信息化背景下地质科研院所档案管理的思考

2020-11-22中国地质科学院矿产综合利用研究所田春秋

办公室业务 2020年18期

文/中国地质科学院矿产综合利用研究所田春秋

国内诸多地质科研院所具有悠久的发展历史，档案恰恰有效、准确地记录了各单位历年来的发展状况、组织的各项活动，是单位管理历程的见证和有效凭据，在一定程度上直接体现着地质科研院所总体的管理能力和业务水平，实际作用显著。当前，伴随着信息化技术迅猛发展，随之而来的“互联网+”现代信息技术席卷全球，掀起了档案管理的改革发展浪潮。地质科研院所作为服务国家经济建设和保障国家资源安全的先行军，在国家发展过程中有着不可替代的作用，然而传统的纸质档案管理及实物档案管理已不能完全适应当前社会的发展形势。尽管办公自动化OA系统已在地质科研院所大范围普及，但是OA中包含的档案管理功能实用性较差，不能根据档案业务管理的发展进行持续性升级，因此档案管理工作仍然拘泥于传统的纸质处理形式。笔者根据自己近年来从事档案资料管理的感受和体会，认为充分发挥“互联网+”现代信息技术的先进性、便捷性优势，实现传统的纸质档案管理方法向信息资源化管理方向转变，是实现地质科研院所档案管理效益最大化的必由之路。

一、提升档案信息化管理的必要性

（一）提高档案管理水平。传统纸质档案或实物档案主要存入文件柜或档案柜中，库存较多，以手工管理为主，查找难度大，利用率不高。尽管采取了一些便捷式的查阅方式，但随着归档文件或者实物越来越多，很容易造成人力资源的浪费。如果运用了现代信息技术，可以通过电子目录对相关档案进行分类整理和归档，使查询分析工作变得更有效率，从而能够更加有效地实现档案管理者对档案的全程控制和全覆盖式管理，减轻档案管理难度，提升档案本身的使用价值。

（二）提高档案使用效率。档案管理工作繁杂、内容丰富，在传统的档案管理中，各管理部门之间不能共享信息资源，使得档案柜中的大量信息闲置。在信息化背景下，充分利用信息化技术促使纸质档案管理转型升级，是各单位档案管理工作者当前面临的机遇和挑战。如各单位档案信息化管理体系建成之后，所有员工不需要进入文件存档区域，就可以直接通过关键词检索找到自己想要的文件，不再受档案管理部门地域的限制，同时还避免了纸质文件易玷污损坏的缺点，有利于延长档案的使用寿命，节约纸质和资金。

（三）提升档案存储空间。传统档案资源种类繁多，涵盖文本、图形、视频、音频和其他形式的内容，随着单位工作的进行，档案数量不断增加，存储量日益变大，给档案的查询和管理带来困难。在信息化背景下，数据存储技术能够将档案存储空间扩大，根据数据平台实时分析，对档案查询量高、关注度高的文件进行深度分析，提取有效信息进行整合，建立数据库，形成网络办公模式，可以满足日常用户所带来的大访问量，以及因档案数量过大而造成的存放空间不足等问题。

二、加强档案信息化管理的措施

（一）完善档案信息化管理制度建设。地质科研院所作为社会发展中重要的公益性服务组织，其档案管理工作一定程度上体现着各机构的总体管理水平，因此地质科研院所档案管理部门要认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》《电子文件归档和管理规范》《地质资料管理条例》《自然资源部机关归档文件整理办法》等法律和制度规范要求，从单位实际情况出发：一方面，加强并完善档案信息化管理制度建设，规范电子档案的管理标准，细化电子档案的归档流程，实现档案信息化管理的规范化和制度化；另一方面，通过签订档案信息化目标责任书，并与档案管理相关制度结合共同约束管理人员行为，促使管理人员从思想上、行动上重视档案管理，确保档案管理规范高效。

（二）建设档案信息数据库促进资源共享。自国家档案局颁布档案管理新规以来，采用计算机软件对档案进行信息化管理变得更加简单易行。作为地质科研院所档案管理工作者，首先要对档案信息化具有科学认识，具备过硬的专业技术水平，同时要积极争取上级经费支持，根据实际需求引入先进的信息化设备，为档案信息化管理提供重要的硬件支撑。通过大数据技术归集全部档案信息，完善档案信息数据库建设，及时进行信息更新和完善，实行光盘备份管理和系统保护机制，确保信息数据库可查、可用、可共享。如可为职工设置一个相对应的账号和密码，当某职工因工作需要想查看某一份档案时，只需填写申请并经档案管理部门批准就可以直接进入数据库检索，从而实现单位信息化资源利用的最大化，同时精简了工作环节，减少了人力资源和财力成本。

（三）加强信息技术支撑和硬件设施保障。根据文件生命周期理论，档案既来源于文件又与文件有所不同，从文件到档案是一个前后衔接的过程。伴随着OA系统的应用普及，传统纸质文件减少，因此整合优化OA系统与档案管理信息数据库间的对接工作尤为重要。通过采用统一的电子文件格式和操作规范，建立统一的标准，将计算机网络、档案数据存储和办公OA系统集成一体，行使统一的技术参数和标准，由软件开发方、信息技术人员及档案管理人员三方沟通，设计开发兼容性强、应用性能好的软件系统。同时，组建单位内部局域网系统，完善服务器、工作站、集线器、交换机等配套的硬件设施，确保系统操作方便，运行流畅，能够满足不同环境条件下服务使用的要求，全方位提高档案管理水平和服务效率。

（四）加强网络信息安全和保密管理。安全是信息时代文件管理的重要任务之一，从事档案信息化管理工作必须把安全摆在最重要的位置。地质科研院所的档案资料牵涉广泛，特别是涉及国家安全及利益的战略性资源文件，以及涉密的工作计划或决策部署，尤其要做好安全和保密措施。在实际管理过程中，可在档案管理内部网络与外部网络之间建立一定的物理隔离措施，如通过使用路由器IP地址和防火墙技术，加强对进出网络访问的管理，并配备专业的防病毒软件和数据恢复技术软件，从而有效提高档案信息化管理的安全性。同时要做好档案的保密管理措施，加强管理人员的培训教育，增强保密意识，确保信息数据库使用安全、稳定、高效。

（五）加强档案信息化人才队伍建设。在档案信息化管理工作中，管理人员的专业管理水平对档案信息化建设起着关键作用。当前档案管理人才要求既懂得档案管理又懂得信息化技术的复合型人才，这就要求地质科研院所管理层应将档案管理人员整体素质的提高作为一项重要日常工作来抓。如制定一套完善的业务培训计划，通过定期或根据需要不定期举办专业化培训班，普及档案专业知识，强化“互联网+”思维意识，不断提升档案管理人员的信息化管理知识技能。另外加大对信息化建设专业人才（数据库建设、网络安全、监管维护等）的引进力度，促使人才梯队科学合理，管理工作健康有序开展。