论气象科技档案管理及有效利用

2020-11-22广东省气象台罗文

办公室业务 2020年18期

文/广东省气象台罗文

国家科技档案的一个重要组成部分就是气象科技档案，其显著特点是数量众多，种类广泛，且内容翔实、记录规范，资料与文件等具有非常强的连续性。不仅提供基础资料给气象部门开展日常业务与科学研究，也和多领域的建设发展（工业、农业、建筑等）以及现代科学技术的研究发展有着十分密切的联系，可以说是一种非常重要的科学技术资源和一项保障各行各业稳定发展的重要体系。随着科学技术的快速发展，社会生活与经济建设对准确和有效的气象信息产生了越来越大的需求，由此彰显出气象科技档案管理与利用的重要意义与实用价值，因此加强对气象科技档案的管理与利用显得十分必要。

一、气象科技档案工作存在的主要问题

（一）急需进一步完善气象科技档案管理标准和规范体系。如今我们所采用的气象科技档案管理规定与分类编码规则在时间上已较为久远，现在的气象科技档案，不论是种类，还是内容与当时相比均有了非常大的变化。当时的一些管理规定和编码规则与现在的气象科技档案未必能很好地契合，甚至会对当下的档案管理造成一定的影响。与此同时，应当进一步加强对档案管理规定、档案员数据标准以及分类编码体系的建设，慢慢将其纳入行业标准化建设的范畴之中。

（二）气象科技档案缺乏较新的服务方式和服务手段。虽然同传统的服务方式相比，现在的气象科技档案工作采用了一系列更先进的设备，如计算机、阅读复印机、信息化扫描设备等，同时也引入了多媒体技术，但这部分设备的作用还仅限于资料的归档保存，而在气象科技资料的开发利用与服务上，目前常以简单的、浅层次的手段为主，尚未真正建立起实时在线、永不关门的“网上档案馆”。而就算是这种十分有限的服务方式，通常也还停留在手工操作的传统服务状态，离档案管理网络化、自动化的差距还非常大。

（三）气象科技档案服务缺乏较强的主动性和服务意识。不断加快的信息化建设，在很大程度上增强了气象科技档案的作用，进而也增加了气象科技档案的服务需求。从客观上来说，就需要气象科技档案工作者改变传统观念，即不再被动地等待用户上门咨询与查阅，而是对气象科技档案的服务市场与目标用户展开积极主动的寻求。将规范科学的标准与业务流程建立起来，将解决气象科技档案工作中出现的新问题的方法给找到，摆正气象科技档案在气象事业与经济社会发展中的位置，尽最大努力将服务意识提高，就能让气象科技档案的作用得到最大化的发挥。

（四）配套设施及档案管理人员的综合素质仍需进一步提升。在信息化时代，档案管理的物质基础即一系列先进的计算机设备及网络化的电子信息系统和平台。缺少了先进的设备，以及对这些设备进行开发和维护的专业人员，不论如何先进的技术思想与方法均不可能得到有效的落实。现阶段，很多气象部门受经费不到位和专业人员短缺问题的影响，气象科技档案的管理效率和效果都差强人意。若要将气象档案信息管理工作做得更好，必须设立专门的档案管理人员，并通过培训不断更新他们的专业知识水平和业务能力，同时配备好先进的硬件软件设备，做到与时俱进。

二、如何加强气象科技档案的管理

（一）多方位多层次收集，保证档案完整。收集工作是档案管理众多工作中最为基础的一项。第一步，气象科技档案收集，需把档案的形成范围、规律与特点给考虑到，做到有计划、有针对性地多方位收集，以让气象档案类目的完整性得到保证；第二步，应当针对气象档案系统性与连续性的特点予以严格把握，同时把档案的内容和各内容所涉及的单位、部门、个人给弄清楚，展开多层次收集，使档案的系统连续得到有效保证。在进行收集时应做到心中有数，一方面要避免为了急于丰富馆藏而过早接受档案，另一方面要防止将档案作为某单位、某部门的私有财产而不愿将其移交，以至于长时间分散保存档案，使其功能受到损失，无法得到有效利用。

（二）规范化管理气象科技档案。气象科技档案工作的一项基本原则就是对档案进行集中统一管理，并对其完整性和安全性予以维护，以为各项工作的利用提供方便。而对各项规范和标准予以建立健全，对气象科技档案进行规范化管理则是基本工作之一。过去，气象科技档案的保管体制主要为四级保管体制，即国家级、省级、地级、县级，而如今已调整为二级保管体制，即只有国家级与省级，这便体现了气象科技档案的规范化管理。气象科技档案的规范化管理主要分为两部分内容，分别为气象科技档案形成过程、管理手段、管理工具的标准化，以及借助档案质量的技术标准和实行各个环节的工作标准，来对各岗位工作人员的职责范围做出明确划分，以此促进效率的提高，从而使气象科技档案工作的规范化管理得以成功落实。

（三）切实加强气象科技档案工作中的质量管理。气象科技档案从其发生到发展的过程中形成了自己独一无二的客观规律，其中任何一个环节都必不可少，其中包括收集、整理、鉴定、统计、保管、提供利用等，一起组成了科学完整的体系。对气象科技档案加强质量管理的目的是通过系统利用质量管理的思想与方法，从而将气象科技档案的管理理论丰富，让自身建设加强，更好地确保气象科技档案管理工作有序展开，并使这些档案的功能和作用得到最大化的发挥。实践气象档案标准化的过程即是实施质量管理的具体过程。

三、气象科技档案在各方面的有效利用

（一）在气象服务方面的应用。对每一位气象工作者来说，只有综合分析研究各种气象资料，将本地气候特点与气候变化规律充分地了解并掌握，方可把专业的气象服务提供给用户，使不同用户的需求得到满足。而气象部门开展服务工作的基础就是气象科技档案。通过对这些档案资料的利用，气象信息的咨询与其他各项服务得以提供给广大用户，如气候分析、灾害防控等。还可以借助气象档案数据资源把气象科普做得更好，借助多种形式，让社会公众对气象知识的认识与了解得到提高，从而也能更顺利地开展各项便民服务工作。

（二）在工业方面的利用。工厂厂址的布局、建设以及工业的生产都受到众多气候因素的影响，包括温度、湿度、风速风向、大气混浊度等。比如一些厂址的选取与建设布局需将风向、风速、混浊指数等多种因素给考虑到；而纺织、造纸等工业则要把温度、湿度等方面的因素纳入考虑范畴中；风压、雪压等因素则是部分高层建筑需考虑的，如工业用烟囱、水塔、铁塔等。且工业生产过程中所排放的废气、废水等都会影响到区域内太阳辐射状况、热量平衡和水资源环境等，进而使局部气候产生变化。

（三）在农业方面的利用。社会主义新农村建设的第一项任务就是发展现代农业，而影响农业生产的一个重要因素就是气象条件。受全球气候变暖的影响，近年来各地的气候变化都非常大，其中以气象灾害频发最为明显，以至于农业经济也出现了很大的波动。而只有有效地掌握当地气候的特点与灾害发生规律，方可做到趋利避害，合理调整农业产业结构，促进农业防灾减灾能力的提高。2019年8月，台风“利奇马”开始登陆，但秋熟作物正处于生长的关键时期。台风及降水有利于缓解局部地区的旱情，但也可能给农业生产安全带来严峻挑战。对此，当地气象局将多年台风特点结合起来，借助各县市生态与气象监测站数据，发布重大气象信息快报。同时，借助先进设备，紧盯台风移动路径、强度和天气、海浪变化，及时发布灾害预警信息，分析研判台风对农业生产的影响，将台风路径、大风、大雨等预警信息及防灾减灾措施通知千家万户，指导广大农户及时做好防范工作。

（四）在建筑业方面的利用。建筑物以室外作业居多，气温、降水、风向风速与太阳辐射等均会直接影响到建筑物的规划设计与施工建设，建筑物的地基构建与用料选择等也和当地的气象条件有着密不可分的关系。同时，在施工阶段，还需将低温、高温、雨雪冰冻、降水、大风天气等对施工的进程及工程质量的影响考虑到，比如强风可能把建筑施工设施损坏，威胁施工安全等。因此，政府部门也需要利用当地气象科技档案资料，制定不同气候条件下工程建设的专业设计标准与施工标准。故而这些气象档案资料也在安全施工、保证建筑质量等方面发挥着重要作用。