人工智能时代档案管理革新路径分析

韩丽丽

[摘 要]人工智能技术在目前很多领域中均有涉及，为各领域发展带来了创新灵感。将人工智能技术应用到档案管理中，能够实现自动检索及现代化管理目标，提高档案资料存管、调取及应用效率，为行业开展工作提供助力。但是在人工智能背景下的档案管理工作还存在一些问题，需要相关部门积极探索档案管理革新路径，提高档案管理水平。

[关键词]人工智能;档案管理;革新路径

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.18.090

[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）18-0-02

0     引 言

应用人工智能技术，可以降低档案管理的复杂性，减少重复工作，有效缓解工作人员的压力。同时，人工智能技术的应用实现了档案管理的自动化、现代化管控，使档案资料的信息收集、调取及移交等工作变得更加快捷、简便，工作质量得到显著提高，为行业发展奠定坚实基础。

1     人工智能

人工智能是研究、模拟、扩展人的智能的一门综合性学科，是在计算机技术的基础上，模拟人脑衍生的一种新型的智能化设备，不仅具有信息技术的相关性能，也可以完成思考等简单活动。初期的人工智能多被应用在一些比较危险的领域内，如科研研发、危险物品搬运等，目的是保护工作人员的生命安全，减少事故产生。之后随着技术的进步，人工智能的图像识别、语音识别、自然语言处理能力不断提高，可自主完成信息识别、分析和处理工作，解决各种棘手问题，为众多领域的生产和发展提供动力支持，为人们生活提供更多便利。将人工智能应用到档案管理工作中，可以提高档案管理的自动化、现代化水平，解决传统管理中存在的问题，以增强管理的智能化、便捷化。

2     将人工智能应用于档案管理的必然性

2.1   是时代发展的必然

随着社会的快速发展，人工智能逐渐向服务行业拓展。其中，通过物理手段延伸人的行为以及智力，可以称之为人工智能。1956年，人工智能诞生，且随着研究的不断深入以及社会的快速发展，技术越来越成熟，并不断向社会各行业、各领域渗透。例如，在文本处理、图像识别以及游戏博弈等方面，人工智能都表现得极为出色，进而逐渐在金融、医疗等行业中占据重要地位，并向人们的日常工作和生活延伸。机器学习、自然语言处理、专家系统、分布式人工智能以及模式识别是人工智能的代表技术。2017年，我国提出了“三步走”战略，并要求2030年我国人工智能产业的竞争力要达到国际领先水平。在该背景下，社会更加重视人工智能技术的应用，同时各科研单位也加大了对人工智能的研究力度。另外，腾讯于2017年发布的《2017互联网科技创新白皮书》中也涉及了“构建消费共同体，布局AI多维应用场景”，预计在医疗、游戏、金融等行业加强对AI技术的应用。从以上分析中可以看出，加强对人工智能的运用是时代发展的必然，是时代导向的必然，而在未来一段时间内，人工智能必然是我国科技发展的主流，而就档案管理工作而言，理应顺应时代的发展潮流，以人能智能技术为行业发展的驱动力，积极应用人工智能技术，以更好地开展档案管理工作，实现档案管理的创新发展，为社会提供更好的档案管理方式。

2.2   现阶段档案管理工作存在明显的问题

现阶段，人们在日常工作中，多使用电子文檔，使电子文档的增长呈现井喷式的趋势。档案信息资源的总量不断增长，进一步推进了大数据时代的到来。但与此同时，档案管理工作面临的挑战也越来越严峻。如今，档案的存储量开始由此前的GB级向TB级、PB级转变，且电子文件中存在很大比例的非结构化数据。在电子文件管理工作中，知识管理开始成为主要的发展趋势。因此，如何在海量数据中快速查询、提取所需数据，实现对信息的科学化管理，就成为当前档案管理工作不得不突破的瓶颈。而如果能够将人工智能技术应用于档案管理工作，则可以实现对电子文档的智能化管理，通过利用人能智能中的实时流计算服务、数仓服务以及MapReduce服务等，可以有效收集大量数据信息，并同时在数据收集的过程中，应用图像识别、文字识别、内容检测以及自然语言处理等方法，实现文档的快速录入以及内容鉴定等工作。这样一来，就可以最大限度地提高档案管理工作效率，节省人力成本，解决当前档案管理工作中存在的问题。

2.3   是档案定位转变的要求

如今，大数据时代已经到来，智能化和智慧化理念不断深入发展，使人们对信息服务提出了更高的要求。人工智能技术的应用，可以提高档案服务水平。例如，在用户阅读档案的过程中，可以在智能机器人的辅助下，解答困惑或问题;同时，借助数据挖掘技术，档案管理单位还可以提取用户的信息特征，并生成结构化数据，通过分析这些数据，更好地挖掘客户的潜在需求，进而完善自身的服务。由此可见，在当前的社会背景下，如果档案管理单位可以有效运用人工智能技术，则能从技术层面提高自身服务水平，实现以用户需求为导向的服务方式，更好地满足人们对档案服务的个性化及智能化需要。

3     人工智能背景下档案管理改革

3.1   数字化管理模式

在档案管理中，要想充分发挥人工智能的优势和作用，档案管理部门应建立完善的数字化管理体系。构建数字化管理模式时，要建立完善的学习体系，让人员通过学习掌握更多专业技术知识，了解人工智能要点，明确它们在档案管理中运用的逻辑关系，以发挥人工智能在档案管理中的作用。同时，加快档案资料的数字化转变，为落实人工智能创造良好条件。

3.2   多元化的业务模块

为发挥人工智能技术在档案管理中的应用优势，档案管理部门应建立完善的档案管理系统，借助客户端完成业务拓展工作，满足不同用户的个性化需求。同时，在业务开展中，建立多元化业务模块，不同业务模块管理不同的信息数据，既具有独立性，又具有良好的联系，以提高档案资料数据的完整性，为工作开展提供助力。

3.3   做好档案编辑与研究工作

档案编辑与研究工作的目的是对档案资料进行深入挖掘和处理，对原有的档案资料予以延伸和扩展。人工智能在档案编辑和研究中的应用，可以促进档案资料整理和汇编，保证资料数据完整。同时，还要深入挖掘档案资料，了解档案的文化属性，凸显档案资料不可替代的作用。

4     人工智能技术在档案管理中的具体应用

4.1   智能检索及资料归类

人工智能技术的应用，降低了档案资料检索难度，加快了检索速度。用户可以直接通过关键字或序号的检索找到所需档案资料，及时下载和调取。同时，人工智能的视频识别、语音识别、图像识别等功能可加快数字化档案识别，按照归类标准将档案资料划分到指定目录或文件夹中，实现资料的自动化管控。另外，利用人工智能社会化、数字化、网络化性能，档案管理人员可在最短时间内找到档案所在位置，提高检索效率。

4.2   档案价值鉴定

人工智能技术在档案管理中的应用，不仅可以提高档案数据库系统的建设质量，也可以模仿专家学者对档案资料实行自动化检索和审查，从而确定档案资料的真实性、可靠性，凸显档案资料的历史文化价值，并在识别后对档案资料采取不同的管理和保护措施，避免资料丢失带来的风险。同时，档案管理人員可以利用人工智能技术，革新传统档案资料管理理念，创新现有的管理技术，促进档案价值提升。

4.3   加强档案资料的安全管理

应用人工智能技术，可以将原有纸质档案转化成数字化档案，存储在计算机内，提高档案管理水平，保证档案资料的完整性，降低资料破损或丢失带来的负面影响。同时，通过人工智能技术对档案管理系统实行安全防护，可避免信息非法盗用、窃取或泄露等问题发生，提高档案资料的安全性、隐秘性。另外，人工智能可以应用人脸识别、指纹解锁等高新技术，实现档案资料的逐层保护。例如，对于一些比较重要的档案资料，在没有专人允许情况下，禁止私自随意浏览和下载，借助自动报警系统，加强外部入侵防控，维护档案资料的安全性。

4.4   档案资源共享

人工智能技术的应用将线上线下相结合，对传统的搜索方式予以变革，创新了搜索体系，做到档案资料的实时共享。人工智能背景下，构建了环境、执行系统、学习系统三位一体的搜索体系，借助相关环境，在学习系统中进行信息录入，利用人工智能识别技能，实现海量信息数据的识别、分类汇总、检索、分析和应用，并根据用户提出的相关问题或搜索的关键字词，在现有知识库中找寻解答内容，且快速显示出来，以满足用户需求。

5     结 语

人工智能在档案管理中具有非常重要的作用，管理者需要重视人工智能的应用，并根据实际情况开展改革工作，注重档案资源的共享及安全管理，以提高档案管理水平，增加档案资料的利用价值。

主要参考文献

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