高职学校档案管理水平提高方式探究

文/邹城高级职业技术学校 朱杰

学校档案的形成基于学校建设和发展过程中的教育教学管理工作，档案内容与类别比较多元化，像是教学笔记、教职工人事变动组织、教学规划、会议记录等等，这一系列的内容都能够给学校将来的教学和管理工作带来重要的参考或根据，也能够促进学校提升教育教学水平和管理质量。基于现代科技的不断进步，信息量持续增加，人们的思想理念出现了较大的变化，社会各个领域中都注重网络信息技术的应用，从而不断拓展信息处理量。当今高职学校档案管理工作依旧缺少规范性，基础设施建设不够先进。为此，高职学校只有把握住时机，注重领导组织和人才队伍建设，才可以提高档案管理水平。

一、高职学校档案管理的意义

（一）高职学校档案管理工作为德育工作的开展提供了重要的参考标准。学校在开展德育教育时，学校档案即变成非常重要的根据或材料。在日常的学校档案管理工作中，学校发展过程中保留下的信息资料是非常重要的管理内容，通过这一系列的信息资料，可以对学校建设的整体情况进行洞察。学校在教学阶段获取的成就以及各种教育成果对学校的教育管理而言，具备非常关键的指导作用。在德育教育工作中，学校可以跟学生一起共享这一部分珍贵的档案素材，以使学生通过这一系列的信息资料清楚学校获得的成绩和发展情况，从而激发学生的求知和上进意识。

（二）高职学校档案管理工作促进教学管理活动的顺利开展。学校能够以档案管理的一系列凭据完善教学管理活动。高职学校的档案管理内容涵盖非常多的素材，像是教育活动、科学研究、管理行为等，学校档案管理工作通过有效地搜集以及整合这一系列相关活动或行为的素材，然后向学校档案部门提交和归档，从而变成学校的珍贵素材，最终能够促进教育管理活动的开展。

（三）高职学校档案管理工作提供了考评学校工作以及办学实力的关键材料根据。高职学校档案的形成基于教育教学活动的开展，并且也渗透于学校组织管理以及教育教学工作的一系列环节中，从而对学校的运行发展、教学管理等予以体现，属于非常关键的信息资源。而在高职学校的考评活动当中，学校档案管理工作可以变成考评的根据或标准。对于高职学校档案材料中涵盖的常规教学资料信息而言，这一系列资料信息基于学校的发展变得尤为系统化和详尽化。这一系列的资料信息中，涵盖课程改革项目、教学纲要、教学规划等等，纵观这一系列的资料信息，可以明确高职学校的科研成果水平以及教学质量。鉴于此，学校办学实力以及教学质量的一个关键性评价指标即学校档案管理工作效果，并且学校档案管理工作密切联系学校的发展状态，因为档案都是跟随人走，所以档案的应用需要直接挂钩学校的招生效率。与此同时，学生选择学校的注意事项：一是注意师资力量，二是注意学校的校园文化以及环境，三是注意档案管理的质量，为此，要想证实高职学校人才培养的可靠性以及高效性，就务必结合事实材料加以佐证，而这种情况下，需要应用学校的档案资源，学校档案管理工作即提供了有效的考评根据。

二、高职学校档案管理的现状

（一）高职学校对档案管理工作缺少足够的关注。档案管理具备服务性的特点，不少高职学校指出档案管理工作难以形成直接的和显著的办学效益，这样一来，导致高职学校的档案管理工作处在尴尬的境地。还存在一些高职学校打着内部改革的幌子，随意更改学校档案管理部门的职能，从而造成档案管理工作缺少足够的关注。因此，在评估检查高职学校时，往往发现学校的档案资料不完善和缺少实际价值。

（二）高职学校档案管理人员的专业化水平和素质较低。当今，不少高职学校的档案管理工作者素质较低，很多档案管理工作者并非源自档案管理专业，不熟悉档案管理的专业内容，缺少有关的档案管理工作教育。除此之外，档案管理部门跟学校的其他部门缺少有效的交流互动，从而导致取得高质量档案的渠道斩断，并且档案管理团队的人员素质较低，计算机基本操作不达标，难以很好地改革档案管理工作。长期如此，高职学校的档案管理工作效率低、缺少灵活性。

（三）高职学校档案管理的基础设施建设滞后。当前时期，不少高职学校建设了现代化的办公设施，然而计算机只是具备输入文字的作用，难以使无纸化办公实现，不少高职学校的档案信息化建设水平低。还存在一些高职学校依旧是人工收集、整理、记录档案，未曾有效地体现现代化信息技术的优势作用。人工操作导致工作者的速度慢、准确性低、效率不高等，在这种学校受到评估和检查的情况下，档案管理工作者往往搞“临阵磨枪”，不利于档案管理工作效率和质量的提升，最终降低档案的可信度。

三、高职学校档案管理水平提高的方式

（一）高职学校高度关注档案管理工作。只有高度关注档案管理工作，清楚档案管理工作的目标，才可以更好地体现档案管理工作的价值。因此，为了提高高职学校的档案管理工作水平，应全面思考，提高档案管理的现代化意识。校领导应高度关注档案管理工作，宣传档案管理工作的价值，且渗透现代化管理的意识，提高档案管理工作者的工作自信心。并且，理清高职学校的档案管理工作，不断改进和完善档案管理工作内容，像是制定相应的档案管理工作制度、编制学校的档案目录等。与此同时，根据高职学校的实际发展现状和特色，建构档案管理的制度体系，以很好地保障档案管理制度和实施的可操作性。事实证明，高职学校档案管理工作以严格的管理制度为准绳予以开展，可以确保档案管理工作的规范化、有序化。

（二）注重高职学校档案管理的基础设施建设。在目前的信息化社会中，高职学校的档案管理工作应时刻保持先进性，进而确保实现档案管理的信息化建设目标。高职学校具备相应的特殊性，学生数目大、流动性强、在校周期短等，这导致更加难以管理学校的档案工作，而应用现代化的信息技术方式可以很好地完善这种不足之处。为此，在高职学校档案管理的信息化基础设施建设上，应增加资金投入，像是在全校开通网络、采购学籍管理软件、购置档案管理软件等，以确保实现档案管理的信息化目标。与此同时，应注重提高档案信息化管理的安全系数，确保档案信息的真正安全。

（三）注重高职学校档案管理工作的档案室和专业化人才建设。高职学校应创建综合档案室，管理学校的档案，并且安排专人管理档案。高职学校的档案管理工作的开展，应高度关注专业化档案管理人才的培养，确保让专业的管理人才优化档案管理工作。在档案管理人才建设上，应培训档案管理人员，以及开展高职学校档案室与区域档案馆或兄弟学校的业务往来和沟通。档案管理人员应熟练地掌握信息化管理技术，增强计算机操作能力，从而提高档案管理效率和质量。除此之外，档案管理人员还应注重档案管理有关法律知识的学习，从而奠定现代化档案管理的良好基础。

（四）高职学校的档案管理需要提升标准化与集成化水平。基于计算机信息技术的持续进步，档案管理部门能够通过网络化服务平台在教学教研资料管理、学籍管理上实现机构、服务、资源、用户的集成，以解决当今教研教学资料以及学籍档案查询服务上的不足之处，且系统地探究网络服务平台设计的技术、需求、理论等的可行性，创建高职学校档案资源集成化服务平台。这样一来，创建的服务平台，能够立足于教研教学、学籍信息等档案信息资源提供个性化服务、在线参考咨询服务、信息查询服务、信息发布服务等。档案信息资源服务平台紧紧围绕用户，结合集成化的服务形式实现高职学校师生全面的档案信息需求，将一站式的档案信息服务提供给广大师生。并且，高职学校实施集成化的档案管理，还可以更好地体现档案管理的综合效应，以及在整合档案资源的基础上，结合有关部门力量实现档案管理部门之间协调运行水平的提升。总之，高职学校档案信息化管理标准化建设程序的建构，可以由各个环节管理档案工作，从而大大提高了档案管理的规范化水平。

四、结语

综上所述，档案管理工作是高职院校常规管理工作中的重要部分，应积极推动学校档案管理工作更加标准化、规范化，实现高职院校可持续发展。随着国民经济发展水平的提升，社会各项建设的现代化进程加速，这意味着关乎个人身份的档案管理工作需要时刻保持先进性，提高档案管理的现代化建设水平以及信息化程度。高职学校因为学生数量多、流通性强，为此，怎样提高高职学校的档案管理现代化水平显得非常迫切和有意义，这就需要高职学校高度关注档案管理工作、注重高职学校档案管理的基础设施建设、注重高职学校档案管理工作的档案室和专业化人才建设，以及高职学校的档案管理需要提升标准化与集成化水平。只有如此，才可以使档案管理实现数字化和信息化，从而最大可能地体现档案资源的价值。