论工程项目文件在预立卷管理系统中“单轨制”的探索与研究

王 艳，马 琳，杨 义，范龙楠

（1.国网新源控股有限公司，北京市 100053；2.吉林敦化抽水蓄能有限公司，吉林省敦化市 133070）

0 引言

随着信息技术的发展，在抽水蓄能电站工程建设过程中引入了信息化系统，比如基建智能管控系统、协同办公系统，在业务办理过程中产生了大量电子文件。随着业务信息系统平台的应用，平台上形成的具有保存价值的电子文件，通过建立预立卷管理系统，达到档案归档的要求，从而形成档案单轨制管理方式的转变。充分利用国网新源控股有限公司（以下简称新源公司）基建数字化、智能化建设，推动管理创新，提升工程项目档案管理工作效率，提高工程项目档案全程管控力度，实现工程项目档案管理标准化、规范化、全程化，通过基建智能管控系统等业务平台保障工程档案资料及时收集，通过预立卷管理系统进行整理、归档，确保工程项目档案完整、准确、系统和安全[1]。

随着新源公司工程项目建设业务快速发展，基建工程数字化、智能化建设也已经全面启动，将分布在已经建设完成基建智能管控系统、协同办公系统等业务系统中产生的相关工程电子文件及时收集、鉴定、整理与归档移交，成为电子档案管理的重点工作。传统工程档案管理工作需要进一步优化创新，提高档案管理水平和效率，推进工程档案管理精细化和科学化，实现档案管理规范性和科学性，满足公司工程建设创新发展要求，适应公司业务快速发展形势[2]。

鲍志芳等对单轨制、单套制、双轨制和双套制概念重新界定，提出五种文件管理模式[3]。蔡盈芳通过回顾企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，介绍了单轨制实施从尝试、破冰到扩围的过程和取得的成效，梳理了当前面临的机遇和挑战，并就后续工作提出了思路[4]。毕建新等在国家自然科学基金项目进行电子文件单轨制探索，从管理体制机制、制度体系建设、鉴定方法、元数据方案构建及技术体系的完善等几方面提出了电子文件单轨制管理的对策[5]。单轨与业务系统相结合的研究还比较少，但档案单轨制的可行性研究已在各行各业逐步活跃起来。

1 国内外研究水平综述

进入21世纪，档案管理随着科学的发展和信息时代的到来发生着极大的变化，档案学术界和行业应用一直在关注和讨论传统纸质档案的将来和电子档案的发展趋势。目前，在国内大部分档案管理处于纸质档案和电子档案共存的状态，对于工程项目文件“单轨制”归档的研究还仅处于萌芽期，国家也出台相关的文件，但还缺乏配套的法规和制度。

2016年4月国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出有条件的部门开展电子档案单套制、单轨制管理试点[6]，2018年国家档案局重视并大力推动建设项目电子文件归档和电子档案管理工作，陆续在33家单位开展建设项目电子文件归档和电子档案管理试点，从长远规划和企业实践推动项目电子文件归档和电子档案管理水平。这正符合了信息化的发展趋势，让更多的企业看到了单轨制的曙光。

地域的不同，行业的不同，信息技术发展的利用程度不同，电子档案和纸质档案在一段时间内会并存，相辅相成，但单轨制的趋势已是无可阻挡。

回顾美国、欧洲、日本和韩国等发达国家，信息化发展较迅速，电子文件已完全被接受，从最早的项目带动，到组织的变革，还有制度规范的建立，在理论研究和实践方面比我国早很多年，电子档案管理经验丰富，已逐步推进或实现了单轨制，他们先进的管理模式或经验，值得我们借鉴、学习。

2 敦化抽水蓄能电站工程项目档案管理存在的问题

近年来，抽水蓄能电站工程建设进度、质量和安全等方面都有很好的控制，管理和信息化手段也日益增强。但档案管理工作却难以和工程建设同步，而且工程竣工后，档案归档工作滞后严重，存在诸多问题。主要表现有：

（1）工程档案传统的管理方式是施工单位和设计、监理单位采用纸质版文件进行审核归档，由于工程建设的周期长，施工过程复杂，一般是在工程验收时进行档案归档，档案归档工作延后。传统工程档案归档工作费时费力，大量资料积压，审核周期长，效率低下。

（2）由于对档案工作认识不足，工程上新旧人员交替，专业人员缺失等原因，事后补资料难以找到第一经手人，造成档案完整性的缺失和档案整理的反复，档案管理造成人力物力浪费。

（3）传统档案的数字化工作操作简单，仅仅对原始纸质文件进行简单的数字化加工后，录入档案管理系统，存在大量额外的重复性工作，且档案数据的真实性和原始性认证还存在问题。

面对电子档案的管理问题日益突出，档案管理人员需转变观念，跟上信息化时代的步伐，利用信息技术，加快档案管理的创新管理，将预立卷工作与电子文件归档和电子档案利用同步考虑，加强档案利用，为各部门进行服务，提高电子档案的内在价值。

3 预立卷管理系统研究与实现

工程文件“单轨制”管理，是以基建智能管控系统为依托，通过与预立卷系统等相关业务系统的集成，在工程文件在线签审过程中引入电子签章技术，实现工程文件所具备的法律效力，从而推进工程文件“单轨制”归档的合法合规性进程[7]，同时实现水电站工程文件在预立卷管理系统进行收集、整理、组卷，最终实现工程文件在线归档到档案管理系统的方式，从而替代传统的以纸质文件与电子文件并行的“双轨制”模式。

3.1 基本概述

工程项目档案预立卷是工程项目电子档案在正式归档前由业务部门根据档案部门提出的项目档案收集归档要求，按业务形成的规律预先进行组卷的一项工作[8]。预立卷系统的应用是建设数字档案的基础工作，预立卷系统从安全性、实用性和可操作性等方面着手，进行各项功能设计[9]，其中预立卷管理功能包括了系统配置、工程电子文件的整理、智能组卷、批量文件上传、自动编目、档案统计与检索等功能。组卷完成后由档案部门进行组卷审核，审核修改后进行后期归档工作。

3.2 解决思路

针对档案归档管理中的问题，探索档案全过程采用电子文件进行流转，根据业务系统的实际情况进行电子文件收集、鉴定、整理和预立卷系统进行业务数据实时对接，在管理制度上予以保障。

（1）梳理原有的业务系统，在基建智能管控系统中按照土建、机电单元工程质量验评归档，实现电子文件在线签审流程，施工过程中定时分阶段归档，提高档案整理和归档效率。

（2）健全管理机制，明确各部门分工和责任，建立电子档案的操作流程，规范相关部门的操作。促进各部门电子档案和业务、数据流程相融合，减少重复工作。工程项目电子档案管理流程见图1。

（3）建立预立卷管理系统，基于智能管控管理系统，按照质量验评的实际工作流程，在线进行填报和审核业务数据审核，将业务生产数据按照统一的预立卷管理系统对接接口进行归档。

档案部门应该思考如何加强对信息平台的利用，把传统的档案管理方式，借用信息化的手段，转移到业务平台上来。正式基于这种思考，在敦化抽水蓄能电站建设预立卷管理系统，这也对档案管理人员提出了更高的要求，不仅要尽快熟悉各部门业务，还要提高对计算机的使用水平。

3.3 预立卷管理系统技术架构

预归档管理系统技术架构设计分为四个基础层级，通过有效的层级结构的划分可以全面展现整体应用系统的设计思路，如图2所示。

图1 工程项目电子档案管理流程图Figure 1 Flow chart of project electronic archives management

图2 系统技术架构图Figure 2 System Technical architecture diagram

（1）基础设施层。基础设施层是项目建设的基础保障，具体内容包含了网络系统的建设、安全防护设备建设以及主机与存储设备建设等，基于全面的基础设施的架设，为应用系统的建设建立良好的基础。

（2）数据层。数据库采用Oracle，对结构化数据和非结构化数据进行存储和调度。电子档案的元数据一般采用结构化数据，包括XML、ET、XLS、DBF等。电子档案附件一般为非结构化数据，包括PDF、DOCX、WPS、RTF、PNG、TIF JPG等通用格式，在数据接口上支持WebService 等模块化组件。

（3）技术支撑层。技术支撑层是整体应用技术架构的核心部分，主要包括技术组件、中间件、SG-UAP（统一应用平台），是系统建设的基础保障。SG-UAP是国家电网公司新一代应用开发与运维平台，提供一套技术统一、架构柔性、性能高效、安全可靠的企业级信息系统基础框架和公共套件集，支撑业务系统的设计、开发、测试、发布、运行的全过程。

（4）应用层。应用层是预立卷管理系统按照档案管理规范对信息处理的重要环节，包含预立卷管理、统计检索、系统配置、基础引用等模块。

3.4 预立卷管理系统的实现

通过对预立卷管理系统的建设，主要针对在质量验评文件签审完成后形成的电子文件进行收集、整理、组卷、预归档等过程，待案卷审核通过后，实现将预归档案卷一键式推送到档案管理系统中完成案卷最终归档[10]。实现目标主要以质量验评相关表单文件为应用对象，实现对电子文档收集、整理、组卷、预归档等管理功能。

系统功能设计图如图3所示。

图3 系统功能设计图Figure 3 System Function Diagram

（1）预立卷管理。主要包含以下子功能：待整理文件、待整理案卷、已整理案卷、预立卷归档。工程电子文件经过智能组卷、编目等在线审核方式，将工程电子文件转化成预立卷电子档案，软件功能完美融合档案归档的业务流程，见表1。

表1 预立卷管理功能说明表Table 1 Pre-set Volume Management Function Description Table

续表

（2）档案统计。档案统计模块可实现电子文件数据进行深入分析研究、从而不断挖掘电子文件及电子档案的价值。系统自动统计工程文件预立卷情况。实现多维度、专业化统计分析功能，面向档案管理人员可实现按照档案业务属性维度提供统计分析功能，面向工程管理人员可实现按照工程项目属性维度提供统计分析，对于其他人员查询与检索需求，可实现通过功能权限划分来满足实际需求，见表2。

表2 档案统计功能说明表Table 2 Archives Statistics Function Description Table

（3）档案检索。档案检索模块，可实现针对档案分类、文件分类、工程划分、施工进行等不同维度进行数据检索服务。对统一检索出的文件，在浏览权限范围内可在线浏览电子文件内容，同时支持在智能移动设备终端数据检索及浏览功能，提高档案的利用率，见表3。

表3 档案检索功能说明表Table 3 Archives Search Function Description Table

（4）系统管理。系统管理模块，包含档案分类配置、组卷规则配置、档案分类关联配置、校验规则配置管理。系统管理实现通过设置预立卷管理过程相关参数指标，可以进行人员权限、功能模块配置，进行组卷规则配置，工程分类编号关联，对组卷的校验规则进行配置见表4。

表4 系统管理功能说明表Table 4 System Management Function Description Table

4 结论

该项目通过工程文件“单轨制”进行探索研究，通过与质量子验评系统集成应用，结合质量验评结构化文件在线填报及签审过程，完成了预立卷管理功能开发及应用，通过工程文件的在线收集、整理、组卷、归档，形成全过程电子化管理过程，初步探索出一套适合抽水蓄能电站工程质量评定电子文件及电子档案归档管理方式，为抽水蓄能电站工程项目电子文件“单轨制”归档探索出一条可行的道路，积累了大量档案管理的宝贵经验，为全面实现新源公司基建数字化、智能化建设，推动管理创新，提升项目档案管理工作效率，提高工程项目档案全程管控力度，提高建设项目档案管理水平有重要的意义。本文研究的业务范围较小，下一步研究办公子系统等其他业务系统的电子文件在线收集、整理、归档，研究与预立卷管理系统的接口对接，为进一步全面提升档案管理水平。

敦化抽水蓄能电站档案管理目前实行双轨制，即纸质档案归档后，对纸质档案进行数字化加工，纸质档案和电子档案共存的状态。随着技术和管理的不断成熟，档案实行单轨制是未来必然的趋势。