新形势下做好人事档案管理工作的思考

文/衡阳市雁峰区人力资源服务中心 周春兰

人事档案能够让我们了解到人才的各项信息，并结合人才信息来科学、合理地应用人才，从真正意义上做到“人尽其才”。要完成新形势下对人才市场档案管理提出的新要求，作为其内部的一名档案管理工作者，有必要努力探索新的管理举措，以更好发挥出人才市场档案的资源优势，提高为社会的服务能力。因此，笔者结合工作实际，并针对当前人才市场档案管理中存在的问题，提出新的对策，以期对提高人才的有效合理使用发挥重要的信息服务作用。

一、做好新时代档案管理工作的重要性

随着我国经济的高速发展，我国的教育事业得到质的飞跃，逐渐完成了由量变到质变的发展。人事档案管理是构成社会公共信息的关键部分。在这样的社会背景下，人才档案储备工作的重要性日趋凸显。

（一）人事档案管理工作的重要性。人事档案能够准确、真实记录个人的各项基本信息，为用人单位提供理论依据。用人单位可以结合人事档案来了解个人以往的工作经验、业绩情况以及品行道德，并以此为参考依据来进行决策，在一定程度上能够促使用人单位的决策趋于科学化。现阶段，许多用人单位为了做到“岗得其人，人适其岗”，在招聘人才的时候会全方位、多角度地了解，不会局限于面试。一般情况下，个人在以往单位工作的时候，其升职降职、奖励惩罚等各个方面的情况都会整理入档，用人单位能够通过查看个人的人事档案来进行决策。

（二）干部人才档案的作用。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有。党的十八大以来，干部人事档案在干部考察、防止干部“带病提拔”，巡视巡察、纪检监察机关执纪办案、社会保障、司法公正等方面发挥了越来越重要的作用。

二、目前人才市场档案管理工作存在的主要问题

目前，人才市场的档案以从各大院校毕业的学生档案居多，是反映人才综合素质信息的重要载体，也是满足社会各界需求人才最重要的信息依据。在区人才服务中心一般管理流动人员档案，在职干部档案、离退休档案等以及数据共享、业务办理、档案业务受理流转、档案调动及调阅业务等，同时还要承担招聘、就业、办理相关资格证等多项业务。

（一）馆内硬件配置未到位。人才市场的档案管理，特别在经济欠发达地区，存在着严重的档案管理硬件投入不足。有的地方迄今没有实现馆员办公室、阅档室和档案库房的“三室”分开，有的没有给档案库房配置防盗门窗，以及室内保持档案保藏质量的去温机、温湿度表等硬件设备。还有的引入现代化管理手段，如网络与电脑，有的建立了数据库，但技术应用大多停留在辅助档案材料目录的录入等简单操作。

（二）管理手段相对较滞后、程序繁琐。人才市场在档案管理上，尽管大多数能按规定执行，但在实际操作上，存在收集不及时、被动等问题。多数人才市场未能形成自己的档案管理实施细则和制度，多采用传统手工操作和简单分类管理，即便是建立起数据库的，也没有及时升级形成同步。随着互联网的快速发展和生活、工作节奏的加快，程序繁琐的人事档案管理难以满足社会对人才档案的信息需求，快捷的人事档案管理服务成为人们强烈的诉求。

（三）需要配备专职档案管理人员。由于各地人才市场在馆员配置上，大多由其他工种人员兼职担任，使其档案管理人员队伍严重缺乏应有的综合素质，“保管员”的角色造成管理操作不规范，质量参差不齐，服务态度差等问题，影响到工作的严肃性和效能，更谈不上促进人才市场档案管理工作改革与发展的理论探讨。对人才市场档案管理的工作和内容都非常清楚的管理员来说，在实际的工作中也可能会出现差错，没有足够的管理人员科学管理档案，并且每年有大量毕业生的档案需要进行处理，导致没有足够的管理员开展相关的管理工作。随着毕业生越来越多，档案员的工作内容比较繁琐，人员的缺失导致在工作中可能出现差错。

（四）档案开发利用率低下。目前，在人才市场上，档案信息加工、处理及开发，基本处在被动服务层面，或者封闭半封闭状态，信息化功能尚未健全，开发出的人事信息资源仅限于工资套改、干部任用考察等方面，利用率低下，未能真正发挥出应有的服务作用。

三、新形势下如何提升档案管理工作和服务水平

互联网时代，国家高度重视“互联网+政务服务”，人才市场档案管理工作应紧跟时代发展潮流，加大管理创新，更新工作措施，发挥出更大更多的档案信息资源优势，为社会各界提供高效优质的服务。湖南省人力资源服务中心积极贯彻落实“互联网+人社”行动计划，针对流动人员人事档案管理特性，研发了湖南省流动人员人事档案管理一体化服务平台。2016年9月，向全省市州及区县推广湖南省流动人员人事档案管理一体化服务平台，截至2017年6月，完成了全省13个市州、119个区县，共133个公共人力资源服务机构的联网工作，实现了全省流动人员人事档案基础数据信息共享、业务受理及流转全程监控，上下联动、内外联网，结束了全省办理流动人员人事档案服务“来回跑”的历史，成为全国第一个实现全省人事档案联网管理的省份。2018年5月，人事档案管理一体化服务平台与广西成功联网，开创了流动人员人事档案管理省际联网协同办公的先河，为全国流动人员人事档案管理联网打下了良好基础。未来，人事档案管理一体化服务平台将致力与更多的省（自治区）完成联网，争取实现全国流动人员人事档案互联互通，造福更多的流动人员。

（一）加强档案管理现代化水平配置配备。针对人才市场档案管理的配套设施建设不足，应积极争取当地政府的高度重视与支持，一是划拨资金，投入设施设备，实现档案管理“三室”分离，引入并应用现代化技术手段，如网络、电脑等硬件设施，建立起多种检索工具，提高档案信息查找利用。二是科学编制人才市场档案专职人员的配备，实行统一管理和调配，保证其福利待遇收入和职务晋升，促进其工作的积极性。

（二）加强档案管理工作的科学规范化。科学规范化管理人才市场的档案管理，是档案信息资源优势发挥的重要基础。要严格执行《干部人事档案材料收集归档规定》，结合本地人才市场实际情况，制定出适宜本地管理的相应制度，特别要注意收集人才近期在论文发表、培训进修和科研成果等体现实践能力等方面的材料，将其补充进档案，从而更加全面客观地反映出人才的综合素质。

（三）加强档案管理工作者的综合素质培养。对人才市场档案管理工作者须从三个方面加强对综合素质的提升培养。一是加强业务知识学习，利用多种渠道提高馆员的重视度，特别要做好人才就业方面的咨询服务工作，同时有效批量化进行档案数据库管理，减少档案因外放遗失等危险。二是通过内部竞争上岗等方式，促进档案管理工作者主动通过多种渠道加强人事档案梳理知识的学习，进而针对性开展工作提升服务能力；提高相关管理人员的素质和业务水平。积极吸引相关人才，按照人才市场档案管理办法和相关规定增加相关专业人才，保证档案管理信息化更完整，更快速。在积极吸引专业人才和管理人才的同时，应该注重档案管理的相关培训，这样能够培养一批专业素质过硬，工作经验丰富的复合型人才。加强对专业人才和管理人才的持续学习和培训。随着时代的发展和社会的变革，档案管理的内容和方式都发生了翻天覆地的变化。这就要求档案管理人员在档案管理政策和执行方面都要不断学习，提升自己的业务水平，这样才能促进人才市场档案管理水平的提升。

（四）推动有条件的地区实行“互联网+人社”行动。在疫情防控期间，为确保人民群众生命安全和身体健康，全国大部分地方人事档案办理实行“不见面”的方式开展服务工作，在新形势下，探索人事档案管理信息化建设，推行“互联网+”模式显得尤为重要。实现人事档案基础数据共享、人事档案业务受理及流转全程监控、档案调动（调阅）告别“来回跑”、证明材料异地及网络远程打印，形成了全省各级公共人力资源服务机构“任意一点受理、多点服务”的协同办公格局。希望全国流动人员、毕业生、干部职工等人事档案管理联网，实现“足不出户”省钱省时办事模式，全面推动电子档案文件归档工作。

（五）进一步做好档案管理工作的信息深度开发。人才市场档案管理，不能只是单纯的保管场所，更要为社会各界提供人才有效流动、合理配置的重要信息服务能力。因此，需要进一步加大对原始档案的开发利用，利用网站管理、数据库等技术的应用，进行详细分类，使人才信息能方便快捷地一次性查询到位。同时继续发挥传统档案保管的优越性，为有效开发档案信息提供较为完整、安全的资料。

四、结语

新形势下，不断优化档案管理机制，能够提升档案管理工作效率和服务水平，更好地服务群众。全省联网后，所有流动人员档案信息首次实现数据信息集中与共享，能及时查询到档案和档案归属情况，档案管理现代化稳步迈进。通过统一的服务平台、统一的操作规范、统一的服务标准，区域各级人力资源服务机构快速脱离传统手工作业模式，工作效率和服务水平显著提升。本文希望通过对人事档案管理工作的一些建议，给相关行业一些参考。