探讨公证处强化公证档案规范化管理

郭玥辰

摘 要：公证档案管理作为公证处管理的重要组成部分，管理和维护作业是否落实到位，对公证处可持续发展目标的实现具有重要影响。鉴于此，本文主要立足大数据时代内容，针对公证档案管理和维护工作中存在的问题，提出了相应的优化处理对策，以此为公证处的健康稳定运行打下坚实基础。

关键词：公证处;档案管理;管理和维护;管理问题;优化对策

信息化产业时代背景下，科学技术的不断发展和广泛应用，在提高公证处档案管理工作质量和效率的同时，由于受某些不可控因素的影响，其管理质量与预期管理目标之间始终存在一定差距，为此在后期信息化作业过程中，基层产业机构和相关主管部门除了要加强对档案管理意义的宣传力度，构建完善科学的培训体系外，还要建立健全完善的信息化管理规章制度和奖惩机制，以此为预期管理效益的获得创造良好条件。

一、新形势下公证处公证档案管理和维护问题的基本概述

随着近年来信息技术的不断发展和广泛应用，“大数据”时代的来临是“互联网+”技术应用下时代未来发展的趋势，就目前来看，与传统信息数据相比，大数据具有数据量大、数据多元以及数据价值高的显著特点，如何有效地对大数据进行处理，确保公证管理工作的有效落实，是新形势下公证处的核心发展方向。“档案”囊括基本性质、工作内容、用人情况、科学发展水平程度、精神文明建设情况，是公证处实现高效、有序运行的重要基础，“公证档案”从某方面而言，具体指的是公证处内部经济的相关数据资料，管理的科学性、高效性与否，在一定程度上对公证处的发展具有间接性影响。但纵观在当前多元化市场竞争环境下，由于受如下诸多因素的影响，其管理质量始终未能达到预期的管理目标：

（一）公证档案管理工作的重视度不足

在经济全球化和一体化建设进程不断加快的新市场经济常态下，公证处规模和数量的不断扩增在加剧公证处市场竞争力的同时，如何有效地提升公证处工作质量和工作效率是现阶段公证处的核心发展方向，但由于部分公证处受传统发展以及管理理念根深蒂固的影响，公证处管理和发展重心始终集中于公证处经济效益，忽视了对公证档案管理的关注度，致使公证处在公证档案管理工作方面的人力和物力投入不足，各项管理工作受到一定影响的同时，公证处的整体发展也受到了一定影响。

（二）公证档案管理人员自身专业素养有待提高

公证档案管理人员作为公证档案管理工作的实践者，其自身专业能力和综合素养水平的高低，低于公证档案管理工作质量和工作效率具有重要影响，但随着当下公证档案管理工作量的增加，部分公证处为满足人员配置需求，不断地降低人员选拔标准，导致聘用人员无论是专业能力还是综合素养有待完善。作为一项一项专业、系统的管理工作，公证档案管理不仅要求管理人员拥有细心、踏实、耐心等基本素质，还要具备一定的计算机操作能力，但随着公证处规模和数量的持续增加，公证档案管理人员身兼数职、档案待遇不高等问题的存在，导致管理人员自身专业能力有所欠缺，业务操作等方面也存在一定不足，最终对公证档案管理造成了极为不利的影响。

（三）档案库硬件设施不完善

信息化产业时代背景下，“互联网+”技术的广泛应用，在便捷人们日常生活，提高公证处生产效益的同时，将其应用到其它领域中，在一定程度上也为各公证处的转型升级注入了新的发展动力。公证档案管理是公证处管理作业的重要内容，在很大程度上档案馆自身硬件设施的完善度对于公证档案管理工作质量和效率具有直接影响，但对于某些偏远地区亦或是经济发展相对缓慢的区域，公证档案管理、设施的落后性在影响现代化科技管理手段应用效益的同时，公证档案管理作业也始终未能得到突破性进展，公证处发展也由此受到了一定影响。

（四）档案存放的成本与空间相矛盾

公证档案存放的期限有短期、长期 和永久三类。短期一般也要到达20年以上，还有大量需要永久保存的档案。比较大型的公正所存放档案的成本费用动辄上百万，新疆法诺公证每年存放档案花去的成本支出非常的大，购置大量的密集架，并且支付场地费用，新疆考虑采暖问题的影响，避免档案受潮，档案存放有特殊需求等，以新疆全区的公证量为70万件，存放的成本和空间也是一个非常显著的矛盾，大有鱼和熊掌不可兼得的趋势。

（五）物理档案转为电子档案存在一定缺陷

随着社会改革变迁，将文书档案电子化管理已是大势所趋，作为新興产业的诞生，电子化档案的技术仍不成熟，且电子档案的推广仍处于初级阶段，要想全面普及，成本费用仍是一个巨大的问题。此外，网络的不稳定性以及错综复杂的信息交叠，以至于档案存放的安全性值得考虑，比如：“黑客”的攻击便给电子档案存在带来极大的威胁，从而导致数据丢失，后期的弥补仍是一个不可估量的大工程。最后，电子存放的灵活性使得电子档案存在较多种格式，格式的不兼容导致无法读取资料，那么电子档案便没有了意义，因此与电脑是否兼容仍是一个不可忽视的因素。

二、新形势下公证处公证档案管理和维护问题的优化策略

（一）建立健全完善的公证档案管理和维护规章制度

正所谓无规矩不成方圆，而近年来在进行公证档案管理和维护作业过程中，其作业质量始终未能达到预期作业目标的根本原因在于，管理和维护规章制度的缺失，尤其在当前多元化市场竞争环境下，管理规章制度的不科学、不完善导致各项管理和维护作业无法落实到实处，而要想从根本上有效地改善当前管理和维护作业问题，一方面公证处需根据自身发展实况，制定科学合理的管理与维护制度，在确保各项管理维护工作落实到位的基础上，使管理和维护人员能明确自身职责，在开展相关作业过程中，能保证各项作业落实到实处，另一方面公证处还要结合实际情况，采用定岗、定机、定人机制，规避各种随意变动问题产生的同时，以此不断地强化公证处基层管理能力，为公证处正常生产奠定良好基础。

（二）加强对公证档案管理重要性的宣传力度，提高对公证档案管理工作的重视

公证档案管理作为公证处管理的重要组成部分，其管理工作质量和工作效率对公证处发展而言也具有一定影响，而为实现公证处可持续发展的目标，确保公证档案管理工作落实到实处是极为必要的。通过上述分析可知，管理人员对于公证档案管理工作的不重视是影响公证档案管理工作效益的重要因素，为有效地改善当前管理现状，一方面基层产业机构需加大对公证档案管理重要性的宣传力度，在不断提高人们对于“档案”高度认知的同时，为公证档案管理工作的顺利开展奠定良好基础，而另一方面公证处还需加强对公证档案管理工作人员的教育力度，在不断增强公证档案管理人员工作责任感和使命感的基础上，为预期管理目標的实现创造良好条件。除此之外档案管理人员对档案进行严格检查，凡不符合立卷要求的重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档 ，档案及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。归卷的公证材料齐全完整 ，对破损的材料要修补或复制，归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。

（三）不断地优化和完善公证档案管理模式

在公证处行业制度建立新的运行机制和管理模式的同时，既要保证公证行业的国家性，也要体现公证专业的服务性。在此基础上，优化公证服务，适应市场经济的发展，与国际公证行业接轨，让公正行业健康有序的发展。在当前公证处规模和数量持续增加的新产业时代背景下，档案的形成过程较为繁琐，且形成数量也较为庞大，为从根本上有效的提高管理的科学性、高效性和有效性，不断地优化公证档案管理模式和管理手段也是极为必要的。为有效地解决上述问题，将档案信息化纳入到工作日程中，为公证处的档案部门配置专门的信息化设备，是现阶段提高公证档案管理信息化水平，促进公证处进一步发展的重要战略手段。

（四）基于先进信息技术实现公证档案优化管理

在信息化条件下，互联网的广泛应用在便捷人们日常生活，提高企业生产质量和生产效率的同时，基于先进信息技术对公证档案进行管理，还可从根本上改善传统管理问题，提高资源管理质量和管理效率，最终切实保障公证档案自身效益的充分发挥。根据大量调研数据分析可知，在进行公证档案管理过程中，将信息化技术与公证档案管理相结合，即基于当下先进的信息技术搭建公证档案管理系统，在一定程度上可为人性化管理目标的实现创造了良好条件。除此之外，在进行公证档案管理过程中，还可在了解主营业务开展实际情况的基础上，对人员进行合理化分配，从而保障了其自身专业能力的充分发挥。

（五）充分协调存放成本与存放空间的平衡点

为了更加有效的发挥空间利用率，对文件及时恰当的归档是必不可少的。需要归档的文件必须科学完整，每个方面都要有所涉及，但是却不能拖拉，应该高效的予以完成，否则会造成归档文件的杂乱和积压，浪费空间的利用率。而且需要归档的文件必须优质有价值，并不是所有的文档都值得保存，选取反映单位主要职能和特色的、有历史真实样貌且有价值的文档分类保存，可以充分减少所占用的空间。此外，贯彻实施“以我为主”的归档原则，以上级单位形成的文件为主，对于类似重复的公文或者是杂乱无章的公文予以标准化、规范化，明确立案归档文件的重点并进行合理分工，减少文件的重复率和冗长度，提高档案的利用效率，节约存放空间。只有将存放空间物尽其用，才能最大限度的节约存放成本，平衡两者的关系。

（六）合理灵活地运用电子档案管理

虽然档案电子化管理全面普及仍然不成熟，但档案电子化已经是势在必行。电子档案管理所需要的成本高昂，但从另一个角度来看，档案电子化在一定程度上方便管理，免于受潮、受热、蚊虫啃噬的威胁，而且无纸化的操作节约了大量纸质费用，避免了资源的浪费。再者，档案电子化可以避免因工作人员的失误造成文件丢失的情况，及时的文件传输，不仅便捷而且安全，大大减少了人力、物力以及财力的使用。基于长远目标综合来看，全面实行档案电子管理的成本并非特别高昂，对档案文件的管理是有益处的。因此，应加强对电子化档案的管理，确保其安全性，运用现代化手段，防止档案信息被窃取。同时增强网络格式的可接纳程度，对电子化网络加以改革，以便更充分的发挥其潜在的巨大作用。

（七）依据企业发展需求进行软件的开发与应用

在信息化产业时代背景下，计算机技术的广泛应用在提高企业生产质量和生产效率的同时，将其应用于公证档案管理，从某方面而言，也能有效地提高管理质量和管理效率。就目前来看，高效便捷的管理平台的应用，不仅提高了公证档案管理的工作质量，与此同时也为有效化管理目标的实现创造了良好条件。在将信息化管理应用到企业管公证档案管理中，为减轻管理负担，节省管理时间，企业科研部门需依据企业发展需求进行软件的开发与应用，让员工的一系列事务管理都可通过该系统进行监管，并将员工管理绩效与工资核算相挂钩，通过一系列的参数设置可以实现员工工资核算的智能化。

三、结语

简而言之，在当前新市场经济常态下，公证档案管理看似简单却在公证处发展过程中发挥了重要作用，而由于受诸多不可控因素的影响，公证档案管理成效预计管理目标之间始终存在一定差距，为此基层产业机构和相关主管部门需以新形势为契机，不断的优化公证档案管理策略，以此为公证处的进一步发展奠定良好基础的同时，促使公证档案管理工作效能得到有效提升。

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（作者单位：新疆维吾尔自治区公证协会，新疆 乌鲁木齐 830004）