浅谈地震档案利用服务创新

文/山西省地震局 刘敏娟

随着信息技术和互联网技术的飞速发展，社会各行各业均踏上信息化管理道路。毋庸置疑，地震档案对于防震减灾事业的发展起到了至关重要的作用，地震档案管理的信息化也提上日程，不仅要将档案数字化，而且将其在档案管理工作中实现信息化，这就对档案管理工作提出了新的要求，怎样才能高效服务，方便利用呢？只有通过各种途径、渠道、形式和方法传递档案信息，利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，使档案管理工作适应社会发展，才能使档案管理工作迈向一个新的高度，因此档案利用服务创新显得十分重要，并且迫在眉睫。

当前档案工作者的重要任务就是开发和利用档案信息资源，利用现代化计算机网络为用户提供服务，并且不断加强和提升档案人员的综合素质，提升服务能力，促进档案管理向现代化、服务便捷化方向发展。

一、服务方式的创新的必然性

地震档案涵盖全局所有产生的文件、观测报告、地震趋势预测及上级相关部门下发的各种文件、会议材料、报告等。如何将这些海量的信息利用现代化提供给所需要的用户，是档案工作人员面临的巨大挑战。

传统的档案利用方式，是用户到档案部门利用档案，查阅档案，档案原件利用将会受到不同程度的磨损。在信息化时代，人们改变了获取信息的方式，希望通过信息系统、信息网络及时、准确地获得信息。因此，原有被动、手工式的档案查阅方式已经不是唯一提供利用的方式，而且它正在被现代化的档案服务方式所取代，档案部门可以利用网络提供档案查询、档案利用、档案统计，真正让利用者实现上网查询档案、查询登记服务。档案原件将减少利用的次数，最大限度得以保护。

二、开发利用档案信息资源

（一）丰富地震档案室藏。丰富的室藏是提供档案服务的物质基础，档案资料越齐全完整，可提供利用的档案信息资源就越丰富。地震档案如实地记载着地震各行政机关、事业单位、业务管理部门在处理各种事物时所产生的历史背景、沿革发展及重要内容，为研究全省防震减灾事业科学发展提供第一手资料，是促进地震档案事业各项体制改革、创新发展的重要依据。在实际工作中，档案部门不仅应重视对“红头文件”的收集，更应注重散落在直接责任人手中的重要文书、报表、图片、声像等档案资料的收集。这些重要的资料如果不妥善收集整理，久而久之，会被当成废品丢弃，宝贵的历史资料从此流失。因此，作为档案管理人员，我们一定要下大力度进行收集。每年年初我们对各部门、各单位进行有针对性的历年遗落档案、日常档案收集工作，并对其纳入部门年度考核工作内容，这样既丰富档案室藏，又增强大家对档案工作的重视意识。其次，近年来随着防震减灾事业的不断发展，产生了大量的电子文件，档案室不仅要注重对传统的纸质档案的收集、整理工作，更应注重对电子文件的收集、整理、归档工作。

（二）加强档案资源的开发利用。档案资源的开发利用是通过各种有效的方法，使档案资源直接服务于防震减灾的各项工作，满足各种利用需求的一项档案业务工作，主要包括编制档案检索工具和档案编研工作。档案检索工具是用来介绍和解释室藏档案的内容和成分，为查询档案提供线索的工具。无论是档案室进行档案信息加工，还是向利用者提供档案，都必须凭借档案检索工具，从室藏档案中检索出相关档案。档案工作人员根据工作实际，编制操作性强的检索工具。为此，我局编制全宗介绍、分类目录、卷内目录、归档文件目录等，同时结合档案管理软件达到了及时查找档案信息的目的。档案编沿工作是以室藏档案为主要依据，以满足本单位和社会利用档案的需要为目的，在研究档案内容的基础上，编辑档案参考资料的工作。档案工作人员要根据室藏档案情况及工作的实际，加强对档案资料的分析研究，本着可靠性、实用性的原则，主动做好档案信息的编研服务工作。依据档案，先后编制《山西通志·地震志》《山西省地震监测志》《山西省地震局处室文件汇编》《机构沿革概览》《工作制度汇编》以及《防震减灾大事记》等。其中《山西通志·地震志》的编写，运用大量的地震档案，查找记载山西的地震活动、预防预测、地震地质、工程地震、管理体制数据，编写成具有代表性的史实书籍。《山西省地震监测志》运用实物档案中照片、地震档案中的文件以翔实的图文资料，反映全省地震监测工作随着新中国地震科学的发展，所经历的从观测、预报，不断探索和潜心研究地震监测预报方法到逐步形成具有中国特色和山西地方特点的地震科学体制的过程。这些编研资料不仅记载了山西地震活动的历史，而且也为各类管理人员提供了有价值的参考和指导。

三、建立信息资源平台，实现档案信息资源共享

在管理好档案的基础上，档案工作也要适应社会信息化的需求，为寻求更有效的服务新途径，构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，以提高档案更快捷、更有效地利用，把“死”档案变成“活”档案，电子档案的产生及运用显得尤为突出和重要。根据国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）要求，具体阐明电子档案文件级著录的一系列相关的归档要求、内容、整理方法，为构建完整的档案资源信息共享服务平台打下坚实的基础，同时也为档案工作人员提供了可靠的依据和具体的操作方法，由此可见其必要性。

为促进我局档案工作向现代化发展，档案室引用网络版SYH-BV6.0版本的档案管理系统，它涵盖了档案业务管理的全过程，包括文件管理、档案库管理、档案管理，以及涉及档案业务的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、移交接收、统计等全程管理。其主要特点有：1.档案管理流程化，档案所涉及的知识更全面。2.网络应用，档案数据集中管理。3.权限细致，安全性更高。4.档案库、报表自定义管理。5.信息检索快速、灵活。6.管理对象可随意扩充，体现了系统的可扩展性和开放性。7.与OA办公系统的巧妙衔接。档案管理软件与OA系统之间设计出传输接口，通过这个接口，使OA系统中办理完毕的收文、发文及相关附件在归档后能自动流转到传输接口中，档案管理员通过这个接口对流转过来的收发文根据文件的保管期限自动编写档号，再传输到档案管理系统中，实现了两个系统间的有效衔接，大大提高人员的工作效率。为地震电子档案构建了快捷、有效的平台。

四、提高档案管理人员服务工作创新对策

（一）强化专业学习培训，提升档案管理人员专业素质。档案管理工作是一项专业性很强的工作，要求档案工作人员既要有很强的责任心和良好的职业道德，又要有扎实的档案管理专业理论知识以及防震减灾专业知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法来高效管理地震各类档案，提高档案管理服务水平，这是新时代赋予档案管理工作者的重要使命。首先，作为一名新时代的档案管理人员，在学好自身档案管理专业知识的同时，还必须学习公文、防震减灾等相关专业知识，优化自身知识结构，并运用到实际工作中去。其次，通过集中培训、分批轮训、以会代训等多种形式，积极组织档案管理人员学习相关业务知识，提高档案管理水平，同时组织他们到管理先进的单位参观取经、开阔视野，借鉴先进的管理经验和成功做法，只有这样以不同的形式不断地提高自身综合素质，不断进行知识更新，及时了解档案管理最新发展情况，才能真正在档案管理工作中有所突破，才能更好地提高服务用户的能力。

（二）解放思想，更新观念，确立档案利用服务的重要地位。档案利用服务是档案工作的最终目的，是档案工作所有环节的落脚点。档案利用服务是强化应用技术开发、推广，促进防震减灾各项事业迈向现代化的强大动力，是档案部门为防震减灾事业作贡献的一项重要工作，我们必须高度认识档案利用服务工作的社会地位。要想更新服务理念，实现服务创新，首先必须转变服务思想，被动服务变为主动服务，深入基层了解其所需。其次档案部门要利用现代化计算机提供远程服务，共享档案网络信息资源，使得服务范围由窄变宽，服务层次由浅变深。最终努力拓展服务方式，开发新的服务领域，充分利用室藏档案，通过多种渠道，使其更高效地服务社会，服务大众。

五、档案服务创新的任务

无论怎样创新服务，最终目的在于方便利用和档案的保护。目前档案管理正面临着如何创造条件，抢抓机遇，管理发展好档案管理工作，这是档案服务创新中基础性的建设任务。

档案服务创新中档案资源的建设占绝对主导地位，怎样把档案收集好、管理好、运用好是档案工作人员应当研究和探索的重要课题。档案服务之基在于档案资源的建设。这就决定要进一步深化档案资源建设抓源头监管理念，聚焦重大活动、重大事件、重点建设项目等方面不同载体档案监管工作，全面推进常规归档与即时归档相结合。

在社会广泛信息化的今天，我们的档案事业必须不断创新档案利用服务新模式，大力推进我局档案电子信息化建设工作。2019年，经我局立项批准，采用符合档案外包安全管理规范的信息化服务，历时两年对我局1967年至2018年约35万页文书档案进行数字化扫描，届时将数据成果导入档案管理系统，依托局域网为用户提供更快捷、方便的服务。

随着办公OA的普及及其功能强大、方便快捷的优势，我们将依托新版OA，建立档案模块，并开展网上利用服务，这是档案利用服务的一种重要形式。档案利用服务要依托此平台，以档案信息资源数据库建设为核心，尤其是电子档案全文数据库建设，在线上网实现电子档案的实时利用，使得档案信息利用服务得以网络化。

档案服务工作任重而道远，服务是档案工作的主题，是档案工作的生命力。要想适应当下的发展，就不能墨守成规，只有对档案服务创新工作的迫切性有明确的认识，勇于进行档案服务的创新，改进服务方式，档案管理工作才能提高到一个新的水平，才能赢得大家更多的支持和理解，档案利用服务创新才能保持旺盛的生命力。