国土资源行业档案管理效率提升研究

■陆 丹

/上海市崇明区规划和资源管理所

一、前言

在档案管理当中，国土资源管理是非常重要的一项管理工作，也是档案管理中不可或缺的重要组成部分。所谓的国土资源档案管理实际上就是针对土地进行科学合理的规划、设计、开发和利用，通过这一系列过程在土地测绘以及地籍管理当中逐渐形成文字或者图片等便于管理和查阅的资料。将档案管理工作应用了国土资源当中不仅能够提高对国土资源的利用率，还能简单快捷的查证历史资料，并且对于保护国土安全而言有着极为重要的现实意义。妥善的解决阻碍国土资源档案管理发展的问题对于档案管理而言是非常重要的。

二、国土资源档案管理工作的主要特点

(一)重复性

就国土资源档案而言，其具备一定的重复性特点，所以很多国土资源档案资料之间都有着一定的紧密联系和重新信息。例如：建设用地的审批档案中就存在很大重复性，主要是因为在办理审批手续的过程中所涉及到的部门相对较广泛，并且在办公室、地籍处、耕保以及估价等各个部门都存在一定的相关资料，也都形成了独立的档案[1]。但是由于每个部门的职责不同，所以其保管资料的重点也不尽相同，但是每一宗档案之间都存在一定的重复性。

(二)兼容性

当前的土地资源管理具有极强的业务性，并且所涉猎的范围十分广泛，档案的种类也呈现多元化，所以对于管理工作的要求相对较高。国土资源档案分为两种：一是，综合性档案管理；二是业务性档案管理，两种不同的档案之间存在明显的区别，但是彼此之间也处在一定的联系，所以具备一定的兼容性特点。以土地出让档案为例，该档案中也存在属于文书档案的相关信息，例如：土地出让请示、证明材料、会议记录、合同等；也存在属于测绘档案的相关信息，例如：规划红线图、位置地图等；还存在属于地籍方面的相关信息。例如：权属信息以及四至界定等[2]。一份档案中可能存在多个类型，但是彼此之间却能够相互联系彼此兼容。

(三)实效性

国土资源管理部门需要根据相关的国土资源档案为依据开展工作，并且国土资源档案也是当前解决土地纠纷的唯一一个取证方法。例如：“当村民起诉某工厂占用其承包地时，相关受理单位可以通过查阅土地资源档案的方式来验证该土地的实际归属妥善解决这一问题，而根据我国的《土地法》中明确规定，某工厂确实临时占用了村民的承包地，所以应该将所占用土地恢复原种植条件并返回给村民，同时处罚金95万元。”由此可知，详细的国土资源档案可以有效帮助村民维护自己的合法权益，也能够有效的化解双方的矛盾，既保护了土地的安全，也维护了群众的利益[3]。

二、国土资源行业档案管理存在的主要问题

我国的国土资源档案管理工作已经开展了很多年，虽然积累的一定的管理经验，但是却依旧存在很多亟待解决的重要问题，长时间以来该项工作一直受到多种因素的干扰，以致于当前阶段的国土资源档案管理工作一直不理想，不仅管理的效率低，还严重的缺乏规范性与科学性所以无法很好的满足当前国土资源的管理需求。

(一)档案管理制度规范不够完善

由于国土资源档案管理存在一定的复杂性，所以该项工作的开展需要建立在完善的档案管理制度基础上，这样可以保证档案管理的有效性与规范性。但是现如今所不得不的面临的问题就是档案管理人员不了解档案的整理、收集与归档工作，没有意识到档案管理工作的重要性，以致于在管理的过程中经常会出现资料不全的现象，不仅导致档案管理的效率低，同时也缺乏一定的完整性与规范性。

(二)档案管理的基础设施落后

当前国土资源档案管理部门所需要的管理的档案种类较多，工作压力较大，加上管理人员对档案管理不够重视，造成很多基础性设施都得不到应有的维护与更新，严重的阻碍了档案管理工作的顺利进行。例如：档案保管室的面积相对较小，不具备通风条件和光照条件，导致很多纸质的资料都出现发霉的问题，严重的影响了资料的使用价值。并且，当前档案管理部门没有引进信息管理系统，仍然以传统的人工模式进行管理，不仅效率低，也无法充分的挖掘出档案的价值，更无法实现资源共享。

(三)档案管理人员素质不高

档案管理人员的素质高低决定了档案管理的效率与实际利用价值。而当前档案管理团队中工作人员的素质参差不齐，主要原因而是国土部门忽视了档案管理的重要性，并且在人员配备上过于随意，管理人员不具备专业的档案管理知识，导致在管理的过程中漏洞百出[4]。另外，档案管理人员没有接受再教育的机会，且薪资水平较低，以致于出现大量的人才流失现象。

三、国土资源行业档案管理效率的提升策略

(一)完善国土资源档案管理体系

想要提高国土资源行业的档案管理效率就必须要完善当前的国土资源档案管理制度，明确岗位职责，制定工作纪律，将责任落实每一个工作岗位当中。在原有的基础上健全奖惩机制，以此来激发出员工的工作热情与积极性。构建安全管理与安全巡视制度，不定期

开展档案安全检查工作，制定完善的应急方案，针对突发事件可以妥善的做好应急处理工作。

(二)加强基础设施建设

适当的加强基础设施建设，实施信息化管理是完善档案管理工作提高管理水平的一项关键性因素，尤其怎对一些相对基层的档案管理部门而言，更应该建立专项资金，构建完善的基础设施。例如：纸质档案室应该具备良好的通风和光照条件，必要时安装排风系统与除湿设备，最大化保障档案管理的安全性[5]。此外，档案管理部门应该引入目前先进的信息管理系统，以智能化的电子档案实现档案资料的收集与管理工作，将国土资源档案的价值充分的发挥出来。现如今信息化、智能化俨然已经成为了档案管理行业的发展趋势，同时档案管理部门还需要加强人力资源的投入力度，切实的提高档案管理的效率与质量。

(三)提高管理人员的专业水平

就目前为止国土资源档案管理资料的内容越发复杂、工作量也越来越大，不仅包括纸质的档案也包括电子档案，如果想要高水平、高效率的完成档案管理工作就必须要建立一支高素质高水平的管理团队。而当前国土资源档案管理部门中缺乏专业化的高素质人才，所以应该加强人才队伍的建设，首先应该将档案管理岗位的薪资待遇提高，吸引高学历的高素质的人才加入到档案管理工作中，除了学历以外还需要具备一定从业经验，可以快速的适应岗位工作需求；其次，对于目前在职人员可以为其提供有针对性培训活动，提高其工作能力，可以在未来的工作中严格的遵守管理制度与工作流程，提高国土资源档案管理工作。

四、结语

总而言之，国土资源档案管理工作是一项非常重要的工作，而且具备一定的重复性、兼容性与实现性，所以相关管理人员需要切实的做好的档案资料的收集、整理与保管工作，但是目前的档案管理工作不仅效率还存在一定的问题，为了能够最大化的提高档案管理效率则需要完善国土资源档案管理体系、加强基础设施建设、提高管理人员的专业水平，确保国土资源档案管理工作可以规范且有序的进行，推动标准化、高效率档案管理工作的实现。