信息化背景下文书档案管理工作创新探究

文/达州市人事考试中心 秦魏

在信息技术处于迅猛发展态势的新时代背景下，企事业单位的文书档案管理人员在文书档案管理工作过程中如果不更新文书档案管理理念，拘泥于传统的文书档案管理模式，那么势必难以满足信息化时代对于文书档案管理工作的现实要求。所以对于企事业单位的文书档案管理人员而言，必须充分认识到传统文书档案管理工作存在的不足，积极探索将先进信息技术应用到文书档案管理工作来，不断提高文书档案管理的工作水平与质量，不断提高文书档案资源的利用率。

一、信息化背景下文书档案管理工作存在的问题

信息化背景下，企事业单位的文书档案管理工作模式已经出现了新的变化，为了更好地满足当前企事业单位的发展要求，文书档案管理人员必须对过往的文书档案管理工作经验进行进一步的总结，采用现代化的文书档案管理方式，做好文书档案管理创新工作。但就目前来说，企事业单位的文书档案管理工作还存在着不少问题，通过归纳总结主要体现在以下几个方面：

（一）文书档案管理理念较为落后。文书档案在通常情况下是企事业单位资料管理工作中的重要内容，可以为企事业单位的日常经营管理提供重要的参考依据，属于一项基础性但是非常重要的工作。但就企事业单位文书档案管理工作开展现状来看，许多文书档案管理人员思想守旧，缺乏创新管理意识，缺乏信息化管理应用意识，依然沿用传统的文书档案管理理念。如此不仅无法提高文书档案管理工作效率，无法真正提高文书档案管理工作水平，同时对于整个文书档案管理工作的开展而言，也会产生较为不利的影响，容易产生资源浪费问题。

（二）文书档案管理流程较为繁琐。就当前企事业单位文书档案管理实际工作现状来看，文书档案管理人员由于综合素质参差不齐，缺乏引进先进工作方式的意识，缺乏足够的专业管理储备知识，在信息化背景下，没有对当前文书档案的管理流程进行优化，导致文书档案的管理流程始终较为繁琐。这样会导致文书档案管理人员在实际工作开展过程中耗费大量的时间，这无疑是一种极大的资源浪费，不利于将管理人员的工作积极性有效调动起来，难以适应如今信息化要求。

（三）文书档案管理存在较大风险。从当前企事业单位文书档案管理工作开展现状来看，由于电子文本和电子档案不断出现，虽然为文书档案管理人员的工作提供了极大的便利，但是也使得文书档案管理工作面临着较大的风险性，再加之许多企事业单位的文书档案管理人员依然采用传统的管理模式，这无疑会进一步加大这种风险性。倘若电子文书档案在管理过程中遭受到不法分子的恶意入侵，使得文书档案信息发生泄漏问题，那么势必难以有效确保文书档案信息的完整性和安全性，最终对文书档案管理工作的创新形成制约。

二、信息化背景下文书档案管理工作创新的意义

（一）有利于文书档案处理变得更加高速便捷。伴随信息技术的不断发展，计算机的信息处理能力也因此而获得极大提升，那么将信息技术应用到文书档案管理工作创新中，无疑能够使得文书档案处理速度变得更加高速、便捷。相比于传统的手工文书档案处理操作，借助计算机来进行文档处理无疑可以使得工作时间大大缩短，文书档案管理人员仅需要将计算机如何处理文书档案的相关操作程序予以熟练掌握就可以了，就可以实现对文书档案处理工作的快速完成。相比于传统的手工文书档案处理操作，要借助计算机来处理相关文书档案，所以发生错误的情况非常少。而传统手工处理往往需要文书档案管理人员时刻保持仔细谨慎的态度，一旦发生错误就得重新返工，这无疑大大延长了处理时间。相比于传统的手工文书档案处理操作，当文书档案管理人员需要找寻相关文书档案的时候，仅仅需要借助信息技术的检索功能，就能够根据日期、关键词等要素快速查找到所需要的文书档案，从而使得文书档案的查阅利用效率大大提高。

（二）文书档案传递变得更加安全快速。文书档案的传递是企事业单位文书档案管理工作的重要内容之一。将信息技术应用到文书档案管理工作创新中，无疑能够使得文书档案传递变得更加安全快速。因为借助信息技术可以为企事业单位的文书档案传递提供一条安全、快速、高效的途径。企事业单位仅仅需要建立一个通畅、安全的内部局域网，就能够使文书档案在企事业单位内部进行快速的传递，而且借助这种传递方式还能够有效避免传统纸质文书档案传递损坏、丢失问题，从而有效保障文书档案在传递过程中的完整性和安全性。但是需要注意数字化的文书档案传递，面临的一个安全风险就是信息泄露。

三、信息化背景下文书档案管理工作的创新对策

（一）需要创新文书档案管理理念。思想是行动的先导，唯有充分认识到信息化背景下创新文书档案管理工作的重要意义，才能够将文书档案管理人员的创新积极性有效调动起来，从而以更加积极的态度去迎接文书档案管理创新工作。一方面，应培养企事业单位管理层文书档案信息化管理理念。作为企事业单位的领航员，管理层直接决定了企事业单位的发展方向。所以企事业单位管理层应当首先认识到信息化背景下创新文书档案管理工作的重要意义，树立文书档案信息化管理理念，并积极采取实际行动在文书档案管理工作中落实新的工作理念，自上而下带动单位全体文书档案管理人员认识和树立文书档案信息化管理理念；另一方面，企事业单位应注意培养文书档案管理人员的文书档案信息化管理理念，可以通过展示其他企事业单位应用信息技术创新文书档案管理工作所取得的成果等方式，从而让文书档案管理人员深刻认识到信息化背景下创新文书档案管理工作的重要性及必要性，增强他们对文书档案信息化管理理念的理解和重视程度，从而为接下来的文书档案创新工作的开展提供良好的思想保障。

（二）需要创新文书档案管理方式。文书档案信息化管理的各个阶段对于管理方式的要求无疑是不一样的。从文书档案当前阶段的信息化管理发展水平来说，需要着重在几个方面把好关：其一，对于基础业务的管理水平要予以进一步增强。即便文书档案管理实现了较高的信息化水平，但是这不代表基础业务会因此而过时或者是完全被废弃。现阶段来说，完全可以借助信息技术完成数字化文书档案，然后将这些数字化后的文书档案精心保存下来，再通过档案编研使得纸质文书档案变成“记忆工程”。比如单位的扶贫档案完全可以制作成为系列档案，将贫困地区经济情况、贫困地区人员构成情况、贫困原因等调研情况、扶贫实地考察的情形以及扶贫工作取得的成绩等原始地展现出来，将当时开展扶贫工作的原貌予以真实还原。同时，在基础业务工作方面，需要强调业务工作与档案工作在部署、实施、检查、验收上的同步，业务工作开展多深，那么文书档案管理工作就需要开展多深。其二，要做好对标及学习。信息时代行业之间进行跨界合作的情况越来越多，而且这些合作往往取得了令人意想不到的让双方共赢的效果。所以在信息化背景下，文书档案管理人员应跳出传统文书档案管理的固定范围，多去看一看、学一学其他行业是怎样开展文书档案管理工作的，去看看其他行业在文书档案信息化管理中的创意点子是否可以运用到自己单位的文书档案信息化管理实践中去，不断创新文书档案管理方式，有效提高文书档案管理效率及质量。

（三）需要不断挖掘文书档案价值。信息时代，随着信息化水平的不断提高，文书档案信息的巨大利用价值无疑会更加凸显。有别于泛化网络数据，文书档案信息的真实可靠性强化了信息分析、预测和辅助决策等功能，因而在许多领域都有着尤为重要的应用价值。信息技术内容具有复杂、宽泛的特点，因此企事业单位的文书档案管理工作要想成功融入整个时代，就必须突破产业、专业、技术、资金等诸多限制。第一，企事业单位文书档案管理部门应加强组织领导，提高文书档案使用价值挖掘的可操作性，确保各项资金、人力、物力投入到位。第二，企事业单位文书档案管理部门可以与负责软硬件开发和维护的技术企业寻求合作，弥补自身文书档案管理“重硬件轻软件”的短板，在硬件维护的基础上，以用户需求为导向，加大对数据挖掘、分析和预测方面的软件开发力度。第三，建立文书档案信息共享平台，既可以实现高价值文书档案信息的公开获取，促进文书档案信息的二次利用，又可以根据文书档案利用频率过滤出价值密度较高的文书档案资料，为高质量的内容输出提供来源支持，以便文书档案管理更有针对性地满足企事业单位的使用需求。但是在挖掘文书档案使用价值的过程中，为了不影响原文书档案的使用价值，有必要借助数字水印手段来实现这一点。比如在文书档案形成阶段嵌入数字水印，以便识别电子文书档案原始身份信息；在流转阶段嵌入数字水印，以便标识电子文书档案的流转过程，形成完整的“水印链”。