新时代高校学籍档案发展创新中青年的责任担当

文/湖南城建职业技术学院 陈荣

学籍档案贯穿着学生这一高校主体从入学就读至毕业整个过程，在规划高校发展、制定人才培养方案、提升教育教学理念、培养人文精神与素养过程中具有很大的参考价值。高校学籍档案包含的各种重要信息，是解决许多现实问题的科学参考依据。在科学技术高速发展的今天，社会经济发展下用人单位优中选优录取毕业生，也对高校学籍档案管理的规范和效率提出了新的要求，要求高校学籍档案管理工作更注重发展与创新。习近平总书记指出，青年一代是民族的希望，要承认青年一代的力量，为青年一代创建平台，在新时代的发展中展现青年担当。这启示我们，在加快高校档案事业发展创新的征程中，青年一代要贡献自己的力量。

一、高校学籍档案管理的现状

（一）学籍档案管理电子化趋势不明显。随着信息技术的飞速发展，高校学籍档案管理与信息技术行业融合，电子化成为必然趋势。许多高校受办公自动化的影响，虽已提出了无纸化办公的概念，文件的传输大都在计算机系统中完成，学籍档案以机读的形式记录在磁盘中，在一定程度实现了纸质文件转向电子文档，高校学籍档案管理的收集、整理和归档工作也呈现出不同于传统的新特点。但受管理模式、机构部门间工作衔接等权责利方面制约，文件起草、定稿、发放、回收过程，在学籍异动事宜经办过程中仍然在很大程度上依赖纸质文件，请示汇报等工作仍实行线上与线下双轨运行。

（二）学籍档案管理系统软件参差不齐。学籍档案管理工作依据统一管理原则开展，电子化档案管理模式兴起之后，不同高校档案管理软件的内部机制存在较大的差距。一些高校的学籍档案管理仅使用单机版的管理系统，一些高校的学籍档案管理没有软件系统，仅使用Excel表格，日常资料、数据的保存靠管理人员的经验和习惯进行人工输机，无统一标准化的归档要求和流程。这虽在很大程度上避免了网络安全风险，却造成同一档案在高校档案管理机构之间的流动很难实现无缝衔接。目前的软件开发由于缺乏足够的技术和资金支撑，尚不能同时实现档案信息管理和档案文件的快速检索，其滞后性和不统一性限制了高校电子化档案管理的发展进程。

（三）学籍档案管理人员的素质偏低。高校对于学籍档案工作的重视程度普遍不够，从领导层、教辅人员甚至学生对档案管理工作认知均存在不同程度的偏差，认为学籍档案管理岗位是“闲职”。加上高校档案事业基础比较差，档案管理的质量不高，档案管理人员的整体专业素质不高，新鲜血液注入不足，往往依照惯例开展工作，缺乏系统的理论与实践学习指导，缺乏团队领导与团队协作，在此情况下实施电子化档案管理，难度相当大。如何从繁重的日常工作中抽身系统学习档案业务知识，全面提升业务素养与水平，切实做好学籍档案管理与服务工作，成为青年档案工作者面临的问题。

二、青年应主动担当学籍档案管理发展创新的重任

党的十九大提出“不忘初心、牢记使命”的时代精神，给学籍档案管理工作带来新的启示。新一代创新型青年人才开拓进取，以师生群众对档案管理工作的需求为导向，寻求档案管理工作的创新路径，推进学籍档案管理电子化。

（一）以信息安全为重要前提。高校学籍档案包含着校内师生的重要信息，具有信息密集性和信息敏感性，因此高校档案的安全性要求要远远高于其他单位。在电子化档案管理趋势出现以后，高校档案信息的安全更是成为社会关注的焦点。在此情形下，青年档案工作者充分发挥自身责任担当，促进高校档案管理安全。一方面，利用技术手段加强档案管理的安全性，如对档案信息的提取和修改权限进行限制，所有操作前都要进行身份认证；利用密码加密技术，在计算机开机、档案管理软件登录、档案管理重要操作执行等环节设置不同的密码，提高密码保护力度；养成随时备份、保留操作日志、使用完设备离身前关机等良好的工作习惯，减少档案管理的安全疏漏。另一方面，在通过班级、专业、学院收集某项学生信息的过程中，有可能接触到学生信息的人应自觉严格做到既不恶意提取、转发他人的信息，也不将他人重要信息置于无保护之地，重要信息要进行加密或者删除处理，自觉担当起高校学籍档案信息的保护责任。

（二）积极引入大数据技术，促进共享。高校学籍档案管理中，对原始文件的搜集整理和价值鉴别是一项繁重的工作，档案管理对象分散在高校发展过程中的各个环节，良莠不齐，一些文件信息还具有隐藏性，依靠人力进行档案信息搜集已经远远不能满足需要。利用大数据技术对数据的快速处理和分析，提炼出有价值的信息，为相关领导层的决策行为提供参考依据。利用大数据技术处理繁杂的高校档案文件，实现档案文件的精确收录，提高档案搜集整理的效率。在高校内部构建信息数据传输体系，建立信息获取通道，开放有关信息资源库的权限，实现智能化全自动信息收集，并利用大数据的信息数据分析功能，辅以档案管理人员的精确操作，实现对档案信息的精确价值鉴别，减轻档案管理人员的负担，为下一步档案编辑和归类编目工作做好准备。

（三）学籍档案管理的“三化”。规范化、统一化、标准化是现阶段高校档案管理改革创新的重中之重，从专业技术、规章制度、学识素养三方面入手，促进档案管理规范化。在专业技术方面，积极对接电子档案管理软件开发机构，根据高校档案管理电子化的现实要求，开发档案管理软件，实现档案信息管理和档案文件快速检索。对档案管理的流程和环节进行合理拆分，形成操作简单、流程清晰、环节固定的软件核心，为实现现代化的档案管理提供技术支持。在规章制度方面，认真贯彻《中华人民共和国档案法》，针对高校电子化、信息化的档案管理需求，制定出一套符合现实要求的学籍电子档案管理制度、管理办法，对档案管理的流程、档案的分类、档案的编码规则和取用制度进行规范，使现实中的电子化档案管理有据可依。最后，抓好电子化档案管理人才培养的契机，现有的档案管理人员组建团队，加强团队协作意识，利用高校自身的教育资源优势，深化学习先进的档案管理理念和技术，在高校档案管理培养后备军的同时，也能为社会培养优质的档案管理人才。

（四）秉承绿色环保理念。在“新时代、新矛盾、新使命”的号召下，应正确认识高校学籍档案管理工作的重要意义，放弃过度关注档案的现实利益，以长远的眼光分析档案的参考价值、辅助价值和精神价值。申请配置独立的工作场所和库房，节约用纸、减少打印耗材的消耗；实施6S管理，做好保洁工作，利用测量仪器实现日常温度湿度的把控，加强防霉防虫的处理等，减少或避免粉尘、有害气体、蚊虫等对档案资料及人体的损害，力求档案在少受或不受损毁的同时又能高效提供利用。

三、结语

党的十九大提出的“新时代”理念，实现青年担当，是时代精神的内在要求。积极融合新科技、新理念，创新发展档案管理事业，需要富有激情的专业档案管理人员来应对高校档案管理电子化中的难题，在档案管理发展过程中，需要发挥青年一代的能力优势和思维优势，推动档案管理的电子化，在“互联网+”形势下探索电子化档案管理的新途径和新模式，对档案管理人员的档案管理知识和计算机实践能力有很高的要求。新一代青年应勇担这份发展重任，以青年的激情、梦想、活力和创造性，探索档案管理创新突破的可能路径。