现行档案行政管理模式存在的问题和解决对策研究

郭艳芳

摘 要： 随着社会经济的高速发展，档案事业取得了极大的进步，在现行档案行政管理中，主要应用“局馆合一”模式，虽然具有较为良好的效果，但也存在一定的问题，对档案管理效率和质量的进一步提升产生了较大的影响。鉴于此，本文针对现行档案行政管理模式存在的问题展开分析，探究相关解决策略，旨在充分完善档案行政管理模式，推动现行档案行政管理的可持续发展。

关键词： 现行档案;行政管理;问题;解决对策

【中图分类号】G647.2     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.280

当前阶段，我国各地区的档案行政管理形式呈现多样化的特点，在不统一的档案行政管理模式下，其从档案管理体制、制度、具体工作都存在较大的差异性，从而就会出现一定的管理问题，对全面发展档案工作产生了很大的阻碍作用。因此为有效提高现行档案行政管理的效率和质量，需要采取有效的解决措施，优化“局馆合一”的管理模式，以推动其顺利发展。

1 现行档案行政管理模式存在的问题分析

由于我国国情以及机构改革的影响，致使现行档案行政管理模式存在诸多的实际问题，其具体表现在档案交接工作缺乏严谨性、档案收集工作开展不合理、档案管理职责不清晰等，在一定程度上限制了档案管理工作的发展前进。

1.1 档案交接工作缺乏严谨性

我国社会发展进入到新时期后，经济环境发生了重要改变，为适应新经济和市场变化趋势，各单位及企业的人事调动频率大幅上升。而档案管理作为一个比较重要的部门或机构，人员调配更加频发。在此背景之下，对现行档案管理工作产生影响的主要问题则是交接工作的严谨性不足。这是由于档案管理具有特殊性，其涉及的工作范围相对广泛，对单位及企业的经营发展能够起到指导和依据作用。因此相关继任工作人员必须要在短时间内全面了解档案行政管理的工作内容以及范围，从而更好的开展档案收集、存档和调度应用等工作。但是就目前来看，很多档案管理人员在离职时，急于投入到新岗位，与继任者没有完成充分的交接工作，就会导致新职员不能及时有效的处理相关问题事项，经常会出现弃档、死档、档案丢失等情况，对单位及企业的运行发展产生了一定的不利影响[1]。

1.2 档案收集工作不合理

在现行档案行政管理模式中，档案收集工作是一项重要的基础性工作，其是保障档案信息真实性、准确性、全面性的关键，相关管理人员在实际工作过程中，加强档案收集审查是至关重要的。但是在当前的管理模式中，存在的较大问题是对基层工作人员的档案信息收集工作重视程度不足，往往会出现遗漏现象。在很多单位或者企业中，对于领导干部的档案信息收集相对比较全面、细致，但对于基层人员的资料信息却十分匮乏，甚至存在信息不全、信息落后等情况，在进行人员考核评价时，其档案无法发挥实际作用，影响档案行政管理工作的有效实施。同时由于档案收集工作存在不合理性，在行政管理中就不能了解档案信息的深层价值，导致档案利用效率较低。

1.3 管理职责不清

在现行档案行政管理工作模式中，职责与任务的分配是相对应、相匹配的，以此才能够有效的提高档案管理质量。不过在目前阶段的档案行政管理模式中，存在管理职责不清的严重问题，相关管理人员对自身职责的认识程度不够，具体工作环节的开展缺乏明确的目标，就会导致档案管理的效率低下。尤其是在“局馆合一”管理模式下，管理人员往往会身兼数职，致使在档案行政管理工作的内容和范围逐渐模糊化，具体的工作职能没有明确的界限，当发生档案管理问题时，就無法形成有效的追责，相互推卸责任的现象十分普遍，严重阻碍了档案工作的有序开展[2]。

2 现行档案行政管理模式存在问题的解决对策

2.1 加强离职人员的档案交接

针对现行档案行政管理存在的交接工作不严谨的问题，则应当完善“局馆合一”管理模式，增加人事调动的档案交接工作程序，并将其制度化，以减少出现弃档和死档的问题。因此首先应严格规范档案交接工作，调动人员及离职人员应当在离开工作岗位前，与继任者进行全面、详细的交接工作，保障新员工能够尽快掌握档案行政管理的内容和范围，更快的投入到工作中，以提高管理效率;其次要创新档案行政管理方式，尽量减少资源的利用，比如应当网络化和自动化管理，保障档案的应用效率提升，以此提高档案行政管理实效;最后要留存离任人员的相关信息

2.2 提高对档案收集工作的重视程度

档案行政管理中档案收集工作是其重要的内容和环节之一，直接关系到管理的实际效果，因此对其重视程度应当进一步加强，尤其是在当前的政治经济体制下，有效开展档案收集工作有利于为各项决策提供依据，保障单位及企业发展的高效性。基于此相关管理人员应当在档案整理和归档之前，认真完成资料信息的收集和审核，保障档案内容的真实可靠、具有一定的应用和保管价值。对不符合档案规定的信息资料按照规范化流程进行处理，不合格档案不允许入库保存，从而确保档案信息的合理性、合法性，提高行政管理质量和效率。

2.3 优化管理机构，明确管理责任

由于我国现行档案行政管理多采用“局馆合一”的模式，在机构改革的形势下，档案管理工作在职责分配上存在较大的问题，为促使档案管理更好的朝向行政化发展，即应当优化管理机构，明确管理责任。首先结合当前现状，对档案管理实行双重领导机制，即是将党委及政府列为领导序列，长期保持这种隶属关系，并加强同级以及上下级监管，其可以通过将档案局与档案馆分开设立，各司其职，保障职责分配明确;其次是要落实档案行政管理具体责任到个人，合理设置档案管理岗位，对处理人员、工作范围以及工作性质等进行详细的确定和规范，促使每一项工作都有相对应的人员和制度保障，出现问题及时追究责任人，并尽快解决，提高档案行政管理的效率和质量。

3 结语

综上所述，当前我国政治经济体制正不断完善，在发展前进过程中，档案管理逐渐趋向行政化，在“局馆合一”模式推行的背景下，虽然取得了一定成就，但其不可避免的存在一些现实问题。因此相关单位以及企业需要重视档案行政管理，针对问题和不足采取有效的解决对策，以期促进档案管理事业的可持续发展。

参考文献

[1] 李迅.如何做好医院行政档案管理[J].信息记录材料，2018，19（07）：204-205.

[2] 郭强.医院行政档案管理存在的问题及创新途径[J].中国卫生产业，2018，15（11）：109-110.