提高档案馆公共服务能力的思考

2020-11-22怀仁市档案馆吴香莲

办公室业务 2020年18期

文/怀仁市档案馆吴香莲

党的十九届四中全会指出，要在坚持和完善中国特色社会主义制度、推进国家治理体系和治理能力现代化上下更大功夫。档案工作是党和国家事业的重要组成部分，承担着“为党管档，为国守史，为民服务”的重要使命。因此，提高档案馆公共服务能力，不仅是贯彻落实党中央决策部署的具体体现，是党和国家对档案部门的迫切要求，也是广大人民群众对档案工作的客观要求，更是国家信息化建设的时代要求。

一、与本文有关的几个概念

（一）档案工作。档案工作包括档案建设、档案管理、档案编研、档案利用等方面。建设是基础，管理是手段，编研是重点，利用是目的。这四者之间，相互关联、相互促进，相辅相成、相得益彰，共同构成档案事业的整体。

（二）档案服务。档案服务包括档案部门为社会利用者提供的直接服务，还包括为基层档案工作的健康发展所提供的大量服务工作。通过卓有成效的服务，促进档案部门社会意识和全社会档案意识的增强，提升档案工作对经济建设和社会发展提供智力支持的贡献率。

（三）档案馆公共服务能力概述。简单地说，公共服务能力是指公共服务主体为生产和提供优质的公共服务产品，以满足公共服务客体的公共服务需求而具备的技能、技术和技巧。档案馆作为保管党和国家重要档案的基地，除负责征集、接收、保存、管理档案外，还具有开展档案利用的功能，它是社会各方面利用重要信息资源的中心，是我国档案事业的主体。档案馆公共服务能力的强弱决定了其在整个公共生活过程当中是否能够真正承担并办理好所有的公共服务事项。

二、当前档案馆公共服务存在的问题

改革开放以来，我国档案馆事业得到迅猛发展，但是我们还必须清醒地认识到，由于种种原因，当前档案馆公共服务方面在某种程度上仍存在着思想保守、观念陈旧、缺乏大胆的创新举措，致使档案馆公共服务能力和水平不能适应新形势下发展的要求。概括起来，主要表现在以下方面：

（一）服务质量不高。在知识经济时代，知识的更新越来越快，人民群众对知识的含金量要求越来越高，时效性越来越强。但是当前很多档案馆资料严重老化，而新资料接收进馆时间又太久，造成档案信息时效性差、含金量低，与社会利用产生突出矛盾，不能充分满足利用者的需求，服务质量不高。

（二）服务内容单一。由于历史原因，档案馆的服务对象主要是针对党政机关和有关档案史料的编研学者，很多馆藏侧重于以党政机关、国有企事业单位的文书档案为主，主要反映本行政辖区内的政治、经济和文化沿革，馆藏结构片面、内容单一，与社会利用内容的持续扩大形成强烈反差。

（三）服务意识不强。受计划经济的长期影响，很多档案馆“机关衙门”作风和“机要重地”意识尚未从根本上消除，部分从业人员存在高高在上的等、靠懒惰思想，没有服务概念，公共服务意识淡薄，有些更是对档案利用者语言生硬，存在刁难读者并在提取档案时故意拖延时间的现象，缺乏公共性的现代服务理念。

（四）服务手段落后。信息在当今社会经济发展中发挥着越来越重要的作用，人们希望快速、准确地获得信息。新时代多数行业都在充分利用新信息和媒体技术改善服务，档案馆自然不能置身事外。但与其他行业相比，目前多数档案馆在信息化、现代化、智能化方面仍然比较滞后，利用新技术手段的能力不足。

（五）服务干劲不足。长期以来，档案部门存在着“干与不干一个样、干好干坏一个样”的不良风气，而现行的工资制度又无法体现出鼓励优秀档案人员，所以无法区分档案人员的能力和水平，只能按行政级别、职称和学历发放，缺乏应有的奖优、罚劣竞争机制，使档案管理人员没有工作热情，干劲不足，档案馆的服务效果可想而知。

三、加强档案馆公共服务能力建设的对策

我国档案事业总的指导思想是：加快档案信息化建设和社会发展服务的力度，全面推进档案事业健康发展，更好地为建设中国特色社会主义事业服务。加强档案馆公共服务能力建设就是要对传统的体制机制弊端进行改革，调整不适应改革开放和现代化建设新形势的工作环节，建立与经济社会发展相适应的服务机制，与时俱进，不断推动档案工作持续健康发展。

（一）加强馆际交流，形成规模效应。不同档案馆的档案信息资源无论在数量还是在质量和结构上，都存在很大差异，但各自又有优势和局限。因此，打破区域和种类的限制，加强横向联系，打破“围墙”，整合资源，才能实现优势互补，强强联合，形成合力，才能实现档案信息交流的最大流量，发挥规模效应，使档案的利用向广泛、纵深发展。

（二）丰富馆藏结构，提高档案质量。档案作为人类社会历史的“记忆器官”，应该包括政治、经济、科学、文化等各个方面的内容，包括国家历史发展的全貌，如果只偏重某一个方面，这样的记录是不完整的。各级档案馆应树立大档案意识，根据社会需求，合理调整馆藏结构，完善进馆档案的载体种类，要做到重点收集、广泛征集、及时采集相结合。要改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新理念，变被动服务为主动服务，通过拓宽信息来源，不断深化档案信息加工，提高档案质量，凸显档案价值。

（三）拓宽服务范围，延伸服务职能。美国档案利用的原则是：公众需要什么，我们就做什么，把利用者的需求放在第一位来考虑。所以，美国的档案工作者始终都能保持良好的服务状态。各级档案馆要学习和借鉴这种做法和精神，创造条件，扩大服务范围，在为领导决策服务、为部门工作服务、为社会各界和人民群众服务等方面，开辟新途径，创造新方法，改变传统档案馆在公众中的不良形象。要探索为社会提供全方位、多层次、多领域的档案服务，广泛开展档案寄存服务、档案收集整理服务、档案技术咨询服务、档案文化用品服务、档案软件开发服务和档案教育培训服务，实现服务内容多元化，使档案工作更加贴近社会、贴近生活。

（四）加快技术创新，增强服务手段。档案工作要为社会提供快速、高效、优质的服务，必须加快技术创新。各级档案馆要顺应形势，让档案馆数字化不断提速，尽快购置设施、完善条件，实现由人工管理向计算机管理的转变，通过建立计算机检索系统、计算机编目系统、计算机借阅管理系统和档案馆局域网和信息网，实现档案信息服务网络化，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享，从而为社会提供方便快捷的服务。

（五）注重人才培养，激发服务热情。人才是档案馆增强公共服务能力的保障，承担档案信息收集、整理、开发利用职责的档案工作者，不仅要具备扎实的专业理论知识、广博的现代化科学技术知识，更重要的是要具有较强的信息处理能力、应变能力和创新能力。加快现代化技术人才的培养，已经成为档案部门搞好服务机制创新的当务之急。这就要求各级档案馆管理层必须注重人才培养，破除现有体制机制的积弊，严格考核，奖优罚劣，在单位形成干事创业的良好氛围，鼓励档案工作者努力跟上时代步伐，学习新知识，掌握新技能，把档案服务工作推向新境界。

（六）优化服务环境，提升服务体验。环境的优劣对于利用者心情的好坏、工作效率的高低有着直接的影响。为了利用好不断提升的服务软件，档案馆的服务硬件必须不断进行优化。在强调“以人为本”的今天，我们应该尽可能使服务做到人性化。例如可以针对不同的服务对象开设服务专区；设置特殊的服务环境以方便未成年人和身体残疾的档案服务对象；建设多媒体阅览室或电子阅览室给档案服务对象提供多视觉、多角度的检索空间等。作为档案工作者，在提供各项服务的同时，更应强调每一项服务的细节，以点带面，将档案服务推向更多的民众，淡化档案馆的神秘色彩，改变其严肃单调的形象，为需求者提供温馨的人文环境，使其在利用时感觉到轻松自在、心情舒畅，不断提升服务体验。