高校设备档案收集工作浅议

文/上海大学档案馆 周红光

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。设备档案是高校档案的一个重要组成部分。一方面，随着国家双一流高校建设等教育经费和其他各类科研经费投入的增加，教学和科研工作得到了更大的支持。另一方面，研究生和本科生招生规模增加，国家对学生的实践教学提出了更高的要求，各类实训中心和实践基地纷纷建成，这些都使得高等学校的实验室建设获得快速发展，设备购置量大幅增长。我校设备购置每年呈快速递增趋势，从具体设备的归档数量来看，由之前的每年数十卷，至2019年归档达到380多卷。在此形势下，优化对设备仪器档案管理，有助于提升设备仪器管理工作水平，提高仪器设备的使用效率，更好地维护高校的固定资产，促进教学和科研水平的提升；同时，完备的仪器设备档案相关数据可为学校的发展规划、经费分配提供参考，促进高校整体向高水平大学迈进。

一、设备档案的构成及保管形式

高等学校设备档案的构成，依照2008年8月20日教育部、国家档案局第27号令发布的《高等学校档案管理办法》可知：“仪器设备档案主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。”

在我校实际工作中，设备档案主要由两部分内容组成：一是职能部门（实验设备处）的行政管理文件类，包括实验室建设及运行情况的统计数据、部分进口设备的免税申请及与设备相关的政策、制度、业务管理文件等。二是针对各具体仪器设备项目从申购到入库的相关材料，包括固定资产申购审批单、可行性论证报告、招设标或政府采购文件、购买合同、开箱记录、验收调试报告、随机资料表等。

高校设备档案中，属于行政管理文件类的档案保管期限多为永久，这类文件材料的产生，相对集中在高校的设备主管部门，并由该部门的兼职档案员负责归档，收集工作相对容易。而具体设备应归档的材料，在设备申请审批、外购过程、开箱验收、调试过程、入库等工作环节产生，这些环节涉及设备主管部门、申购部门和未来设备的使用保管部门等，还包括委托代理采购的校外其他单位，故材料分散在多位老师和校外单位员工手中，在设备入库后由主管部门的兼职档案员集中收集整理材料，并由档案馆收集指导室指导组卷后向档案馆移交，这类档案的保管期限为长期。

二、设备档案收集工作现状

目前，设备仪器档案无专门的管理办法或标准规范，但从广义上讲，设备档案是科技档案的一个分支，所以《科技档案工作条例》中的相关条款可作为规范参考，并可将《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）中设备仪器档案管理的相关内容用于具体业务指导。设备档案以卷为单位保管，并按台套组卷，卷内文件按申购过程产生的顺序排列。教育部、国家档案局27号令指出，设备档案应包括设备全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料，以此可知，归档材料应该涵盖从申请购置到报废全生命周期。

结合本校工作实际及部分兄弟院校调研情况来看，相对于教学、科研等门类的档案来说，大部分高校的设备档案收集工作重视程度是不够的。有些高校由设备处归档一些管理类材料，具体设备全生命周期的相关材料不归档。有些即使归档，文件材料也多集中为申购和验收等材料。比较来看，我校收集内容相对丰富，但也存在档案不齐全的情况。一是管理类归档材料中，年度综合统计报表和每年的设备购置和报废清单不详。二是具体台套的设备归档材料，大多数止于调试入库和随机资料表，后续维修和报废情况没有归档。

设备档案作为高校档案的一个组成部分，不仅可供存史查考，还具有很强的现实使用性，可在设备购置、管理、维修维护方面提供重要的依据。完整翔实的设备档案，提供全校相关设备的保有状态，供各单位在提出申请和撰写可行性报告时，快速查阅全校类似设备的数量、分布及性能，避免重复购置，提高设备利用率，还可以供新设备申购时参考学校已有同类设备的运行使用和维护情况，避免新购设备产生运转不理想等情况，提高学校固定资产的质量。也可让校领导快速了解学校设备状况全貌，为其决策和审批提供有利的数据支撑。

设备档案存在的另一个状况是归档文件质量不够高。由于设备购置周期长，使得相关文件材料收集归档的时间跨度大，且文件材料散落在多人手中，部分环节的文件存在缺失现象。购置设备在支付环节需要附合同和发票，导致在合同签订份数不足的情况下，大量使用复印件归档，有些在网上签署的合同，也只能使用打印件归档，导致档案作为原始凭证的性质大打折扣。纸张和用笔不规范的情况也屡见不鲜。

三、基于现状的设备档案收集工作重点

（一）加大宣传力度，增强各级各类人员的档案意识。目前大部分高校已将档案工作纳入学校整体发展规划，档案员网络也已覆盖全校。但是，由于设备档案归档材料分布比较散，部分参与的教师不是兼职档案员，对归档工作缺乏明确的认识，重视程度不够，对归档文件材料的质量要求也不清楚。所以，档案馆应通过多种渠道宣传归档工作的重要性，最好能在工作过程中发掘典型案例，通过利用的角度直观体现档案的价值，使接触文件的各类人员都能对档案工作加深认识，提高工作的配合度。

（二）细化明确归档范围，提升档案质量。针对设备档案的现状特点，档案馆可联系设备管理职能部门（设备处等），共同讨论细化设备档案的归档范围。在原有工作的基础上，由职能部门补充年度设备购置统计清单及设备报废清单，设备的保管使用部门可增加设备运行维保记录等内容。设备档案的保管期限多与其对应的设备仪器的生命周期相匹配，在设备实体报废后，相关的档案就失去了保存价值，但总体台账记录着设备购置从申购至报废的整个过程，是高校固定资产管理的重要凭据，既能为全校提供参考和佐证，也能对到保管期限的设备档案进行鉴定与销毁时，提供工作依据。在明确归档范围的前提下，应同时注重多种载体的档案收集，提升归档质量。作为归档材料，原件是最基本的要求之一，对于部分合同和政府采购资料来说，产生出来即是电子文档，在这种情况下，应按照档案保管的要求，尽量以电子文件方式接收，并采取与纸质档案不同的保管措施。一些设备的安装说明、操作说明等设备随机技术文件，多以光盘甚至网络链接形式存在，现实中为方便设备的使用操作，常常不归档而由设备保管使用部门保存，即使这样，也应在随机资料表中注明所有的随机资料项目，而将随机资料表归档。

（三）落实制度，强化机制，部门联动，保障设备档案收集齐全完整。我校各类归档制度建设已相对完善。针对收集工作，制定了档案资源体系建设“应收尽收”工作机制。落实预立卷机制，收集过程中专兼职档案人员的积极主动参与，是设备档案齐全完整的重要保障。设备档案工作应纳入相关部门的规章制度和工作流程。档案馆与设备主管部门共同商讨，拟定设备归档通用预立卷，明确需归档的文件材料清单。在相关设备购置申请审批通过后，由档案馆和设备处向申购单位讲解需要归档的文件范围和归档质量要求。参与设备购置过程的相关人员有章可循，会更容易在后续程序的执行过程中，时时留意产生的材料是否需要归档。由于需归档的文件材料往往分散在校内外多位工作人员手中，设备档案的归档工作需要档案馆、设备主管部门和各学院实验室等设备使用部门联动，形成合力，保证设备档案的齐全、完整。概括说来，就是“三纳入、四同步、四参加”。在招投标、开箱验收等关键环节，档案馆收集指导人员、职能部门兼职档案员和设备使用部门相关人员应沟通信息，共同参与，密切配合，及时检查文件材料的完整性和准确性，并由兼职档案员第一时间收集保存好相关资料。这样将档案馆收集指导老师参加设备仪器验收等活动以制度形式固化，积极参与，过程中及时检查，设备验收入库后及时完成全套材料的收集整理归档工作。

（四）完善档案管理系统，促进档案信息化建设。目前各地各级政府相继推行一网通办，大大提高了市民网上办事的效率。实现一网通办的重点是打通政务部门的信息系统，把政务数据归集到一个功能性平台，“打通”是关键环节。在此形势下，高校在信息化建设方面也不能落后，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，应该与学校其他工作的信息化同步发展。高校二级部门纷纷开发了自己的信息系统，设备的申购、可行性论证、审批等环节多在设备处的专门网站上实现，招投标及合同签订等也越来越多地在校外采购方的网站进行公布，如此一来，大量的需归档文件以电子文件的形式产生，但目前电子文件的归档仍然实行双套制，案卷中归档的纸质材料是电子文件的纸质副本，这与档案材料的原始性要求是不匹配的。因此尽早打通校内各二级部门的网络系统，使档案管理系统与设备管理系统等从源头对接，实现电子文件归档，才能匹配社会与高校发展速度。电子文件归档不但保证了归档文件是原件，更能减少纸质材料，缓解大部分高校档案馆库房空间紧张的情况。部分高校已经启动了智慧校园建设工作，因此，推进数字档案馆建设，保障档案信息化、数字化建设与数字化校园建设同步进行，是一项迫在眉睫的工作。

（五）加强档案培训工作并注重培训效果。档案馆负责设备档案的相关指导老师应加强自身业务学习，熟悉与设备相关的法律法规和行业规范，熟悉设备购置流程。要与负责设备档案归档的兼职档案员共同商讨归档范围和流程，并进行纸质案卷组卷、著录等业务指导，使之提升归档水平。随着电子文件归档材料的增多，在电子文件的接收和利用环节所需要的技术规范和管理制度等，应在归档培训上专门讲解，最好能在现场演示档案系统操作方法、信息系统的对接方式等。注重培训效果，保障设备档案收集的齐全和完整。