科研机构数字档案室建设目标与路径

文/中国科学院微电子研究所 孙琛辉

近年来，很多国家从国家战略的角度推动电子文件归档以及数字档案室建设进程。美国国家档案与文件署（National Arch ives and Records Administration，NARA）宣布在2022年12月31日前停止接收非电子档案；加拿大《数字化2017》政策规定，2017年4月1日以后创建的原生文件应以数字形式移交档案馆；澳大利亚《数字连续性2020政策》及其补充政策要求，2016年起所有文件以数字形式生成和移交；芬兰《2020战略》规定，电子创建的信息在整个生命周期以电子方式存储。

我国也加快了各领域、各单位的数字档案室建设。2014年，中办国办联合印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，明确指出数字档案馆（室）建设是新时期档案信息化工作的重要抓手。国家档案局先后出台《数字档案馆建设指南》（2010年）、《数字档案馆系统测试办法》（2014年）、《数字档案室建设指南》（2014年）、《数字档案室建设评价办法》（2016年），在新修订的《中华人民共和国档案法》中增设“档案信息化建设”章节，明确具有法律效力的电子档案可以电子形式作为凭证使用。

顺应这一形势，一些科研机构也积极试行数字档案室建设。笔者认为，科研机构数字档案室的功能，不应仅限于馆藏档案数字化或管理数字化档案，还应着眼于对原生电子文件在整个生命周期内的在线管理、实时收集、及时归档，以及提供便捷的服务利用。

一、科研机构数字档案室建设内容

按照《数字档案室建设指南》，数字档案室建设内容包括：基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设。

基础设施建设，需要依托科研机构信息部门，优化配置各种硬件资源和基础软件，实现与数字档案室功能相匹配的基础支撑。应用系统建设，指将数字档案的收集与科研、管理等其他职能活动相关联，建立安全可靠、功能完善的数字档案接收采集、分类整理、检索利用、鉴定统计等档案管理系统，并支持数字档案知识服务利用。数字档案资源建设，包括收集科研机构的文书、科技、声像、基建等各门类档案的数字资源以及传统载体档案的数字化副本，即存量数字化和增量电子化。增量电子化，指收集各个业务系统中产生的有保存价值的科研数据。与传统载体的档案数字化即存量数字化相比，增量电子化是更重要、难度更大的一项工作，需要设计完善的工作标准和流程。保障体系建设方面，包括相关配套的制度、经费支持和人力资源体系建设。建设数字档案室，要在充分发挥传统档案室“收、管、存、用”和监督指导基本功能的基础上，综合运用大数据、云计算、物联网等现代信息技术，真正实现数字档案的收集同步化、著录智慧化、存储数字化、利用共享化。科研机构建设数字档案室，具有得天独厚的优势。首先，科研机构主要从事探索性和创造性活动，信息化程度高，本身不断生成大量电子文件和科研数据，同时，对科技人员的教育程度、信息技术的认可程度都很高，这为建设数字档案室奠定了良好基础。其次，科学研究需要借助前人经验教训，一方面避免重蹈覆辙，另一方面立足前人成果不断取得新的进步，因此科技档案的借阅需求不断增长，通过数字化实现在线查阅，远程服务同样成为一项现实需求。

二、科研机构数字档案室建设目标

科研机构数字档案室是科研机构数字档案的组织、管理与服务平台，集成单位数字档案资源并可为用户在一定权限内提供一站式查询服务，从而达到数字档案完整收集、便捷利用的目标。

科研机构数字档案室建设，需设计一套数字档案管理系统，将档案管理融入前端管理系统中，将文件、数据归档的流程写入文件形成环节、科研项目验收环节等业务流程，做好文件档案的全过程控制和管理。同时通过数据采集，实现文件的实时归档、自动著录，降低传统归档方式的劳动强度和时间成本。

目前，科研机构通常建有办公系统、科研管理系统等多个管理系统，数字档案室系统需要与这些前端管理系统对接，将前端管理系统形成或管理的有归档价值的电子文件实现在线归档，还没有建立管理系统的部门，或有些未通过管理系统生成的文件，以及管理系统建立之前形成的电子档案以光盘或硬盘拷贝的形式移交归档。

做接口时，前端业务系统管理人员与档案管理人员应协商确定对接到数字档案室系统的内容、数据字段和全文。在归档过程中，可以由前端业务系统管理人员通过接口将前端系统应归档文件推送至档案系统，再由档案人员按照归档要求进行规范著录，正式归档。

对于在线利用，可在借鉴传统档案借阅管理流程的基础上，通过赋权流程、借阅流程，实现远程信息浏览、下载、打印，使档案查阅利用变得方便快捷。

此外，数字档案室还应具备数据统计、关键信息采集和档案编研的功能。通过查阅利用统计，档案部门还应在工作范围内结合工作岗位对用户的需求和受众人群进行全智能分析。对于查阅量比较大的档案，可加快进行档案编研或提供更优质、更广泛的利用服务。

三、科研机构数字档案室建设路径

科研机构数字档案室建设，应在做好本单位文件形成情况和单位管理系统调研的基础上，按照统一的归档规范，由档案部门、信息化部门以及软件开发商运用接口集成技术，实现数字资源的无缝对接。

（一）应依据国家关于数字档案室建设的标准和相关档案管理办法，制定适应科研机构的数字档案室建设规范。需要强调的是，数字档案室建设除了符合数字档案室建设要求外，还要符合传统档案管理的要求。

（二）要对单位在用的管理信息系统类型及其生成的数字资源类型、电子文件内容进行充分调研分析。在调研的基础上，明确各管理系统生成的需归档内容，如OA系统的重要通知、标准制度、工作流程等；ARP系统的收文、发文等管理文件；科研项目申报系统的课题立项、批复等文件；科研成果管理系统的课题结题、报奖材料、获奖证书、专利证书等文件；人事管理系统的人才引进、职工名册、职称评审材料等文件；资产管理系统的采购合同、资产入库等文件；财务报销系统的会计凭证、会计报表等文件；网站群系统的重要新闻报道及数码照片等。数字档案室建设，要将分散于各个部门、各个管理系统的应归档文件有效整合，既保证应归档文件及时归档，也能避免不需归档文件大量流入档案管理系统，或文件的重复归档。为使前端管理系统中生成的电子文件具有法律效力，系统还需增加电子签名和电子印章功能。

（三）要熟悉科研机构管理特点工作流程，使归档流程与其他业务工作流程一致。这就需要档案管理部门深入各个部门调研，按照传统档案管理规范与文件流转状态设计明确的归档范围与合理的归档节点。比如文书档案，要了解发文流程、办文方式，并在文件办理完毕后嵌入一个是否需要归档的流程，要给文书赋权，使其在一份文件办理完成后依据归档范围对需要归档的文件直接点击归档按钮，填写目录、档案保管期限和所属类别，该文件即可进入档案管理员管理的环节。又如科研档案，要了解各个科研项目的管理办法和管理步骤，并针对每个科研项目，在科研的各个阶段设计不同的归档路径。只有充分了解各部门的业务流程，把握各职能部门间、各管理层级间的数据权限差异，才能在技术上为单位各部门人员提供各自不同的功能权限，为不同角色划分不同的系统使用功能。

（四）因科研机构档案门类众多，各门类档案著录字段都不相同，数字档案管理系统应具有可扩展、可定制、能够添加数字水印和自我维护的功能。数字档案室还需规范数据资源归档标准，目录模板和命名规则，使这些内容丰富、类型多样的数据资源形成统一的格式并整合到数字档案室目录库和全文库，以实现便捷的检索利用。

需要指出的是，数字档案室建设是一项长期的系统工程，涉及系统功能、数据、人员和权限等信息，没有成熟的系统建设和标准模板可以借鉴，数据资源的采集和存储、档案管理系统与业务系统的融合等问题，还需要各研究机构根据自身情况，在实践中不断探索。