信息化时代干部人事档案管理工作策略探讨

文/太原市迎泽区人才市场 杨瑞萍

当前，我们应当将干部人事档案管理信息化建设作为一个关键课题，积极加强相关的研究、探讨与实践，既要客观、深入认识到干部人事档案管理信息化建设的必要性，更要改进、优化工作策略，切实推进干部人事档案管理信息化建设实践，开创全新的干部人事档案管理局面。

一、干部人事档案管理信息化建设的必要性

干部人事档案管理主要体现在两方面：一方面，可以对单位的干部人事建设情况、变化情况等进行记录；另一方面，能够为单位干部人事资源的调配、优化提供参考，使单位的干部人事配置更加科学、合理，这对于提高政府单位的效能来说，是具有重要意义的。再者，通过干部人事档案管理，可以全面、客观反映出干部的知识、素质、能力情况，为单位的干部人才资源战略规划提供参考依据，使单位干部人才的招聘、引进、培训等更加科学合理，满足政府单位对干部人才的需求。

不过，需要认识到的一点是，当前政府单位的干部人事档案管理工作已经变得越来越复杂，涉及到的档案资料信息内容显著增多，而且部分档案信息内容较为琐碎，导致档案管理人员承受了较大的工作压力，依然按照传统的工作模式开展干部人事档案管理的话，会导致档案管理工作的效率大大下降，而且可能出现各种管理难题，如档案信息不全面、不规范，存储、调阅、利用难度大等等。而通过信息化技术的应用，则可以全面解决上述难题，信息化技术的主要特点，是具有超高的运算能力、交互能力、执行能力以及数据信息共享能力，将其应用到干部人事档案管理中来。第一，可以降低工作人员的工作压力，如可以更加轻松、快速地完成档案信息收集、整理、编辑、归档等一系列工作，将工作人员从繁琐的工作任务中解放出来。第二，其能够通过运算、交互，帮助检查档案信息的正确性、规范性和全面性，甚至可以智能化改错，避免档案管理中一些低级问题出现。第三，其对于干部人事档案的存储、传输和利用更加高效，这能够使得干部人事档案管理的作用、价值得到最大化的发挥。

二、信息化时代干部人事档案管理工作策略

（一）构建基于信息化技术的干部人事档案管理平台。当前，全球已经进入信息化时代，各个领域都在相继朝向信息化方向建设、发展，就我们干部人事档案管理来说，其信息化建设应当以构建基于信息化技术的干部人事档案管理平台为基础，完善基本的信息化技术条件配置。例如针对干部人事档案信息化管理，应当建立专门的办公室、专门的办公网络、专门的办公设备，计算机、扫描仪、数据库等都需要单独配置。设计专门的干部人事档案管理信息界面，根据实际的档案管理工作需求，健全各项平台功能，如针对干部人事档案的收集、录入、编撰、统计、分析、保管等等一系列的工作环节，都需要设计专门的功能选项，体现出干部人事档案管理的特点与特殊需求。

（二）建立起干部人事档案管理与人力资源管理部门之间的横向合作。通过对信息化技术的应用，还应当着重加强干部人事档案管理与人力资源管理部门的横向合作，这是我们需要特别注意的一点。其一是因为干部人事档案的信息主要来源于人力资源管理部门，其二是干部人事档案的利用主要作用于人力资源管理部门。为此，我们应当基于信息化技术，建立起干部人事档案管理平台与人力资源管理办公平台之间的数据信息通道，便于干部人事档案信息的收集，一旦人力资源管理方面的信息有所变动和更新，便及时将相关信息传输到档案管理平台，防止信息遗漏。档案管理平台方面，将信息编撰、分析好之后，随时准备为人力资源管理提供利用。

（三）健全干部人事档案信息化管理的各项制度。首先，应当明确干部人事档案管理的内容，如干部履历表、工作鉴定、学习鉴定、年度考核表、毕业成绩表、职称评定审批表、已发表论文和科研成果材料、政治历史审查资料、体检表、工会会员登记表以及有价值的学习总结体会等，都必须要囊括在内，尽量详细、翔实。同时还要以《档案法》以及其他的相关政策为基础，结合自身的实际工作情况，对干部人事档案管理在信息收集、整理、编撰、保管与挖掘、利用等各个工作环节的标准，要制定详细而明确的规定，乃至档案的保管期限、保密、调阅、销毁等，都需要进行相应的工作标准、要求说明，为干部人事档案管理工作的实践提供指导。最后，应当建立明确的干部人事档案管理工作责权体系，将相关的工作职责、责任、权利等，细化到各个档案管理工作岗位，并制定相应的工作标准、考核指标，保证单位干部人事档案管理工作得以规范、有序和高效推进。

（四）应用大数据及人工智能技术深入挖掘档案价值。干部人事档案管理的职能不仅仅是“记录”，更是为了向干部人事管理、人力资源管理提供各类支撑服务，这是干部人事档案管理的根本价值所在。以往，对于干部人事档案的应用效率是较低的，如对于干部人事档案信息的分析难以做到真正的客观、科学、全面，而在信息化的技术条件下，我们则可以更加深入地挖掘档案价值。例如，借助于大数据和人工智能技术，我们可以非常快速地对干部人事档案信息进行量化性的分析，更加科学、准确地反映出干部的知识、素质、能力，并将分析结果与单位自身的干部人才资源战略规划结合起来，为单位的人力资源管理提供参考依据，如评价当前干部人力资源现状，有哪些优势、哪些不足，应当如何进行干部人才的引进、培养和调整等等，为人力资源管理工作的开展和干部人才资源的配置进行优化等。

（五）加强对档案管理信息化人才的培养。在信息化技术条件下，干部人事档案管理工作将面临非常大的调整与改变，作为档案管理工作人员来说，自然需要不断提升自我，这样才能具备足够的工作胜任力。为此，我们应加强对档案管理信息化人才的培养，不仅要确保其具备传统档案管理的知识、素质与能力，同时更要确保其在信息化操作方面具有熟练的技能，这样一来，可以最终保证干部人事档案信息化管理有序推进。

三、结语

在信息化时代，干部人事档案管理工作必须要朝着信息化的方向加速转型，应通过构建基于信息化技术的干部人事档案管理平台、建立起干部人事档案管理与人力资源管理部门之间的横向合作、健全干部人事档案信息化管理的各项制度、应用大数据及人工智能技术深入挖掘档案价值、加强对档案管理信息化人才的培养等一列措施，切实推进干部人事档案管理信息化建设实践，以提高干部人事档案管理工作的效率、质量和规范性，促进人事工作的优化，提高政府效能。