提升办公室文书档案管理工作的思考

李琦

【摘  要】立足办公室工作，文书档案管理是不可或缺的组成部分。从表面上看，办公室文书档案管理主要是进行资料的收集与归档，但是，其实质上与办公室各个工作细节息息相关，既关乎大局，又强调细节落实。在社会不断进步中，办公室文书档案管理工作向着系统化与精细化过度，其涉及的內容更加复杂。为此，要全面落实文书档案管理工作，充分发挥其在整体管理中的作用，实现有效对接，发挥文书档案的价值，创设更加优质的发展氛围。本文就提升办公室文书档案管理工作展开探讨。

【关键词】办公室;文书档案管理;思考

引言

随着社会的不断进步和发展，单位对办公室文书档案的管理工作相当重视，文书档案的收集、整理与归档，不能随便找一个工作人员去管理，而是需要专业的档案管理工作人员来从事这份汇集技术性与服务性为一体的工作，保证文书档案的完整性与安全性，不断提高文书档案管理的质量，最大限度提高单位工作人员的工作效率。

1.办公室文书档案管理工作中存在的问题

1.1文书档案管理工作尚未在全员范围内引起足够重视

对于文书档案管理工作而言，很多单位对其缺乏足够的重视，尤其是很多管理者将其视为简单的办公室工作，尚未有效纳入管理工作范畴。另外，在一些管理人员看来，文书档案管理工作就是进行文件资料的收集与保存，不顾文件信息的价值。也就是说，文书档案管理工作存在认识不足、重视不够的问题。

1.2缺少规范的文书档案管理制度

由于缺乏规范的文书档案管理制度，很多事业单位的文书档案放置在行政办公室的档案室里，但是，一般情况下行政办公室的工作人员工作任务过于繁重，根本没有时间将其他文书档案进行整理、分类并归档。而且，有些办公室人员没有及时将用完的文件进行归档，有时甚至会导致文件的丢失。因此，为了提高办公室文书档案管理的效率，单位领导要不断规范文书档案管理制度，让单位的档案管理工作人员都重视对文书档案的管理工作，并不断提高文书档案的利用率，让单位的文书档案管理跟上时代发展的步伐，进一步促进文书档案管理的规范化。

1.3文书档案管理模式滞后，制约管理效率的提升

基于当前办公室文书档案管理工作，深受落后观念的制约，加之整个专业素质的落后，档案管理模式仍以手工方式为主，忽视业务类型的差异，尚未认识到归档时间与文书类型在筛选组卷中的影响。社会的不断进步加快文书档案管理工作的现代化进程，尤其是依托先进的信息技术，电子化档案管理成为趋势。在这种情况下，如果文书档案管理模式仍停滞不前，采取落实的传统模式，管理效率无法提升，文书档案管理质量很难得到保障，势必影响信息资源的可靠性，阻碍档案利用效率的提升，制约档案价值的实现，很难有效服务于办公室以及单位的发展。

2.不断提升办公室文书档案管理水平的策略

2.1加强档案管理制度建设，明确档案人员的职责

事业单位日常工作中各部门的职责繁多，涉及面较广，事业单位档案涵盖了文书档案、人事档案、财务档案、电子声像档案以及实物等各类档案，其中还有设备档案、科研档案、基建档案等。事业单位做好办公室档案管理工作需要严格执行档案管理制度，使档案管理能够有据可行，有章可依，在制度上保证事业单位档案工作程序化、规范化。在档案的保管中，管理人员要保证档案资源的安全性和完整性，使档案资源发挥其应有的价值。

2.2定期清理过期文档

办公室文档中存在很多过期失效的普通文档，这些文档在刚产生的时候还有着一定的效用，不过时间一长便会变成废纸，如果一直保存这些文档，不仅会占用大量空间，而且还会浪费有限的办公资源，极易和其他文件搞混淆，给借阅和查找带来很大的麻烦。所以，定期清理过期的失效文档非常有必要，能够有效提升办公室文档管理效率。针对这些过期的普通文档，如果是电子文档，可以结合具体情况直接删除，又或者是进行压缩储存;如果是纸质文档，则可以作为环保纸循环应用。就重要文档来说，虽然其具备期限长、价值高等特征，不过依旧会出现过期失效的情况。而且如果一直保存已经失效的重要文档，会衍生潜在性的风险，所以及时清理意义重大。在重要文档清理过程中，应该先上报单位主要领导，经领导审批之后，在分管领导监督下进行销毁或删除。

2.3把信息技术运用在文书档案管理工作中去

随着科技的日新月异，信息技术被广泛应用于办公室文书档案管理领域。在信息化环境下，文书的整理、分类与归档，都将在信息化影响下变得更加规范，当然，在文书归档的同时，也需着重考虑前期的文书处理工作和后期的归档工作，这对于资源的共享是极其有利的。因此，通过计算机对办公室文书档案进行管理，能有效地实现文书处理与档案管理的效率，还能提高档案管理工作的安全性。通过将信息技术与文书档案管理两者之间相互融合，可以有效提升文书档案管理工作的效率，在此期间，要求工作人员同时掌握办公室文书档案管理技术以及信息技术两个方面，并且可以将两者充分融合。在进行档案存放期间，首先需要将文书档案信息录入计算机中，随后按照分类将文书档案进行保存。若是后续需要调取文书档案，不需要像之前那般查找，只需要通过计算机，将文书档案信息输入计算机中，就可以在短时间内获取文书档案的详细信息。因此，要发挥计算机的优势，实现文书档案管理工作的一体化，需要将信息技术以及文书档案管理工作两者之间相互融合。

2.4引进专业高素质的档案管理人才

在互联网时代，文书档案管理工作需要懂得互联网电子信息技术的人才担任，必须具备专业的业务能力和知识，懂得文书档案管理理论、方法以及技巧。首先，构建高素质的档案管理团队，引进专业化高素质的档案管理人才，应该具备现代化管理理论，具有互联网计算机专业技术能力。其次，对现有管理人员实施培养，帮助他们学习新理念和新技术，掌握现代化的互联网管理技术。

2.5将文书档案工作纳入整体管理工作范畴，强化重视度的提升

为了有效落实办公室文书档案管理工作，要增强重视度，将其作为办公室管理的重要内容，纳入规划范畴，尤其关注其全局性发展，积极改变思路，对文书档案工作进行有效的规划与部署。在工作开展过程中，要重视落实监督工作，及时发现管理中的问题，有针对性地进行指出与调整，推广先进工作模式与工作方法，提升文书档案管理工作在全员范围内的重视度。

2.6强化办公室档案管理的保密工作

档案管理人员在对办公室文书档案进行存储以及保存的同时，务必按照我国相关的档案管理制度规定，对事业单位重要文书档案进行严格保密，管理人员不得私自进行复制、抄录以及拍摄。档案管理人员在确定档案保密级别的同时，需要根据档案文书的具体利用对象，对文书档案的实际保密时间和保密范围进行规范，与此同时，管理人员需要根据文书档案的不同保密级别依次分类处理，这样有助于确保档案的安全。

3.结语

总而言之，办公室文书档案管理工作是单位管理工作中的重要环节。因此，办公室工作人员要意识到文书档案管理工作的重要性，并且采取一定的措施，不断提高办公室文书档案管理水平，使得文书档案管理工作不断规范化和标准化，为单位的建设贡献力量。

参考文献

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