事业单位档案管理工作创新思考

文/潍坊市海洋发展研究院 徐娟

当前，事业单位的改革在不断深入进行，事业单位通过转型、重组、重构及转制等获得了新的发展。在保证事业单位高效、协调、有序运行过程中，档案管理发挥了巨大的作用。因此，进一步规范事业单位档案管理对当前事业单位的建设发展具有重要意义。

一、事业单位档案管理工作应遵循的原则

（一）尊重差异性原则。档案管理人员在整理档案时，要依据档案的内容与类型来分门别类，针对不同的档案运用编写不同的编码与名称，这将在很大程度上方便之后的分类整理，便于迅速地找到档案，假若将各类档案毫无章法地堆放在一起，那么想要快速找到需要的档案会很难。所以，务必要将管理规定与差异性原则落到实处，档案管理人员自觉依照标准来分类档案，在归类整理之后存放在相应的文档与文件夹之中。

（二）遵守职责、权益兼顾的原则。在档案制度的制定过程中，一定要明确领导干部的工作职责范围及权限。例如行政事业单位档案部门的分管领导可主要负责档案管理工作任务、目标的制定，对归档档案的定期、不定期检查和指导等等。同时在明确责任的时候，应着重保护工作人员的合法权益。如果行政事业单位时常忽视工作人员的权益，必然会影响工作人员的工作热情，也必将影响整个事业单位的发展。所以建立行政事业单位档案工作制度，必须要坚持明确职责与保护权益两手抓、两手都要硬的原则。

（三）静态、动态相结合的原则。事业的稳定前行发展，需要制度在一定时期内做保障。但是，制度并不是一成不变的。随着时代的发展，社会的变化，行政事业单位的各项制度也应该发生变化，以适应当下的工作需要。目前我国各项事业已和世界接轨，行政事业单位也逐步走上了国际化道路。所以对档案部门而言，应当积极学习一些世界上先进的档案管理办法，同时结合自身部门工作情况，不断总结、完善现有的档案工作制度。

二、做好事业单位档案工作面临的主要问题

（一）档案管理工作人员的素质有待提高。部分工作人员素质不高，这是导致档案管理工作无法顺利实施的主要因素。有的单位领导会出现重经济效益、轻日常管理的现象，一般都会认为档案管理工作难以协助单位获取更大的经济效益，所以在人力、物力以及资金方面时常会出现不足。在日常工作阶段，大多忽视档案管理工作，有些工作人员以为确保档案资料的完整性、不发生资料遗失就足够了，该种观念意识直接导致档案管理工作水平低下。

（二）档案管理模式与实际发展不相适应。目前，事业单位档案管理模式和实际不符，欠缺必要的硬件设施。在日常档案管理工作中，依旧沿用较为传统化的人工统计管理方式。因为单位内部档案管理资料众多，该类粗放式管理模式势必会加大工作人员的压力，从而影响档案管理工作的质量。运用人工统计的管理方式，难以达到档案管理工作的最终目的。纸质档案资料整理会耗费诸多时间与精力，枯燥冗长的工作内容会加大员工失误的几率，也就无法确保档案工作的水平及精准性。

（三）档案管理制度不完善。现今，档案管理机制不健全，对于相应职责的划分十分模糊，相关工作人员很容易发生工作上的问题纠纷。事业单位档案资料编制体系不够细化，档案资料纸张的运用和档案归档、修建标准有出入。这样一来，不但加重了档案管理工作人员的工作量，还使得档案管理工作水平低下。另外，部分档案管理部门的相关程序不健全，尤其是关键档案资料的借阅、查阅流程不严谨，这极易导致机密文件遗失。事业单位档案管理不管是在前期的编排与划分上，还是后期的管理过程中都相对混乱，并未严格依照有关规章制度进行。值得注意的是，事业单位档案管理监督机制不完善，部分监督管理部门受到来自内部环境和人为因素双重因素的影响，导致档案管理工作滞后于单位发展。

（四）信息化建设比较落后且利用率不高。随着社会的不断发展，信息技术在各个领域的应用越来越广泛，在事业单位档案管理中融入信息化建设，但是由于档案管理工作得不到重视，资金投入不足，在信息化建设方面比较落后，相关的工作人员并没有熟练掌握信息技术，因此在工作中采用传统的方式进行管理，信息技术的利用率不高。而且事业单位档案管理工作的效率也受到了限制。一部分纸质档案在使用的过程中出现了破损丢失等情况，严重影响了后续的使用工作。此外还缺乏专门的维修管理人员，导致信息系统中存在诸多的漏洞，使得档案管理工作中出现各种各样的问题，难以紧跟时代发展的步伐。

三、新时期事业单位档案管理工作的创新与思考

（一）建立健全档案管理制度。1.各项规章制度必须要具有合理性和科学性，其规章制度必须要符合本单位档案管理工作实际需要。2.简明、实用，可操作。制定的规章制度必须要具有良好的可操作性，方便实用、简单易行才可以更好地发挥规章制度的指导和规范作用。3.坚持制度约束的地位平等性。制定的规章制度要求既要约束职工也要约束领导，职工和领导为制度的主要执行者和主要制定者，坚持制度约束的地位平等性，是制度顺利执行的重要保障。4.奖惩分明。档案部门在规章制度中既是管理者又是执行者，所以在规章制度的执行过程中，档案部门要保证制度执行的严肃性和公平性，做到有功必奖，有过必惩，奖惩分明。

（二）通过培训提升档案管理工作人员素质。当今时代，档案人员不但要兼具基本的档案文件搜集管理能力，还要与时代接轨。21世纪无疑是信息化的时代，如何保存搜集档案，如何高效运用信息化等先进电子仪器来予以归纳整理，值得研究。为了从本质上提高档案工作人员的素质，要做到如下几点：首先，在招聘选用时设定门槛，考核相关人员的理论知识和实践操作技能。其次，要定期针对档案管理人员进行系统性培训，比如在职学习、参观交流、举办档案专题的竞赛等等。最后，将档案管理工作人员梯队建设做好，确保各项工作有条不紊地衔接，以防关键工作在人员退休之后出现短缺的现象。

（三）开展信息化建设，提高档案管理工作质量。信息化时代，事业单位要始终与时俱进，构建健全的档案管理机制，合理运用信息化技术，逐步扩大系统建设投入力度，从根本上加大信息化技术和档案管理工作的实效性。首先，运用计算机等设备来予以扫描。针对纸质档案，实施电子化存档，保障纸质档案和电子档案的双重管理。利用信息化技术构建数据库，将事业单位中的各类档案进行分类归纳整理，在使用时通过检索能够快速提取档案，同时进行档案的备份，确保档案的永久保存。其次，要筛选和对比档案管理系统的价格、功能和实现方式，且在此基础之上采用与本单位实际情况相符的档案管理系统，进而显著提升信息化水平。通过信息化技术打造动态化档案管理系统，针对工作人员与单位发展情况实施动态化管理，且将关键信息融入其中，加以完善。在档案管理系统中，可以建立一个内部的系统，便于内部各个部门的联系。加强部门之间的联系，便于档案管理部门开展高效的管理工作，逐步提高管理水平。此外需要注意引进专业人才做好档案管理系统的维护工作，避免受到网络病毒的入侵，造成信息的泄露。不仅影响事业单位的档案管理工作，还威胁各项业务信息的隐私和安全。

（四）加强法律宣传，搞好保密工作。目前，档案缺乏对事业单位工作人员隐私信息的防护工作，因此在档案管理过程之中，要重视档案管理工作，避免因为管理不当而引发泄漏隐私的情况。首先，要扩大法治宣传的范围与力度，让档案管理人员意识到档案管理的重要性，逐步加大档案管理的规范合理性。其次，在档案保密工作中，相关人员要构建行之有效的档案保密条款，严格控制档案查阅和信息的公开，从根本上减小发生泄漏的几率。最后，档案人员要全方位予以检查，且要在综合监控下，保障销毁环节的有效性。

总之，目前，在社会高速发展的形势下，事业单位要积极创新并改善档案管理工作的思路与模式，这对于单位稳定和谐发展具有十分重要的意义。但是，国内事业单位档案管理工作中存在的诸多问题与不足，严重影响并威胁到事业单位档案管理工作的全方位开展。因此，要不断创新事业单位档案管理工作，全方位提升档案管理的水平与质量。