基于理念创新的档案管理信息化建设

文/陕西钢铁集团有限公司 张静

信息时代，科技发展日新月异。在创新档案管理理念的背景下，开展档案管理信息化建设，要不断研究档案信息化建设的内涵、内容和特征，深度剖析日常工作中存在的不足和问题，采取有针对性的措施有效提高管理效率，推动档案信息化建设的全面发展。

一、档案信息化建设综述

（一）档案信息化建设的概念。档案信息化建设是信息技术与档案管理工作深度融合的一个过程，即用信息技术对档案信息的采集以及档案的管理、开发、使用进行改造、优化、升级，在重新确立档案管理新理念、新理论、新原则的基础上，构建档案管理和档案服务的基本框架、基本方法，实现档案资源的社会化服务。目前，档案信息化建设的形式主要包括档案信息的数字化、档案网站建设和数字档案馆建设。

（二）档案信息化建设的内容。档案信息化建设包括信息化硬件设施、信息化服务意识和信息化管理水平三个大的方面，具体内容如下：其一，硬件设施建设。硬件设施是信息化建设的基础，是档案信息化管理的支撑平台，主要由计算机、存储空间、数据库和局域网等组成。硬件设施建设不能盲目追求高配置，而是要与本单位档案管理实现科学配置，使两者之间达到最佳的匹配效果。一般来讲，硬件设施是档案信息化管理的技术标志，要想达到什么样的信息化管理水平，必须首先配置相应等级的硬件设施。其二，服务意识建设。档案管理人员的服务意识属于思想层面的内容，也是信息化建设的重要内容之一。实施档案信息化建设，档案管理人员必须首先树立信息化背景下的服务意识：一是要改变传统的工作理念，变单一、狭隘的管理服务模式为即时、快速、全方位的管理服务模式。二是要拓宽档案信息采集的渠道和手段，提高档案信息采集的准确度，并对档案信息资源进行深度和广度上的深加工，为客户提供更好的档案信息服务。三是要加强专业学习，围绕信息化管理的需求不断提高自己的理论水平和专业技能，做一名合格的复合型人才。其三，管理水平建设。档案管理水平是信息化建设的关键，当硬件配置和人的服务意识到位之后，信息化建设能否发挥应有的作用，管理水平就是决定性的因素。一是要深入总结信息化建设的经验与教训，不断总结改进，提高档案信息化管理的水平。二是要注意学习和借鉴国内外的先进经验，推动信息化管理与时代同行。三是要建立健全档案管理与服务体系，完善制度，优化流程，切实提高管理服务的质量和效率。

（三）档案信息化建设的特征。人们之所以开展档案信息化建设，最根本的原因就是档案信息化建设具有优秀的时代特征：一是具有时效性特征。时效性是档案管理的主要特征之一，档案信息化建设让时效性得到了最佳的体现。一方面，档案信息化管理能够有效地对档案信息进行深度加工和即时管理，能够把需要的信息随时提供给需要的部门或群体；另一方面，档案信息的采集、分类、存储、管理有一个时限，只要不断更新档案管理的信息才能做到与时俱进，给档案管理工作提供更多的发展机会。二是具有创新性特征。档案信息化建设从本质上讲，就是把信息技术引入档案管理工作，这本身就是一个巨大的创新或者发展。对档案实施信息化管理，其创新性特征表现在两个方面：一方面，信息化建设弥补了传统档案管理存在的缺陷，使档案管理的每个环节都得到了改革和优化，无论是档案信息的采集、整理，还是归类、存储等，都得到了创新；另一方面，档案管理的每个环节都在不断发展变化，每过一段时间都要重新进行归类和调整。三是具有价值性特征。档案信息化建设大幅度提升了档案信息的实用价值，把档案信息的价值发挥到极致。一方面，信息化建设拓展了档案的信息资源，通过建立庞大的数据库实现了档案信息的共享，无形之中提升了档案信息的实用价值；另一方面，信息化建设通过深度分析、挖掘档案信息的资源，使其变成了具有生命力的资源库，进一步提升了档案管理的文化价值和社会价值。

二、档案管理信息化建设的现状及存在的问题

虽然档案信息化建设已经开展多年，但是由于种种原因依然面临着尴尬的现状，存在着不少这样或那样的问题：

（一）在观念层面，没有形成与信息化建设相匹配的观念体系。一是档案管理的意识薄弱，对档案信息的收集、采集和归档没有给予足够的重视。有的档案管理部门档案信息疏于管理；有的不注重档案资料的移交；还有的对档案的时效性认识不到位，不及时进行分类、录入、存放和归档，经常是积压很多一次集中处理。二是归档意识淡化，虽然对信息化建设各个环节的要求都清楚，但执行起来就是不落实。有的不按制度来，随意归档，想起来就做，想不起来就顺其自然；有的缺乏档案质量意识，把有用的无用的，价值高的价值低的一股脑堆积在一起。

（二）在技术层面，落后于时代信息化建设的步伐。一是档案信息的电子录入时效性、准确性很差，传输速度慢，影响了数据库的建设质量，制约了档案资源价值的发挥。二是档案信息化建设的标准体系缺位，由于没有统一科学的标准，信息化建设的各个环节各自为战，严重制约了信息化建设作用和价值的发挥。比如，在电子信息的采集方面，标准不全不细，导致录入的信息不统一。

（三）在人才层面，缺少与信息化建设相匹配的专业队伍。一是专业的管理人员配备不到位，有限的人员大多是外行出身，都是照顾的对象，这些人不懂档案管理方面的知识，电脑操作也知之甚少。二是缺乏既有档案管理专业知识和技能、又有信息化操作技能的复合型人才，使档案信息化建设成为一种摆设，一个口号。

（四）在管理层面，管理能力和管理水平难以满足档案信息化建设的需要。一是档案管理流于形式，没有严格按照信息化建设的要求和制度落实，各个环节都存在不到位的问题，造成总体管理效率非常低下。二是闭门造车，不与客户进行沟通，信息化建设的价值没有得到应有的开发。比如说，档案信息的深加工和分析处理这个非常关键的环节，要么按老套路进行，处理的结果没有任何应用价值；要么客户需要的信息，自己没有分析提供的能力。

三、推进档案管理信息化建设的对策与方法

（一）构建科学的档案信息化管理体系，优化档案管理流程，完善档案管理制度，提高档案管理效率。一是要构建与信息化建设相适应的档案信息化管理机制，使档案信息化建设的各个环节得到有效和紧密的衔接，提升档案管理的质量。二是根据信息化建设的客观规律和客户的需求，优化档案信息化管理的流程，使档案的收集与鉴定、保存和使用更加高效快捷，提高信息化管理的效率。三是根据信息化管理的流程完善相关制度，让每个环节的工作高标准、高效率地落到实处，提高档案信息化服务的效率和质量。

（二）加强档案信息化管理的基础建设，为信息化建设的全面发展提供可靠的基础保障。一是要加强档案信息化管理重点环节的建设，不但要配备标准的硬件设备，还要研发、引进与之相匹配的专业管理软件。二是要加强档案管理队伍建设，通过“请进来、走出去”的方式，加大档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员的综合素质，让高素质的复合型人才走上领导岗位。三是要加强档案信息化管理的思想建设，让领导者和员工都树立起浓厚的信息化意识，积极参与档案管理信息化建设。

（三）加大档案信息化管理技术与方式方法的创新，推动档案信息化建设不断发展。一是要不断学习、借鉴国内外先进的管理理念，有针对性地引进先进的设备和软件技术。二是对档案信息进行深度整理和优化，使其更加系统和规范，实现内容高质量与丰富多样的完美统一。三是大力开展专业技能创新活动，通过竞赛不断提高档案管理人员信息分析、服务与应用的综合能力。

（四）要加强信息安全教育、培训和管理，确保档案管理信息化建设的安全。一是要开展经常性的信息安全教育，让全员树立高度的信息安全意识。二是完善档案信息安全管理制度，强化各项安全管理的措施，坚决避免网络黑客、网络病毒等不良因素对网络资源的破坏。三是要扎实做好数据备份工作，强化身份验证、专机专用等安全管理措施，提高系统安全防护的能力。