信息化模式下档案价值实现探析

文/广西科技师范学院 杨琪

档案是人类的文化遗产，是国家的财富，是人类社会活动的记忆。一个国家文明程度的重要标志之一是这个国家保存的档案数量多寡与年代的久远。档案价值是档案学研究的基础问题，是档案学的核心基础理论之一，是档案工作的最终落脚点。伴随着公众对档案的关注，人们的档案意识进一步提高，档案工作人员对如何更好地实现档案价值进行了深入研究和探索。档案价值指的是档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的参考和凭证意义，即档案利用者利用档案材料满足自己在社会活动中的需求。在信息化模式下利用新技术新方法，加强档案价值的开发研究，挖掘档案价值资源，更好地实现档案价值，有利于提高档案服务能力，发挥档案在经济建设和社会民生方面的重要作用。

一、信息化在档案价值实现中的体现形式与意义

信息化在档案管理中的应用是指以互联网、现代通信、新媒体、数据库技术为基石，将档案资料各信息要素汇总到数据库，供人们工作、生活、学习，辅助管理者决策等。档案管理使用该技术后，工作效率大大提高，推动了档案事业的发展。伴随着科学技术发展日新月异以及信息化时代的到来，档案工作向信息化时代迈进。在当前的档案管理工作中，传统的档案管理模式已经无法满足人们对档案不断增长的需求，信息化在档案中的运用是必然趋势，也是档案工作的重要任务，是档案管理和利用的需要。当前，很多单位和部门已实现数字化办公，计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等信息化设备齐全，产生的电子档案也越来越多，部分单位还用上了相应的档案管理软件，促进了档案管理的信息化进程，为档案管理的信息化提供了良好的环境。随着人们精神文化需求的提高，对档案服务的需求越来越大，对档案价值实现的要求越来越高，信息化促进了档案价值的实现。数据库帮助人们在海量的档案信息中快速查询到需要的信息；互联网提供档案线上查询方式，实现异地查询，大大缩短了档案价值实现的时间，打破档案价值实现的空间壁垒，为档案利用者提供便利；新媒体使档案宣传形式更加多样化，更加吸引人，大大提升了档案价值实现的力度和广度，提升档案自身的价值。

二、信息化在档案价值实现中的探析

（一）信息化在高校档案价值实现中的应用。基于信息化的高校档案管理，既要注重实体档案的收集，又要在收集数字档案上下功夫。实体档案是数字化档案管理的基础，数字档案是实体档案的数字形态。高校档案在信息化的进程中，第一步是传统档案的数字化。按照“优选”的原则将档案价值较大、使用频率较高的档案批量进行数字转化。由于工作量大和现有资源不足的矛盾，可选用外包或分阶段、分轻重缓急一步步进行转换。第二步是做好电子档案的收集归档。充分利用电子档案储存、查询、使用便利的特性，除收集传统档案归档范围的电子档案外，扩大收集范围，例如教师上课的课件和电子教案等，这些电子档案的利用价值高、使用灵活便利、师生需求高，能较好地促进档案价值的实现。在收集电子档案时，细化文件归档的要求，加强对立档单位的业务指导，对电子档案的参数、格式、运行软件等进行前端介入，确保信息档案的规范性和系统化。第三步是做好档案管理的网络化运行。在做好电子档案异地备份等网络安全防范的基础上，实现档案信息的在线服务和远程归档。通过互联网提供公开的或个人权限范围内的档案信息查询、开具相关证明等服务。通过互联网上传归档信息，实现档案的收集、鉴定、移交等过程。利用新媒体移动终端，开展形式多样、内容丰富的档案宣传教育。各地高校智慧校园和数字校园开展得如火如荼，高校档案工作应抢抓机遇，主动对接智慧校园建设，将信息化技术运用到档案价值的实现中，将档案信息化方案融入智慧校园的整体方案，实现档案信息化设备的采购、网络的整体布局、平台的开发。第四步，进行档案信息的开发利用。高校档案信息的开发要与校园文化建设、社会文化建设相结合。让反映校史校情、办学历史、师生学习生活的档案信息，进入教学课堂，开发小纪念品丰富校园文化，通过“易班”、微信公众号开展校史知识竞赛，让档案信息活起来。高校围绕办学宗旨和育人目标，面向社会进行档案信息开发，利用高校网络化领先地位的优势，汇聚高校专家学者、优秀校友，实现网络信息传播，打造高校档案文化品牌。

（二）信息化在企业档案价值实现中的应用。企业档案包含了企业生产、科研发展的核心信息，关乎企业的命脉，对这部分档案进行信息化管理，有助于企业预防和减少自然以及人为灾害带来的损失。企业档案的数字化，能扩大企业的传播范围、提高企业产品、文化传播效率、促进企业档案价值的实现。信息化在企业档案价值实现中的运用，首先要把信息化运用到企业档案管理的各个环节。信息化运用到企业档案管理的收集、交接、整理、归档、统计各个环节，在文件夹、数据库中体现档案材料之间的联系，要标明电子档案属性，把电子档案图形处理软件、运行软件等一同归档。其次确保企业档案信息化所需设备齐全、先进、实用。投入经费用于企业档案信息化硬件设备的购置和软件的开发运营。按标准对光盘进行存储，对磁带、软盘等采取格式转化等保护措施，确保档案的完整性。加强企业档案工作人员的业务能力，让先进的设备发挥最大效率。对内通过调整企业机构设置，提高对档案工作的重视程度，将档案工作纳入企业网络信息部门，提高信息处理能力；通过选用员工外出培训，鼓励员工自我学习提升交流，提高企业档案工作人员的实操能力。对外通过引进信息技术和档案专业人才，带动档案部门人员整体素质的提高。最后加强企业档案信息化的安全防范。企业档案的信息化进程中安全保障应放在第一位，要预防计算机网络病毒的攻击。网络是一个开放的空间，具有极大的风险性和危险性，应及时修补网络漏洞，设置高强度的防火墙。做好备份工作和应急预案，将数据按照不同安全级别进行分类存储。做好异地备份，可在其他省份的下属公司进行档案数据存储，多种方式多种渠道备份，提高档案应急恢复功能。要设置企业内网和外网、不同管理人员的访问权限，区分公开档案和涉密档案联网程度，防范不法人员盗取企业档案机密，给企业造成不可估量的损失。

三、结语

信息化在档案价值实现中的应用是一项技术型、综合性的工作，随着信息技术的发展与普及，档案价值实现的方式和内容将更加丰富。了解信息化与档案价值之间的关系，弄通档案实现的隐蔽性、再造性、多元性等特性，结合事业单位、企业单位等不同单位的实际，总结档案管理中的实践经验，“因地制宜”地采用信息化技术实现档案价值，让信息化在档案管理中开出灿烂之花。