城建档案馆信息化建设路径探析

2020-11-22福建省邵武市城市建设档案馆周音娜

办公室业务 2020年18期

文/福建省邵武市城市建设档案馆周音娜

随着城市建设进程的深化，城建档案馆的档案管理工作逐渐引起了人们的重视。目前，各地城建档案馆的信息化建设工作均取得了一定的成果，但同时也产生了不同程度的问题。这些问题的存在不利于城建档案馆信息化建设工作的深入。因此，分析城建档案馆的信息化建设路径具有一定的必要性。

一、城建档案馆开展信息化建设的意义

城建档案馆开展信息化建设工作的意义主要体现为：第一，适应城市建设发展带来的大量档案。伴随着经济的发展，城市建设进程逐渐加快，在此期间产生的大量档案为城建档案馆的档案管理工作带来了一定的压力。信息化建设工作的开展，可迅速提升城建档案馆的档案管理效率、质量，提高档案管理工作与档案数量变化、速度变化的适应性。第二，保障城建档案信息的储存安全。城建档案馆的基本功能为：永久保存本城市的重要城建档案。开展信息化建设工作后，基于数据信息形式储存的城建档案安全性可得到良好保障。第三，发挥城建档案的社会效益、经济效益。城建档案所形成的社会效益、经济效益与其利用率密切相关。信息化建设工作的实施，可提升城建档案馆内档案的利用率，便于其更好地为城市发展提供社会效益及经济效益。

二、城建档案馆的信息化建设现状

结合当前城建档案馆的信息化建设工作现状可知，这项工作中存在的不足主要包含：

（一）档案管理方法单一，信息技术利用有限。目前，我国各地城建档案馆很多已经启动了信息化建设项目，其档案管理工作也基本实现了由传统管理模式向信息化、数字化管理模式的转化。但从城建档案馆当前的档案管理方法来看，管理人员所采用的档案管理方法较为单一。例如，某三线城市城建档案馆的档案管理人员主要利用信息技术针对城建档案进行快速分类，其信息技术的利用率相对较低，信息技术的价值并未得到充分发挥。

（二）规划方案不完善，限制信息化建设发展。城建档案馆的信息化建设工作是一项系统工程，其中涉及城建档案的数字化、档案管理制度更新等多项内容。这项工作的复杂性特征决定着：城建档案馆需经过一段较长时间的发展及适应，方可完全达到预期建设目标。在实践建设工作中，具有完善性、持续性特征的规划方案，是开展信息化建设工作的必要指导及参照。而在实际建设工作中，部分城建档案馆对规划方案设计、编制的重视程度不足，仅制定了短期规划，而忽视了信息化建设工作的远期发展需要，导致信息化建设工作发展混乱。这一问题的存在不利于信息化建设质量的提升。

（三）专业人才相对不足，建设进程发展较慢。人才是推动城建档案馆信息化建设进程发展的重要力量，也是提升城建档案馆档案管理信息化水平的关键所在。从当前各城建档案馆人员队伍的构成来看，拥有信息技术、信息化档案管理教育背景的人才占比偏低。而人才的缺失则会影响城建档案馆的信息化建设进程发展。因此，尽快弥补人才缺口具有一定必要性。

（四）档案资源开发不足，影响城建档案价值。城建档案馆承担着保存本城市重要城建档案、利用档案资源推动城市建设（获取社会效益、经济效益）等职责。在当前信息化建设背景下，城建档案馆多通过对城市规划建设工程图纸、城市勘测工程资料等的数字化，开发城建档案资料。但结合其开发工作的实际状况来看，由于城建档案的数字化程度不足，档案内容的数字化不全面，导致城建档案在开发利用工作中常常会面临信息不完善、信息割裂等问题。当下档案开发工作现状，与城建档案馆的实际档案管理需求仍然存在较大差距。

三、城建档案馆的信息化建设路径分析

为了促进信息化档案管理模式作用的发挥，城建档案馆可经如下路径，加强档案信息化建设：

（一）扩展档案管理方法体系。城建档案管理方法的选择，与城建档案馆档案管理工作质量、城建档案价值的发挥均存在一定关联性。结合当前城建档案馆的档案管理方法应用状况来看，城建档案管理方法单一问题亟待解决。因此，可借助扩展档案管理方法体系这一路径，提升城建档案馆的信息化建设工作质量。可行的档案管理方法体系扩展措施为：第一，建立系统化档案管理机制。当前，部分城建档案馆管理人员对信息管理模式下的档案管理工作的印象仍停留在：利用信息技术完成简单档案管理任务（如档案分类、储存等）阶段，并未形成系统化的信息管理意识。对此，在拓展档案管理方法体系的过程中，城建档案馆可参照上述要求及自身状况，建立系统化的档案管理机制，即要求档案管理人员在档案分类、档案资源开发、城建档案利用等各项工作中，全面运用信息技术。第二，利用信息技术实现可视化管理。城建档案馆开展信息化建设的最终目的为：利用信息技术提升档案管理质量，使其迅速适应当前城市建设发展变化的需要。基于上述要求，可考虑于城建档案馆的档案管理方法体系中，引入可视化管理方法，借助该方法为各类档案管理工作提供便利。例如，城建档案馆可运用地理信息系统及BIM技术实现城建档案的可视化管理，依据档案馆内的城建档案分布特征，构建可视化模型，以此为城建档案查询、利用等提供支持。

（二）制定完善规划方案。随着城建档案馆信息化建设经验的丰富，规划方案的重要性逐渐被人们所熟知。基于规划方案的重要意义，可将完善规划方案的制定、设计作为一种可行路径，利用该路径的引导作用，促进城建档案馆信息化建设工作的发展。档案管理信息化建设项目的规划方案制定流程为：第一，明确总体建设目标。城建档案馆的信息化建设目标是其建设工作的重要参照。为保障建设工作的顺利开展，可结合城建档案馆的实际档案管理需要、管理工作质量提升要求等，确定恰当的建设目标。例如，某二线城市城建档案馆结合自身需要将总体建设目标确定为：提升城建档案管理工作效率及管理质量。第二，确定建设要点。规划方案中的建设要点，是方案可发挥良好引导作用的关键所在。建设要点的选择需依托总体建设目标确立。例如，某城建档案馆按照二级模式将总体建设目标——提升档案管理效率所对应的建设要点细化分解为：第一级，识别影响城建档案管理效率的因素；第二级，结合因素类型确立优化措施。从该城建档案馆规划方案的应用效果来看，在完善规划方案的引导下，该城建档案馆于推行信息化建设4个月内达到初步电子化阶段，12个月内过渡至专业电子化阶段，其城建档案管理工作效率较开展信息化建设前提升26%左右。

（三）强化人才引入与培养。人才是城建档案馆开展信息化建设的重要支持，也是全面实现信息化档案管理的关键所在。由于目前城建档案馆人员队伍中的专业人才占比水平较低，可考虑通过如下路径，提升专业人才比重，以便借助专业人才的专业优势，快速推动档案信息化建设的发展：第一，提供丰富的培训学习机会。城建档案馆管理人员对信息技术、信息化档案管理模式的了解普遍不足。对此，城建档案馆可采取与专业培训机构合作的形式，为档案管理人员提供丰富的学习机会。例如，某城建档案馆为了实现城建档案管理的可视化，与本地一家BIM外包培训机构建立合作关系，由该培训机构结合城建档案馆提供的相关信息，面向城建档案馆全体档案管理人员展开BIM技术培训。根据该培训机构提供的考核结果，培训工作结束后，档案馆所有参与培训活动的档案管理人员的BIM知识掌握率平均升高64%。第二，加大招聘力度，吸引专业人才。对于城建档案管理而言，从外界吸收具有良好档案信息化建设教育背景或实践管理背景的人才，也是一种可行的提升专业人才的占比方法。对此，可在提供优质薪酬福利待遇的基础上，于公开平台发布招聘信息，吸纳更多的专业人才组建档案管理团队。

（四）深化档案资源开发。在信息化建设工作中，城建档案馆的档案资源开发无疑是一项重要内容。为了改善档案资源开发工作质量，可参照现代化管理模式的特征，运用适宜措施，促进城建档案资源开发的深化。可行措施包含：第一，构建空间型档案数据库。整合城市空间信息与信息化档案管理，是实现可视化的重要前提。因此，城建档案馆可结合城市空间信息，构建空间型档案数据库，借助空间信息的定位优势，推动城建档案可视化管理的发展。第二，建立数据共享平台。在旧城拆迁改造、新园区建设等城建项目中，如各方信息沟通不畅，容易影响城建档案内容的完善性。对此，可利用建立数据共享平台的方式，为城建项目各方提供实时性的信息沟通、传输平台，借助该平台实现项目资料的动态收集，为城建档案的开发与利用提供支持。