汽车产品档案信息化建设与管理研究

文/延锋汽车饰件系统有限公司 王培

信息技术的快速发展，使档案管理逐渐进入无纸化时代，汽车产品档案的信息化建设与管理水平，将很大程度上影响汽车的制造与发展，加强对汽车产品档案的管理，尤其针对科技类信息，能够更好地服务汽车产品的市场发展。接下来将针对汽车产品档案的信息化建设与管理，简单介绍几种有效策略。

一、汽车产品档案信息化建设与管理存在的问题

汽车产品档案信息化建设和管理是汽车制造企业的重要工作内容之一，与企业汽车技术研发与市场推广等各项内容密切相关，但在实际的建设与管理过程中，由于其安全技术存在制约性，在电子档案的建立、保存与传输、使用等过程中存在较大的信息安全隐患。同时，档案保存所使用的各项计算机软件与硬件的适配性等因素均会对档案信息的安全性造成影响。产品技术文件的整理过程中，仅是按照理论开展，缺乏实践性的专业指导，无法满足档案使用的实际需求。除此之外，汽车产品档案纸质化与电子化的内容存在差异，且签批流程具有一定的重复部分，对工作效率产生一定阻碍，造成企业资源的浪费等。

（一）档案信息化安全技术不成熟。档案信息化管理目前普遍具有便捷、高效的特点，尤其是在汽车产品档案管理中，一般来说，档案文件的数量较大，同时涉及的部门相关人员也很多，档案的信息化不仅能够有效提高工作效率，同时也能够很好地节约人力资源。除此之外，产品档案信息化建设工作离不开各个部门间的通力合作，工作的推动受到各个部门的影响。产品档案在流转过程中的每个环节，不管是设计人员在归档时的图纸和文件，还是负责生产及质量管控的相关单位，都会对档案信息化建设的进度产生影响，但是其他文件的电子档案也会受到各种各样的因素影响，例如文件的上传私密性、信息的存储方式以及信息的传输等，这些工作环节都或多或少影响到信息安全。除此之外，电子档案本身的信息安全也会受到各种因素的影响，例如电子计算机软硬件的生存周期、载体寿命、载体所载档案以及电子计算机软硬件平台的一致性等，倘若没有能够处理好这些因素，就很有可能造成档案信息的丢失和损害。

（二）产品技术文件的信息化缺少实践性指导。国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》中的相关条例对于规范国内电子化文件的管理发挥了重要作用，但是电子化文件的整理工作仍然缺少实践性的指导，虽然规范中指出“归档电子文件的整理按DA/T22规定要求进行”，但是就目前的形势来看，仍然无法满足汽车产品档案信息化建设的具体要求。

（三）电子档案与纸质签批流程存在重叠。图纸在一般情况下是汽车产品档案记录过程中最重要的部分。图纸档案在信息化建设过程中，在PDM（Product Data Management，产品数据管理）系统平台上管理电子档案，但是在线下依然没有取消纸质图纸的档案管理，这就很难保证两者能够具有一定的同步性，进而管控工作较难进行，工作流程较为复杂，而且会造成资源上的浪费。

二、汽车产品档案信息化建设的有效策略

（一）转变管理理念，重视档案信息化建设。汽车产品档案信息化建设应从人员的思想层面着手，有效转变人员的观念，使企业员工，尤其是档案管理相关人员，重视档案信息化建设工作，落实好档案建设各项工作。在建设信息化汽车产品档案时，企业可以针对档案管理工作人员开展专题培训，使其在思想上对信息化档案建设建立正确的认识，能够给予信息化建档工作足够的重视，同时对信息化汽车产品档案形成全面、专业、系统化的认知，能够明确建设过程中需要落实的各项工作内容，做好短期内处理大量信息工作的准备，严格按照专业要求做好档案审核、指导等各项信息化建设工作。同时，档案管理人员在实际工作中可以同步做好档案建设与管理重要性的宣传工作，使企业各部门充分重视档案的建立、保存、使用，形成良好的合作氛围，为汽车产品档案信息化建设奠定良好的基础。

（二）建立保密机制，确保电子信息的安全。在汽车产品的档案管理中，大多数文件都是以电子化的方式进行存储，电子文件相对纸质文件而言，具有更久远的保存性，但其安全性也同样成为信息化档案建设过程中不容忽视的重要内容，需要企业建立严格的保密机制，采取有效管理措施，切实保障电子档案信息的安全。首先，企业为档案管理设置专门的技术人员，负责做好信息档案系统的维护与升级，通过对汽车产品档案文件加设保密程序，使关键的科技档案信息内容具有高度非公开性，在档案信息的传输过程中能够保持良好的保护作用。其次，可以在档案的保密机制建设过程中，增加访问权限设置，针对不同层次的员工设置不同的访问权限，同时可以采用刷脸或者指纹等身份验证的方式进行档案的使用、查阅管理，只有输入与访问权限相匹配的档案访问通行证，经过信息系统认证后，才可以进行档案查询。与此同时，计算机将会同步保存档案的访问记录，由专门的档案管理人员进行有效管理，确保汽车产品档案信息的安全。

（三）加强部门沟通，明确档案建设的流程。汽车产品档案信息不仅与档案管理部门有关，与汽车技术研发部门、市场推广等多个部门都密切相关，档案信息化建设需要企业各个部门加强沟通与交流，明确档案处理的各项工作流程，在汽车产品信息化档案建立过程中有效提升工作效率。档案管理部门需要主动提出新想法，发现问题后要及时与信息技术部门沟通，真正让信息技术为档案管理所用，而不只是把档案信息化建设当作“面子工程”。企业可以档案管理部门为主导，通过制度宣传等方式，使档案信息涉及的各个部门明确档案建立与使用流程，加强沟通与协作，有效提升档案信息化建设效率，尤其是与信息技术部门，需要加强部门之间的沟通。在信息化档案处理过程中，一旦发现问题，可以立即与信息技术部门开展有效沟通，必要时可以通过召开专题会议等方式，及时制定处理措施，进一步完善档案信息化系统。如有任何创新想法，能够有效丰富信息化档案系统的使用功能或者提升安全性的设想，可以及时与信息技术部门进行合作，优化汽车产品档案信息化系统。除此之外，对于信息化档案的建设，可以加强部门审批制度，立足信息技术管理的视角，将其流程设计为基于PDM等相关系统完成对图纸等信息的审批，使其直接生成为电子信息文件，不仅可以有效简化工作的流程，还能够直接形成审批后的电子化文件，避免在打印后进行审批的重复性工作等。

三、加强汽车产品档案信息化管理的有效策略

（一）提升信息技术，保障档案信息安全。在汽车产品档案信息化管理过程中，最重要的管理内容是有效保障档案信息的安全，企业可以通过提升信息技术等方式，实现档案信息在存储、传输和使用中的安全性，借助信息技术的升级与更新，保障信息数据的存储与传输安全。例如，汽车产品档案信息化管理等相关技术部门可以有效更新、升级企业的安全检测系统，为信息化档案管理配置专用电脑，在该电脑上安装专业的杀毒软件，定期进行防火墙更新。同时，对相应的存储介质做好安全信息管理，可以使用加密软件，设立专用的移动存储介质，保障档案信息传输的安全性。另外，可以建立企业专用内网，使其与公共信息网络进行隔离，保证档案信息的安全性。除此之外，信息化档案管理部门需要做好严格要求，严禁出现涉密信息和非涉密信息设备之间的交叉传输与使用，禁止涉密计算机接入互联网或者连接非专用移动存储介质等，按照其涉密等级规定，及时对档案信息进行必要的备份处理，做好档案信息的存储与备份等相关工作，防止信息化档案丢失。

（二）引入电子文件，提升档案管理效率。在信息化档案管理过程中，可以通过引入电子文件等管理系统，使档案管理效率得到可靠提升，减少在管理过程中反复查看文件信息、数据等现象。同时，能够避免由于文件的修改或者版本更新等原因，造成档案信息的紊乱，甚至丢失等现象。例如，可以由档案信息管理部门设置固定归档节点，将办公软件系统、企业所运用的项目管理系统以及相应的绘图系统等作为信息化档案的来源，按照固定时限要求，对电子信息进行及时收集与管理。同时，在电子文件产品管理中，设置自动分类功能，使汽车产品档案信息可以按照其归属性质，如文件、绘图、技术、市场等，在计算机系统中自动进行归类，将同种类型、功能的信息归列到同一文件目录下，并且按照时间顺序进行排列。

（三）设置发放系统，确保档案传输安全。汽车产品档案信息管理不仅涉及到汽车技研发企业，还与其供应商及销售单位等密切相关，因此，为了保障电子档案在传输过程中的安全，企业可以通过设置发放系统，畅通传输渠道，保证信息化档案在传输过程中的安全性与可靠性。例如，企业可以设置与档案信息化系统相匹配的发放系统，将其与档案信息管理中的文件、绘图、办公等系统进行功能集合，使汽车产品档案信息实现系统的自动收集、发放与传输，在企业与上、下游单位之间实现高效的档案信息传输。同时，对档案传输的过程可以进行实时的监控与记录，在传输过程中通过设置加密系统或者采用身份验证，开放特定权限等具体的管理措施，实现档案信息数据的准确安全传输等。

四、总结

建立健全信息化的汽车产品档案体系，加强科技档案的有效管理，需要在立足企业发展实际，以核心业务作为出发点，改进档案管理机制，提升档案管理的便捷性，才能为汽车产品的发展提供可靠的基础信息保障，有效提升企业的研发和管理效益。