基于现代人力资源管理视角的人事档案管理变革

文/山东省青州市妇幼保健院 王晓峰

本文将人事档案管理跟传统思维和现代人力资源管理相结合进行分析，通过现代人力资源管理的视角把人事档案管理工作与人事管理工作的关系理清楚，把传统管理模式和现代管理模式进行区别，通过科学的方式把人事档案管理工作进行改革，分析人事管理水平的提高方法，把人事档案管理工作带上正确的大道，让人力资源开发更加平稳地发展。

一、现代人力资源管理和人事档案管理的联系

人力资源管理是信息和知识的一种载体，知识需要通过人们来实现继承和创造，信息需要靠人们来收集，而现实生产力是人们利用知识和信息来转换的。科学技术发展极为迅速，人力资源成为现阶段的第一资源，现代人力资源管理的内容，知识管理已经是其中非常重要的核心内容。人事档案作为人才信息的缩影，是把人在社会活动当中进行记录的主要形式，综合反映了人才的各方面信息。如果把人事档案看作人才信息资源，那么可以非常全面地把握各个类型人才的相关信息。人事档案在这些年通过各种人才信息的建立，慢慢成为现阶段人力资源管理的重要信息来源。伴随着时代的飞速发展，人事制度改革也在不断实施，是各种组织以及发展的首要资源，以前的人事管理通过时代的改变已经慢慢转化为现代化的人力资源管理，因为传统的人事档案管理对人们的需求已经无法满足，这就需要人们从现代人力资源管理将两者的关系进行分析，科学推动人事档案管理改革，提高整体水平，满足现代人力资源管理的发展需求。

二、人力资源工作和人事档案工作的含义

（一）人力资源工作。人力资源主要是指人们通过一些生活和实践的经历，所形成的脑力及体力等方面的能力，将其和物理资源相比较，人力资源主要关注的是人，是通过人来进行主体的创造，从这方面看具有主观性。这种以人为主要管理模式，需要平衡个人和整体的联系，把个人的能力发挥出来。人力资源工作的主要目的是为了把有素质且有整体性的队伍建立起来，形成独特的医院文化，总体来说，就是改变医院发展方向的一支队伍，在这种理念下，未来的医院发展模式会出现很大的变化。

（二）人事档案工作。人事档案具体是在国家和社会当中所存在的一种事务，其目的是为了把个人经历以及工作表现通过数据的形式记录下来，在以后查找的时候可以更加方便。人事档案包括了经历、业绩、性格、状态等内容，拥有非常高的机密性和精确性，是很多医院进行人才培养时非常重要的考核指标，日常的管理工作当中也是不可缺少的。

（三）人力资源的匹配观点。有很多人认为，医院在发展的时候会经历不同的环节，所面临的问题也会不同，这就需要人力资源管理实施不同的标准，其中包含了符合实际生产力的人力资源管理，时间活动相匹配，生产阶段的不同其实际搭配也不同，然后把搭配的结果进行比较，把所需要的材料找出，对于多种实际组合的比较有着很好的效果，把最好的方案给找出来。有的时候会因为生产的条件不同以及策略不同，导致人力资源管理的具体实施出现一些变动，这就需要人力资源管理拥有很强的场景依附能力，在进行相关理论研究的时候加大力度，由于现阶段的研究结果不是很多，很多都是比较具体的案例分析。在人力资源管理体系当中，人事档案管理是其中非常重要的部分，员工的业务评审以及绩效考核都是从中选取的。人事档案资料可以将医院人力资源部门以人为本的思想给发挥出来，通过科学有效的手段来对人力和物力进行分配，让其一直处在很好的阶段，这两者是共同存在的，可以让双方都产生一定的效应。

三、现代人力资源管理视角下人事档案管理变革

（一）传统人事管理和现代人力资源管理的区别。传统的人事管理需要把事作为中心，看中的是控制和管理人，管理方式使用的是行政事务的管理方式，研究的对象为人的事，对静态事的关注和管理，只是针对招聘、工资发放、分派、档案管理等事情。现代人力资源管理则把人作为中心，人不再作为一种工具被使用，而是把人作为活的资源用来开发和管理，通过把人和事、事和职责进行匹配，让人、事、职三者效益最大化。

（二）人事档案信息收集的方式变化。把现代人力资源管理当作分析对象，人力资源档案中除了员工的基本信息资料，还需要把一些隐形知识囊括进去，例如职业技能、职业素质、职业道德等，人事档案管理人员需要通过一定的手段来收集到这些数据，并不断进行挖掘。想要把这些信息深度挖掘出来，需要档案管理人员对相关人员定期考核，其中考核内容需要把职业技能、工作状况、职业道德等方面的内容包含进去，将审查的结果反馈到每个人的档案当中。人力档案管理工作进行的时候，需要把人员的基本资料收集到，还需要把人员单位的信息以及意见进行收集，让医院的管理层在提取的时候可以参考，让医院的用人机制可以非常良好进行循环。人事档案人员和各个阶级的人员需要加强沟通，对于他们的工作建议需要积极听取并进行整理和汇总。

（三）服务与竞争意识提升。首先，在服务意识方面，人事档案管理工作质量想要提升，服务意识是关键问题。日后，绝大多数医院会围绕人才作为主要的竞争因素，所以人事档案管理人员需要改变自己的观念，端正服务态度，改变被动服务的模式，将服务艺术提升起来，这样做可以使人事档案工作更好地为人力资源管理服务，提高人力资源管理水平。其次，在竞争意识方面，在现阶段知识经济时代，知识的作用被广泛使用，也就是说，知识变为了一种非常重要的资源，档案管理工作需要把医院的工作效率进行提升，这就需要部门之间加强合作，人事档案管理部门需要通过及时提交获得准确的信息，在这个过程中，管理人员的竞争意识需要加强，对人力资源管理的理念要更加熟悉，通过竞争来加强目标管理。

（四）人事档案管理的机制改革。传统的人事档案管理工作很大程度是针对人员的基础信息进行归纳与保管，并没有真正深入挖掘这些信息的内在价值，传统的管理工作流程所涉及的就是信息的采集，并保管这些信息。对于这一现状，需要从档案管理人员的角度着手，重新做好档案管理流程的改进，首先是制定具体的工作目标，例如档案的细化、拓展，同时通过人事档案部门做好工作监督机制的落实，及时制定具体的检查目标，并将目标完成状况作为人事档案管理人员绩效考核的主要依据，和薪酬奖金、职位晋升等直接关联。另外，还需要进一步要求档案管理人员做好对当前人事档案的针对性分类、汇总，例如技能水平、知识成果等方面的构建，将分类的信息以综合方式进行排序。同时，在具体工作中需要持续性提高自身专业技能水平以及知识水平，对于人员信息也需要适当改变。人事档案管理人员需要及时从被动工作状态转变为主动工作状态，主动收集关于人员信息的档案资料，并及时归纳相关的人员信息，提取其中的重要信息，例如对人员的考核，并将考核的结果纳入个人档案当中，从而提高人事档案管理的综合效益。

（五）人事档案管理体系的完善。人事档案管理工作伴随着时代的变迁，管理模式正在慢慢转变，新形势的出现让人事档案体系的转变成为时代的必需品。以往的制度和体系因为没有办法适应新形势或者没有科学的管理，需要把人事档案管理工作进行制度化并且更加科学。例如，在进行档案收集的时候，需要注意到档案的时效性；在进行档案管理的时候，需要通过科学的手段来筛选管理。这些工作都是为了保证档案随时有效以及完整的相关措施，需要把医院内部的情况结合起来。在完善档案管理体系的时候，需要通过时代的变化来进行，人事档案工作的完整性需要注意，在医院发展的同时要掌握一些重要的理论依据。

四、总结

综上所述，通过时代的发展和社会的进步，未来的社会当中，知识或许会成为促进人类发展的重要因素之一，人才会成为社会发展的关键因素，在医院发展的过程中，人力资源管理起到了非常重要的作用，对于人事档案管理有着非常直接的影响。现阶段，人事档案管理水平尚有不足之处，有很多地方需要大家参与共同完善，伴随着全面改革的推动，档案管理工作中的缺陷需要进行改革，对于人事档案的管理需要加强，医院发展中会拥有很坚实的基础，对于人力资源管理和人事档案工作的结合有着促进作用。