固投项目中设备档案的管理与思考

2020-11-22中国工程物理研究院赵旌含

办公室业务 2020年18期

文/中国工程物理研究院赵旌含

近年来，国家对固定资产投资项目提出的要求越来越高，固投项目档案的管理要求也随之提升。项目档案是项目建设的一面镜子，不但能反映项目建设的全过程，还能折射出项目管理中存在的各种问题。设备档案作为项目档案的重要组成部分，记载和反映了设备从论证调研到使用运维的全过程，对保障设备正常工作、后期运维保养有直接作用，对实现项目建设目标，评估项目实际效益有重要参考意义。

一、设备档案的含义及特点

（一）含义。设备档案是指设备在论证调研、采购招标、开箱验收、安装调试及验收运维过程中形成的具有保存价值的不同种类、不同载体的文件材料。本文所探讨的设备档案指固投项目中的主工艺设备档案。

（二）特点。固投项目的主工艺设备根据其获得方式可分为外购设备和自研设备；根据其参数和规格可分为标准设备和非标设备；根据其使用特点可分为普通设备和特种设备。不同种类的设备，形成的档案也各有不同，但基本都具备以下特点：1.针对性。每台设备出厂，都配有和设备相对应的文件材料，如装箱单、检测报告、合格证、质量证明书等，这些是证明所购买的设备数量、质量达到要求的重要档案，与设备一一对应，具有很强的针对性。另一方面，设备档案按照台（套）进行整理，每一台（套）设备都有其对应的设备档案。2.阶段性。设备档案的形成贯穿设备的整个生命周期，在不同的阶段都会形成和产生相应的档案。如在调研采购阶段形成综合论证报告、技术方案、设备招投标文件和合同；在研制阶段形成研制方案、会议纪要、预验收报告；在开箱阶段形成开箱验收报告，产生设备随机文件；在安装阶段形成安装调试数据；在验收阶段形成验收总结；在后期使用阶段形成运维文件或改造文件等。3.多样性。设备档案不仅仅是单一的文字性材料，根据设备的不同属性和项目档案管理的要求，会形成不同种类、不同类型、不同载体的设备档案。比如设备的照片，设备软件的光盘、设备的设计、安装图纸等。4.动态性。设备档案并不是形成后就完全固化的。随着设备的使用，还不断形成新的内容。如设备的定期检测证书、运维保养记录等，这些文件按照设备的管理要求，每隔一定的周期就会形成新的文件，直到设备报废。

二、设备档案的管理现状及问题

设备档案的管理与设备的管理紧密相关，设备管理的水平和质量很大程度上决定了设备档案的质量。

（一）管理现状。以笔者所在单位为例，设备在不同的管理阶段，有不同的责任部门。设备需求部门负责设备购买的调研论证、设备开箱验收、运行调试工作和验收，形成综合论证报告、开箱验收单、验收报告等相关文件；项目的统筹管理部门负责认定设备的采购方式，提出合同文本，组织设备的验收；采购部门负责根据要求购买设备，完成询价、竞谈或招标等一系列工作，形成采购过程文件；质检部门负责设备的各项运行指标的检测，并形成检测报告等；设备资产管理部门负责设备台账的登记和管理；档案部门负责设备档案的归档和管理。各部门各司其职，各管一摊，但在实际工作中，沟通不够，使得工作中出现不同程度的问题。

（二）存在的问题。1.管理角度。设备各阶段的各责任部门缺乏沟通，融合度不够，给设备档案的管理带来一定的不利影响。设备需求部门和设备管理部门缺乏沟通，管理部门时常将合同模板化以提高管理效率，但是却忽略了实际需求，要么合同内容太宽泛，没有明确应提交的材料，要么合同内容过细，有些设备不会产生的文件也约束在合同中。设备管理部门与档案部门缺乏沟通，档案人员介入不够，时常无法参加设备开箱和设备验收环节，无法确保设备随机文件和验收文件及时归档，同时也缺少过程中的业务指导，直接影响设备档案的质量。设备管理各方面的制度不够完善，有些工作没有确切的可参考的执行标准，管理工作无据可依，降低了管理部门的权威性，容易出现设备档案管理前后不自洽的情况。档案管理人员自身的管理水平和知识阅历不够，不了解设备的一些相关知识（尤其是特种设备），无法在业务指导中提出有效的意见和建议，无法确保设备档案管理的规范。上级和管理部门重验收，轻整改。过于关注项目档案验收的结果，却忽略对出现问题的整改和举一反三，不细究问题出现的根源，导致许多类似问题在不同的项目中反复出现。信息技术的不断发展使越来越多的电子文件通过网络形成或流转，如招投标文件、单位公文等。而档案系统与业务系统之间没有打通数据接口，导致电子文件归档途径不顺畅。2.档案实体角度。管理的不完善直接导致设备档案在完整性、准确性、有效性和系统性上出现问题。从完整性上看，主要表现为询价、报价等购买过程文件缺失，合同中提到的文件材料和设备随机资料缺失，合格证数量与实际设备数量不相符，合同规定的培训相关文件缺失，设备运行维护文件缺失，设备相关照片和软件缺失等情况。根据笔者所在单位近两年的数据分析，设备档案在验收中，完整性问题占所有问题的52%左右。从准确性上看，主要表现为文件中的设备型号或参数与实际设备不一致，设备台套数与批复不一致，外文材料未进行翻译等情况。准确性问题在设备档案验收中占15%左右。从有效性上看，主要表现为合同、协议等文件签署不齐全、未盖公章，复印件过多，复印件未加盖复印章，安装调试记录用不耐久材料记录等情况。有效性问题在设备档案验收中占20%左右。从系统性上看，主要表现为未严格按照设备的台（套）来进行整理、设备档案的整理与批复方式不一致、设备档案之间的有机联系不清晰、顺序混乱等情况。系统性问题在设备档案验收中占13%左右。

三、解决思路

（一）加强领导，促进各部门间工作相互融合。领导重视是一切工作能有效开展的必要前提。通过加强领导，明确各部门、各岗位的职责分工，使项目部门、设备管理部门和档案管理部门的工作充分融合，并明确考核标准，以此约束各部门开展工作。

（二）完善制度建设，强化档案的前端控制和过程管理。规章制度是一切工作有据可依的必要条件。完善的规章制度能够指导各项工作规范、有序开展。同时，应切实将档案管理的相关环节纳入项目管理、设备管理的各相关制度中，贯彻“三纳入”“四参加”的要求，实现档案的前端控制和过程管理，保障归档文件的齐全、完整。

（三）加强队伍建设。人才队伍是做好设备档案管理工作的重要保障。一方面，强化档案人员自身业务能力，确保设备档案管理的规范性和系统性；另一方面，加强培训。加强对管理部门人员的档案知识宣传和培训，强化档案意识；加强档案人员在设备管理各方面的学习，如了解科研背景需求、招投标规定、设备相关参数等，使档案人员在设备档案管理中占据主动地位，提供更有效的业务指导。

（四）加快信息化步伐，积极开展档案数字化工作。为避免信息孤岛的产生，应当尽快打通业务系统与档案系统之间的数据接口，确保通过业务系统形成的各类电子文件能够有效归档。同时，开展已归档设备档案的数字化工作，尤其是设备说明书、运行维护手册等设备操作所需要的文件材料，实现网络查借阅，既确保了一线人员的使用，也确保了档案归档的齐全完整。