办公室档案管理工作效率的提升途径分析

文/青州市谭坊中心卫生院 张锡坤

办公室的档案有序性、完整性是推动单位发展的关键，同时对于单位的发展有一定的促进作用。对于办公室档案管理工作而言，应当坚持基础性的科学原则，并结合具体工作中的实践性特征不断完善并创新，从而保障办公室档案的综合管理质量，从而真正发挥档案的管理综合价值。办公室档案管理从目前来看，仍然存在许多缺陷与不足，例如管理效率不高、管理方式落后等。对此，探讨办公室档案管理工作效率的提升途径有重要意义。

一、做好办公室档案管理工作的必要性

（一）有利于相关工作的开展。众所周知，档案属于单位非常重要的记录性资料内容，档案内容虽然各有不同，但是在重要性方面均有相似性。对于部分事业单位而言，档案本身属于保密性要求较高的机密文件，会直接决定企业、单位的业务是否可以顺利开展。对此，对于办公室档案管理工作来看，只有充分意识到办公室档案管理的重要性并确保其可以顺利实施，才可以更好地推动整个单位正常运行。例如，以人事档案为例，人事档案涉及每一个工作人员的发展历程以及岗位以往和现状，只有真正做好档案管理工作，才可以确保后续的人事聘用科学合理。

（二）做好档案资料管理工作。借助对重要档案资料的针对性管理工作，可以确保单位工作效率得到显著提升，其主要原因在于办公室当中的资料文件属于指导性的指令性文件，其对于不同部门的工作方式以及思路具备一定的指导性价值。对此，可以毫不夸张地说，办公室档案管理也是“领导”，其能够促使单位工作更有序，及时杜绝相关问题的发生。另外，做好办公室档案管理还可以为后续的资料查阅提供帮助，尤其是在信息化时代，借助信息化档案可以更好地实现信息的快速检索与模糊性检索，这些功能的实现可以直接为资料查阅提供便捷帮助。

（三）提高档案资料的安全性。在办公室档案管理工作中，只有做好了办公室档案管理的针对性、层次性，才可以更好地提高档案的资料查阅效益，以便于不同等级档案需求人员及时查阅到相关的资料，并完成分级化管理。这样的处理方式不仅可以提高档案管理的整体工作效率，还可以提高部分重要档案的保护性能力，提高档案的安全性与保密性，推动部门长远发展。

二、办公室档案管理工作效率的提升路径

（一）完善档案信息化管理系统。伴随着信息化技术以及时代环境的不断改变，档案管理工作不断发展创新，此时档案管理工作会逐渐向着信息化的方向发展。借助先进的信息化系统实现档案的整体管理工作，可以将不同的档案数据合理分组、合理储存，从而提高办公室档案管理的整体工作效率。在这一基础上，如何稳定并持续提高档案管理效率，就必然需要及时建立、应用并不断完善信息化管理系统，从而提高整个管理效率。在具体系统建设期间，需要从下面几点着手：1.提升信息化管理意识。办公室档案管理工作的建设需要构建一个全新的管理意识，及时突破传统管理意识当中的各种缺陷，充分意识到档案管理的重要性。强化档案管理的整体水平，加大管理资金的投入，为档案信息化管理提供保障。档案信息化系统建设期间，需要许多的设备、资金以及人力资源，此时需要做好资金方面的供应，不同的档案系统需要做好针对性的系统建设，对于事业单位而言，需要做好档案管理、档案采集、网上查阅三个系统的建设，并针对不同的管理需求、职责，做好材料的收集、鉴别以及整理、储存，同时根据实际需求做好业务模块的建设，如系统维护与业务管理。2.提升管理效率。在提供资金与基础技术支持的同时，需要按照档案管理的需求做好管理工作的合理落实。一方面，需要单位领导提高对于档案管理的重视度，根据实际需求做好人事方面的调动以及资金方面的调整，从而提高管理的整体效率；另一方面，需要采取更加科学合理的方式落实管理工作，例如针对信息化系统做好管理体系的调整，从而提高管理的综合效率。

（二）完善管理制度体系。进一步强化档案管理工作的制度体系是提高管理工作效率的重要途径。从当前的事业单位档案管理工作现状来看，无论是文件的内容、形式方面，都存在一定程度的不齐全现象，存在相关的缺陷与不足，尤其是对于管理时间不长的单位，档案管理工作意识并不强烈，此时管理手段的应用比较落后，认为管理工作只是单纯的资料统计，只需要做好资料的储存，不需要考虑其他问题，在这一环境之下，必然会引发许多问题。对此，按照档案管理工作的特殊性以及重要性，需要细化管理制度。首先，需要根据档案管理工作人员的管理工作经验采集相关的建议，积极听取建议以及管理中的实践性问题，从而针对性补充与完善管理规章制度。其次，需要从管理工作中不断探索与完善，确保管理规章体系的基础完整，从而推动办公室的档案管理效率。最后，建设意见反馈机制。档案管理的完善期间需要进一步改进与完善管理制度，并构建管理工作意见的反馈机制，按照管理中提出的意见提出改进策略，并由管理人员进行评价，通过后实施。这一种反馈机制的发挥可以显著提高档案管理工作人员的工作积极性，并提高对于管理人员的个体尊重意识，让档案管理工作达到循环提升质量的作用。

（三）不断创新管理理念。事业单位的领导人员需要不断提高对于档案管理工作的重视度，持续性强化单位对于档案综合性管理工作的重视度，尤其是在工作谋划和部署实施等方面，需要不断改进与完善。按照档案管理工作的实践性情况，采取积极主动的业务考核管理工作。除此之外，还需要针对奖励与惩罚需求做好相应的完善管理，针对管理工作者的工作需求提高重视，采取各种激励机制提高其工作的主动性，并根据实际需求不断完善与优化工作环境、条件的便利性。在这一基础上，需要严格落实监督管理工作。管理人员本身也需要提高对于档案管理工作的重视度，尤其是在信息化发展背景之下，需要根据实际的发展特征、改变现状等因素调整与优化自身业务水平，从而提高整体工作效率，推动单位长远发展。

（四）强化管理人员素质。导致档案管理工作效率较低的原因非常多，普遍在于两个方面：一方面，是外部环境、工作人员的素质以及设备工具、监督机制等方面，其中最为突出的便是人员方面的素质问题，对于办公室档案管理工作而言，因为工作本身属于一个高专业性的工作，再加上信息化设备的使用，所以办公室档案管理工作人员必须具备较强的专业素养。一般情况下，需要以固定的计划实现对工作人员的技术培训，同时还需要提高对职业道德的培训，并适当进行考核，对于工作表现突出的工作人员给予相应的奖励，实现激励作用；另一方面，需要激发积极性。针对办公室档案管理工作人员需要做好相应的激励，在技术、思想等方面提供培训的同时，需要高度重视激励政策的宣传与落实，提高工作人员工作积极性以及能力提升的主动性。

（五）构建意见反馈机制。在档案管理工作不断改进的同时，反馈机制的支持非常重要，这也确保档案管理工作可以向着正确的方向、实际问题与需求之间的关系进行改进。档案管理工作效率提升的同时，需要进一步强化与改善管理制度，同时落实管理工作的意见反馈机制，借助反馈机制实现对档案管理工作中相关问题的及时检查，并按照实际的问题以及现状问题等提出相应的管理意见，及时将意见反馈到管理人员处，管理人员再根据实际情况进行及时整改与优化。但是，在反馈机制建设的同时，需要得到相应的支持与高度重视，办公室档案管理人员需要提供积极的支持与配合，及时将意见进行反馈，真正带动办公室档案管理工作人员保持相应的工作积极性，从而促使档案管理工作的效率以及工作质量水平得到持续性提升。

三、总结

综上所述，伴随着我国经济水平的持续性提高以及电子信息化技术的不断发展，事业单位的内部档案管理工作模式也在不断完善和创新。在这一背景之下，办公室档案管理工作需要进一步提高自身的工作效率，确保档案可以真正为其他的工作人员服务，在信息化技术的支持下，档案管理工作会遭遇更多的挑战、获得更多的发展机遇。对此，在今后需要进一步提高相关管理工作水平，提高新技术、新方法的掌握与应用，从而保障办公室档案管理工作效率持续提高。