数字档案在档案信息化建设存在的问题及对策初探

郭剑锋

摘要：利用数字档案进行档案的信息化管理必然是档案发展的大趋势。在使用高科技进行档案信息化建设时，档案管理人员要真正认识到数字档案的重要性，掌握先进档案管理知识和管理技术，要及时发现问题、积极解决问题，才能实现档案信息化管理的高效率、高标准，才能体现数字档案在档案信息化建设中的重要作用。

关键词：数字档案建设;问题及对策

随着我国科学技术的繁荣发展，数字档案在档案信息化建设中发挥着越来越重要的作用。当今时代，各行各业为了提高办事效率，采用计算机和自动化办公模式已经形成大趋势，档案信息管理者也逐渐认识到数字档案在档案信息化建设中的重要性，为了推动数字档案的高速发展，我们就要认识到数字档案在档案信息化建设中的问题，只有积极解决这些问题，我们才能正确的将现代高科技运用到数字档案建设中，才能充分、有效地发挥数字档案在档案信息化建设中的重要作用。

一、数字档案在档案信息化建设时遇到的问题

1、数字档案在档案信息化建设时管理效率未能提高

在当代中国，高效率是各行各业工作人员始终追求的目标。传统档案对于档案的收集、整理和提供利用一直使用的人工，这种工作模式不仅耗时耗力，而且准确性低，效率慢等显著问题。另外，信息量在时代的快速发展中也在迅速壮大，从而使得能够提高档案管理工作效率的数字档案进入了人们的视野。

档案信息化管理主要利用计算机快速、存储量大、操作简便的优势，减少了档案管理人为因素的参与，从而加速档案信息化的建设，但是根据目前情况，显然还没有达到这个目标。档案信息化管理仍然是低效率的。主要在于管理者对数字档案的重要性认识不够，对于信息化专业知识与技术的缺乏，只能手握着高科技进行着局限、单一的查询工作。

2、数字档案在档案信息化建设时资源未能全面共享

数字档案处理大量信息的能力更加强大、质量更加优良，从而给予了更加全面的服务。这些特点能满足了人们对于信息全面、快速、准确的要求。但是根据市场观察，数字档案在档案信息化建设中并没有做到人们所期望的那样。可能由于一些实际问题，导致档案信息的来往堵塞，再加上各个档案馆使用系统的差异，使得各系统之间的交流存在一定的障碍，这些都导致各个数字档案馆的交流减少，那么信息的共享就受到了极大的阻碍。

3、档案管理者对数字档案的进一步发展重视不够

科技信息、教学信息、民生信息等各种各样的信息化统治着各自的领域、发挥着各自的功能，并没有形成一个统一的战线，数字档案管理没有全面考虑未来的發展方向，这就使得数字档案在档案信息化建设中走一步算一步，但实际上数字档案是当今时代的大趋势。信息需求者在想要的检索信息中，无法得到及时准确的服务。数字档案在档案信息化建设中的问题也是边发现，边解决，信息化建设没有统一标准，这同样使得数字档案效率降低。使用软件的功能过于低或者功能不够强大，另外软件系统接口不够统一，使得信息的接受与传输都受到了极大的阻碍，这些都影响了数字档案在档案信息化建设中的进一步发展。

二、数字档案在档案信息化建设中遇到问题的解决方法

1、提高数字档案在档案信息化建设时的管理效率

在最短的时间内更好地高质量地完成工作是所有上进职员的工作追求，所以运用计算机优势的数字档案就得到了人们的重视，数字档案减少了手工操作，节省了时间、精力以及错误率，所以档案管理者应该珍惜科技带来的便利，在数字档案的建设的过程中充分认识到数字档案的重要性，要清楚的认识到自己的责任与义务，要具备足够多的档案管理知识，熟练使用计算机以及掌握数字档案管理软件的操作方法及基本结构。档案管理部门也应该积极举办培训、学习，要为数字档案工作人员学习专业技术、培养专业素质提供便利。也可以举办数字档案知识竞赛，从而激发数字档案管理者的学习热情。还可以引进先进的机械或者更加高级的软件来减轻数字档案工作人员的工作。

2、改善数字档案在档案信息化建设的资源共享模式

在档案信息化建设中，如果数字档案没有实现资源共享，那么数字档案的优势将被大大的打折扣。所以我们必须将数字档案资源共享模式的现状进行改善。档案信息成为全民共享的资源，这个过程中一定要加强网络安全监管，防止网络的入侵导致的信息泄露。数字档案在档案信息化建设过程重要建立一个统一的规范，对于这些标准各个合作的数字档案馆要积极进行沟通，经过研究制定统一的标准，规范数字档案工作人员的工作行为规范，从而使档案信息能够顺畅的进行横向交流，只有这样我们才可能实现数字档案的档案信息的资源共享。

3、重视数字档案在档案信息化建设中的进一步发展

要想数字档案在档案信息化建设中发挥更大的作用，数字档案管理者必须要重视数字档案的进一步发展。要努力形成一个完整的统筹局面，全面考虑，制定数字档案一个清晰的走向、长远的目标。数字档案在投入使用之前，全面考察，争取解决所可能出现的问题。在投入使用数字档案管理档案信息时，应该制定统一的信息化建设标准，统一工作人员的工作行为规范。数字档案的信息通过交流才能更加多元，所以在相互合作的数字档案馆要尽可能使用统一的数据与格式，从而为信息的横向交流提供便利。

结论

随着科技与经济的不断发展，利用数字档案进行档案的信息化管理必然是档案发展的大趋势。在使用高科技进行档案信息化建设时，档案管理人员要真正认识到数字档案的重要性，掌握先进档案管理知识和管理技术，要及时发现问题、积极解决问题，才能实现档案信息化管理的高效率、高标准，才能体现数字档案在档案信息化建设中的重要作用。