字化的理念与基本内容进行认识、学习，而后根据企业当前发展的状态与规模配合最为适宜的制度，保证档案的数字化建设有条例可依。其次，加大基础设施的建设，并配备专业的档案信息管理人员，及时发挥硬件设施的价值，促进档案管理工作数字化升级。最后，根据时代与企业的发展进行管理方法的对应，保证档案业务人员的管理维持在一个较高的水平之上。

（二）提升经费投入力度，创造良好的档案管理环境。档案工作影响着一个企业的长远发展，虽然档案管理工作不能给企业带来直接的经济效益，但是可以产生明显的效益，如会计档案是单位预算的重要依据，是各项经济查证时可靠的书面证明；设计图纸、勘测图这些记录是业务活动中不可离开的基础条件，为日后的工作提供更多有价值的资料，减少很多不必要的损失。这些都对企业的未来发展起着举足轻重的作用，所以必须采取科学的管理方法，保证企业的未来发展战略被更为科学、准确的规划出来。这就要求管理者对档案工作的资金投入，保证人力与物力作用及时发挥，为企业的发展提供更有力的支持。经费花销主要体现在两个层面：一个是硬件设施的建设与购买，因为数字化档案管理工作的落实需要依靠设备与基础设施的支持，而这些都需要资金的支持；人员层面，技术人员占了大多数，技术意味着发展动能，因此技术人才与拥有先进理念的专业人员必须得到与其价值相匹配的薪资待遇，如此才能保证其岗位价值的全效发挥。

（三）建立并完善煤炭企业档案数字化制度。煤炭企业的档案管理工作数字化转变落实中，需要配合完善的保障体制，维护数字化进程的稳定。因为档案归档工作繁杂、任务量大，因此档案管理工作中常出现信息未及时归档问题，针对这个问题，解决方法是根据工作实际情况进行归档制度的配合，让工作可以有制度依照，保证落实工作混乱问题可以被高效解决。完善档案数字化管理制度过程中，还要对以下几个方面的工作进行重视：单位统一规定归档日期、归档范围等，保证档案收集整理工作可以被积极推动起来。各个部门的档案管理工作需要由专人负责，为了让档案工作得到细分，还需对应移交人员、督办人员等，保证工作因得到层级划分而更加高效、明确落实，部门工作的考核，同样要将此部分工作纳入进去，保证各个部门档案管理人员的工作落实更加积极主动；文档一体化工作制度、网络文件保密制度、数字档案鉴定制度等都需根据工作实际对应出来，同时定期对这些制度的合理性与科学性进行测评，由专家组织，员工、管理人员等提出建议，让其中的不合理现象与问题被及时筛选出来剔除掉。同时，要对档案数字化建设工作的高效性进行保证。

（四）加速煤炭企业档案网络化归档工作落实进程。煤炭企业的网络化办公覆盖面越来越广泛，因此档案网络化归档操作方法已经有平台支持，专业技术人员必须积极利用这一优势，尽快实现网络化归档工作操作模式。网络化档案信息归档的含义是在专业人员的组织下，煤炭企业各个部门的档案信息生成后，档案管理人员根据自身职权将需要进行归档处置的文件进行意见签署，而后直接通过自动化办公系统传送到档案数据库中即可。年底统一收集整理时，直接将移交清单交到档案部门即可，防止年底工作量过大导致工作处理过程中出现问题或是差错，同时归档工作的网络化转变，解放了大量的人力与物力，也让企业承担的成本得到缩减。

（五）配合设立煤炭企业的档案网站。档案部门必须抓住机遇，充分利用自动化办公系统，开发数据归档平台，配合收藏基本目录数据库、单位动态数据库、基层报表等各种数据库的查询入口，让各个部门产生的数据、信息等实现多样化传输与收集，并设立用户访问平台，将允许访问的非保密范围之内的信息放置在信息服务平台上，对外公布，以供用户随时查看、参考等。信息技术的支持，让档案信息的公开化、透明化程度更大，更为全面地维护了用户的知情权，同时让煤炭企业的相关工作运行效率得到提升，一举多得。