浅析国企改革背景下企业档案管理与创新

文/中国建筑科学研究院有限公司 赵越

企业档案是一个企业在其科研、生产、经营和管理活动过程中逐渐形成的具有保存价值的各种文件资料的总和，档案管理作为企业的一项基础性工作，服务于企业管理和发展的全过程，为其提供强有力的支撑。国有企业作为国民经济的重要支柱，在企业自身发展历程中形成的档案对企业的战略发展、经营生产决策等方面有着重要的影响。

党的十八届三中全会以来，党中央提出了全面深化改革的总体目标，国资管理体制由“管企业”向“管资本”转变。2017年，国务院下发的《关于转发国务院国资委以管资本为主推进职能转变方案的通知》明确取消了国资委对中央企业档案工作的业务指导职能。国家档案局于2019年初发布了《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》，贯彻落实党中央国务院关于档案工作的决策部署，全面加强国有企业档案工作，加强国家档案局对国有企业档案工作监督与业务指导。国有企业尤其中央企业档案是国家档案资源的重要组成，是国有资产的重要组成部分，是企业资产管理、运营中不可替代的重要依据和重要资产，是促进资产保值增值、提高管理水平，提升企业竞争力的坚实基础。因此，加强档案管理工作，有利于国有企业不断提升其档案管理服务水平，能更好地为企业的研发、设计、生产、经营、管理活动和维系改革发展稳定服务。

一、国有企业档案管理的重要意义

（一）企业档案是国企生存和发展的重要资源。在当今时代，信息成为企业生存发展的重要资源，档案资料也是企业发展的重要资源之一。企业档案是保存记录企业经营管理过程中各项活动的原始记录，是企业发展过程中积累管理经验、创新历程、科技研发、工程项目等内容的重要体现，是企业核心竞争力的重要组成部分。一方面，有助于为企业决策、提高竞争力提供一定的依据，并为国企深化改革、推进结构调整升级的可行性分析与预测提供重要的基础依据；另一方面，企业财务档案所提供的资料、凭证是维护企业合法权益，避免企业遭受经济损失，确保国有资产保值增值和企业生存发展的重要资源。

（二）企业档案是国企深化改革不可或缺的重要证明。供给侧结构性改革中，不论企业“三供一业”移交、还是“处僵治困”等工作都或多或少涉及企业档案，档案处置问题不仅关系到国有资产和职工权益的维护。同时，国企档案中包括了企业生产经营活动的文书材料、财务会计档案、人事档案、基建档案等，都是对企业发展真实、完整的记录，对于解决后续工作中出现的问题、做好档案工作交接提供了重要的凭证。

（三）企业档案是提升国企管理水平的重要手段。企业档案不仅是记录企业经营管理过程真实面貌的一项基础性工作，更能反映一个企业管理水平，以全面提升企业档案管理为手段，有利于提高企业工作效率和工作质量，是现代企业制度下国企发展的必要条件。此外，在日益激烈的市场竞争中，企业档案同样记载着企业的发展理念和成果，是企业文化与价值理念等实力记载的重要源泉。因此，提升档案价值的认同，在充分尊重历史的基础上，制定符合时代发展、契合企业文化的战略对提升企业的软实力有着重要的作用。

二、国有企业档案管理工作存在的问题

随着国企改革的不断深化，企业改制后在生产经营方面得到较大改变，但传统落后的企业档案管理的理念、模式、方法与现代企业制度下的企业经营管理水平不相适应，与档案管理工作系统化、精细化、科学化、现代化管理要求相差较远。主要表现在以下几个方面：

（一）企业档案管理意识亟待加强。一方面，有些人认为档案工作是档案部门或档案人员“一家”之事，加上档案管理这项基础性工作的收益价值不是立竿见影，导致企业对档案管理工作的计划安排与资金投入不足。另一方面，一些部门管理者和非专职档案管理人员档案意识不强，狭隘地认为档案仅是对收发文的归档整理，或者认为文件资料自己保管更方便，不重视企业研发、设计、经营、管理各环节形成的文档资料的及时移交与归档，造成档案资料断代、存档不及时甚至档案安全威胁等问题。此外，一些档案管理人员依赖于手工管理经验，管理创新不足，为档案数字化建设带来一定阻碍。

（二）企业档案管理人员技能亟待提升。有些国有企业档案管理工作仅配备1-2名非档案专业的兼职人员，人手不足，缺乏足够的专职人员。有些单位档案管理人员的专业能力、综合素质与档案数字化、办公自动化的要求还有一定差距。一方面，在面对与日俱增的文档资料时力不从心，在管理能力提升及创新上更显不足；另一方面，由于档案管理人员缺乏档案管理的专业知识与技能，或欠缺必要的岗位培训和继续教育，加之不掌握信息化知识或现代化技能手段，一定程度上制约了企业档案管理数字化水平。

（三）企业档案管理制度亟待完善。现代企业制度的不断完善，要求企业档案工作更加科学规范，主要表现在企业档案管理制度体系逐步建立健全。但在国企改革实践中，国有企业普遍缺乏对档案管理应有的重视，有的制定制度后多年未修订，有的未建立完善的档案管理流程、规范，导致档案管理工作中没有科学系统的档案管理制度作指导、标准模糊、可操作性不高。

（四）企业档案管理信息化程度亟待提升。国有企业档案数字化进程缓慢，软硬件设备匮乏。一方面，由于对档案管理数字化、信息化不够重视，扫描仪、计算机、复印机等必要的硬件设备配备不足，或者有些设备未能及时更新，影响档案信息化进程；另一方面，有的企业尚未建立企业数字档案馆（室）；有的企业仍采取线下流转、纸质归档等传统手工公文运转模式，欠缺OA办公自动化系统嵌入电子公文归档模块；有的企业档案管理平台与OA系统兼容性不好，在信息挂接、推送、查询时经常出现问题，在一定程度上影响了工作效率。

（五）企业档案管理服务利用亟待加强。档案不仅是一项专业性较强的工作，更是企业的重要知识资产与信息资源，但无论企业职工还是档案管理人员甚至企业领导，均对企业档案利用不充分，表现为整理归档多，服务利用少；被动利用多，主动提供少；被动查询多，主动参与少。另外，传统的分库管理思想造成档案分类存放，即便有管理系统的也独立运行，呈现碎片化、分散化的特点，制约了档案的协同利用。

三、国有企业档案管理的完善之道

在国企改革环境下，要想做好企业档案管理工作，应基于现代企业管理现状，围绕档案管理水平优化提升，提出“一二三四”体系建设思路，即“一个目标、两个支撑、三个转变、四个基础”的企业全面档案管理体系，抓重点、补短板、强弱项，逐步完善企业档案工作，不断提高企业档案管理水平和服务能力，推动企业档案管理现代化进程。

（一）坚持“一个目标”。随着市场经济环境的不断变化与国企改革发展的不断推进，现代企业管理工作必须转变传统的管理方式。一方面，要从传统手工整理、粗放型管理方式向现代电子信息化、精细化管理方式转变；另一方面，要以档案收集整理为主向以开发档案价值利用为主的目标转变。国有企业要以改革为契机，充分发挥档案在企业经营管理中的积极作用和应有的价值。不仅要积极创新档案资料的收集和保管机制，提高档案管理基础业务工作的规范化水平，更重要的是准确把握国有企业改革对档案的利用需求，改进服务方式，主动开发档案信息服务企业发展，利用现代信息化手段，推行企业档案利用“一站式”服务，更好地服务企业改革发展。

（二）健全“两个支撑”机制。完善国有企业档案工作，推动档案工作与企业发展的协调和适应，离不开加强档案工作领导和档案机构建设这两个支撑。1.加强档案工作领导。把档案工作纳入国有企业发展规划和年度计划，档案工作的分管领导要定期听取档案工作汇报、研究并协调解决档案工作中的问题，为企业档案工作提供人、财、物等方面的保障。2.强化档案机构建设。国有企业尤其是中央企业总部应设置档案机构，档案经费列入企业年度预算，并在归口的职能部门设置档案机构的岗位、配备相应的人员。同时，所配备的人员应具备档案管理相应的知识和技能。

（三）树立“三个转变”理念。企业档案工作在企业发展中起着基础性支撑作用，但在目前党和国家事业快速发展的新时代新形势新要求下，档案管理工作还存在着一定差距，因而进一步推动国有企业档案的转型与发展，不仅要立足档案部门的资源优势和专业优势开拓创新，更重要的是要转变企业档案管理的理念意识。一是国有企业领导干部应进一步重视企业档案工作，在人力、物力、财力上加大投入力度。不断加强企业档案管理水平，为档案工作管理创新提供良好的环境氛围。二是企业档案管理人员应充分认识档案价值，进一步发挥人的主观能动性，变被动为主动，激发管理创新与档案价值。三是国有企业职工应进一步转变思想，由“一家”之事转变为全员性协同，推动企业档案管理工作顺利开展，提高企业档案工作效率和质量。

（四）加强“四个基础”建设。1.健全制度基础——以规范的工作规章，完善国有企业档案制度体系。国有企业档案工作应以档案制度体系的建立完善为前提。国家档案局颁布的相关法律、法规以及实施办法，是企业档案管理执行的重要依据，企业应结合行业特点和自身实际，明确制定企业档案管理制度和相关配套实施办法，从而规范企业档案管理行为。同时加强档案管理部门与其他部门和下属单位间的协同，完善企业经营发展各环节活动文件资料的及时归档整理并通过制度形式确定下来，规范企业档案工作业务管理要求，确保企业档案应归尽归。2.提升业务基础——以创新、高质量为要求，推动国有企业档案健康发展，营造良好的工作氛围。档案管理业务工作可归纳为“收、管、用”三个方面，其中收、管是基础，是确保档案质量的基础，也是确保档案后续利用的基础。因此，档案管理要在材料收集、归档整理等方面下功夫，严把质量关。由于企业经营管理是一个动态变化的过程，因此国企尤其是集团总部应定期修订企业管理类档案资料分类表，明确归档内容和保管期限要求，明确部门兼职档案管理人员职责，并且档案人员应主动沟通联络，实现档案收集常态化，做到档案材料应归尽归、随时收集，内容完备、及时归档。在档案开发利用方面，服务企业改革发展大局，重视和加强国有企业档案编研，编报档案参考。进一步做好企业年鉴、制度汇编、社会责任报告等编撰工作，同时配合党中央、国务院深化供给侧结构性改革和打赢“三大攻坚战”，有计划地开展国企改革、重点建设项目、精准扶贫等领域的档案编研工作等。3.强化软硬件基础——以“信息化、安全性”为核心，加快国有企业档案转型升级。在信息时代，数字档案馆（室）建设不仅是企业发展的需要，也是适应时代发展对档案信息管理效率的迫切需要。国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，要建成一批具有国际先进水平的企业数字档案馆，国家档案局将计划在中央企业总部全覆盖，可见，企业数字档案馆（室）建设势在必行。国有企业应充分调研档案工作在“收、管、用”上的需求，制定本企业的数字档案馆建设规划，建立健全档案数据库。同时，要规范电子档案归档，从源头上确保电子档案的完整齐全，妥善处理各种存储介质移交的电子档案。注重档案数据异地备份并加强系统安全管理，确保档案系统与网络安全等等。通过这种档案信息软件平台的建设，进一步拓宽档案的借阅使用和更深层次的开发利用，不断提高国企档案工作的管理效率和服务质量，推动企业档案信息化进程。同时，国有企业可以从以下几个方面进一步加强档案管理硬件设备设施投入：一是严格按照档案室建设“八防”要求，配备灭火器、温湿度表、净化器等设备设施，筑牢档案安全防线，确保档案实体存放安全。并且要定期对档案室防护设备设施开展检查，消除安全隐患。二是进一步改善档案室的办公条件，配备扫描仪、复印机、打印机等设备，及时更新较陈旧的计算机等，不断满足数字档案室建设的硬件要求，推动企业档案信息化进程。此外，要及时更换档案盒、档案封套等档案装具，确保档案的整体性、一致性。4.专业化培训基础——以培训交流为手段，加强国有企业档案管理队伍建设与素质提升。档案管理专业性人才是提升企业档案管理工作质量的先决条件，是建立企业档案管理工作队伍的重要基础。因此，国有企业应以培训教育为支撑，全面提高档案管理人员素质和能力，确保档案管理向专业化、规范化、现代化、高效化方向逐步推进。一方面，可以有针对性地吸纳档案专业学生，同时注重档案管理人员的岗前（上岗）、在岗继续教育培训，定期参加外部培训，提高档案工作人员素质；另一方面，积极组织企业内部专项培训，促进企业所属单位之间的交流学习，全面提升企业档案管理的整体水平，也可以邀请上级部门的行业专家或高校专家学者到企业一线授课，解读政策法规、讲解理论知识，如组织开展集团职能部门和二级单位相关人员深入学习《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》等企业档案政策。此外还可以到兄弟单位观摩学习先进管理模式等。

四、结语

习近平总书记指出：“档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。”档案的重要价值和意义毋庸置疑。在加强企业档案管理工作的进程中，只有建立健全档案管理体系，从“转变”“基础”“支撑”入手，才能充分发挥档案资源的应有价值，实现档案管理水平提升与企业发展需要相适应。