新时期高校学生档案管理的创新与变革

唐海音

摘 要： 随着时代的进步，我国教育事业也迅速发展起来。高校学生档案管理工作需要处理众多的事务，较为繁琐，同时该项工作十分重要，涉及到学生的各类信息，因此必须引起高校的重视。传统模式下管理工作耗费大量的时间精力，并且容易出现错误。大数据时代下，数据处理有了更好的解决方法，高校学生档案管理也应做出工作模式的转变，探索更为高效的工作方式，更好的服务学生。

关键词： 高校学生;档案管理;创新

【中图分类号】G47     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.283

引言：近几年，高等教育得到飞速发展，高校越来越重视学生档案管理工作，成为日常管理工作中的重要内容，档案管理工作水平的高低直接关乎学校的办学情况，同时学生档案信息可以为学校其他部门工作提供辅助作用，促使高校各项工作健康发展。做好高校学生档案管理工作，可以将学校的真实面貌显示出来，为后期招生以及学校发展具有不可替代的作用。

1 高校学生档案管理工作存在的问题

1.1 档案意识薄弱

对学生档案的管理意识薄弱体现在学校和学生个体两个层面。一方面，从学校层面来看，领导对档案管理工作的重视程度和认识程度不够，认识不到学生档案管理工作对于学生自身和学校发展的重要性，认为只要保证学生档案不丢就行，这种思想导致高校在经费管理和档案设施建设以及人才资源配置等方面都存在一定的缺乏现象，不仅阻碍了学生档案管理工作的有序展开，还不利于高校学生管理工作的体系化发展;另一方面，从学生层面来看，大多数学生对档案的认识程度不够，甚至对档案的内容认识十分缺乏，不仅认识不到档案对自身未来发展的重要性，还不知道自身档案存在的合理性和基础内容，这种现象直接造成了大学生对档案管理的认识模糊，不利于自身未来职业生涯规划的合理开展。

1.2 部门协调能力差，缺少统一化管理

高校学生档案反映的是学生的综合素质能力，其涵盖的内容相对较多，所以需要与各部门的高效协调来促进学生档案管理工作的顺利开展，充分发挥学生档案的重要作用。但结合目前情况来看，高校档案管理中，与各部门协调能力较差，很多档案资料得不到及时地收集和整理，出现档案资料不全、档案缺失、分离等问题，降低了传递效率。

1.3 管理队伍建设薄弱

高校档案管理作为学校管理工作的重要组成部分，应受到学校领导重视。对于高校档案管理工作人员，也应加强管理培训学习。目前各高校缺乏专业的档案管理人员，大多数都不是本专业相关人员，有可能是兼职人员、学生或退休人员进行管理，由于工作人员流动性较强这在很大程度上限制了档案管理工作的建设。

2 新时期高校学生档案管理的创新策略

2.1 建立健全档案制度，提升档案意识

针对以上提到的高校学生档案管理意识薄弱等一系列现象，结合《中华人民共和国档案法》的相关文件要求，高校在档案管理的过程中首先就是要建立健全档案管理制度，结合自身学校的档案管理工作来制定符合学校发展实际的相关教学制度和方法，并进一步规范和制度化管理，在实施的过程中，不仅要保障档案管理工作的规范化和秩序化，还需要在管理工作能够确保档案信息的合理保存和系统构建。除此之外，制度化的档案构建完成后还需要通过加强管理人员对制度的贯彻和执行情况，保障档案管理的相关制度规范得到切实的贯彻，实现高校档案管理工作的体系化发展。

2.2 加大各部门协调力度，构建完善的档案管理网络

学生档案管理因涉及诸多部门，需要诸多部门的协调作业方能有所改善。所以在实际作业中，应构建完善的档案管理网络，促进学生档案管理部门与其他部門间的联系和沟通，按照档案管理规范要求开展相关工作，从而改进管理效率。同时通过分析档案管理与各部门工作间的关系，管理者还需合理优化工作流程，划分职能范围，以期增强档案收集的准确性、及时性，提高学生档案管理质量。

2.3 提高档案管理人员素质

首先加强人员管理素质，强化档案管理人员的思想觉悟，作为一名档案管理人员应该有责任心，在档案管理过程中应具有大局意识。其次，校方应加强档案管理人员的知识业务水平，提升人员素质，并且要做到责任与义务的同时落实，落实每一名管理人员的义务，在出错时相关管理人员也应当勇于承担责任。并且对管理人员定期开展培训工作，加强现有工作人员的培训。然后另一方面也需要增加一些新的具备档案管理能力的复合型人才，以此来提升管理人员管理水平和管理素质，全面提高档案管理人员的素质与能力，有助于学校档案工作的顺利进行，实现学校整体管理水平的提高。

2.4 提升学生档案管理的信息化水平

高校要想提升学生档案管理信息化水平，就需转变传统的管理理念，创新管理模式以适应信息化管理的需求，推动学生档案管理工作的开展。同时，信息化档案管理的建立，除要注重学生资料的齐全性外，还应通过信息化技术的应用对学生的日常表现等数据实行收集和汇总，并体现在学生档案中，为学生的综合测评提供帮助。且通过信息化档案管理体系的构建，将学生信息资料从原有的纸质形式转化成电子形式，并做到档案的分类汇总，便于档案查询和翻阅，以此大大降低档案管理的难度，减少资金成本的过度消耗，增大档案利用率。

结语：综合来讲，高校学生信息档案管理工作作为高校档案管理的重要组成部分，在推动学生个体发展，高校管理发展以及强化学生发展意识和高校建设水平等方面具有重要的价值，高校应当进一步关注和强化学生档案管理工作的水平，以信息化的档案建设作为发展契机，将学生档案管理工作与信息化相融合，实现学生个体与学校管理的协调优化发展。

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