高校科研经费“报销繁”问题探讨

许丹

摘要：文章基于科研领域“放管服”改革的背景，分析科研经费“报销繁”问题的具体体现，从制度、人员、信息化等方面剖析问题存在的原因，提出相应解决问题的对策和建议，以期对高校解决“报销繁”问题有所助益。

关键词：放管服;高校科研经费;报销繁

引言

近年来，随着国家对高校科研经费的投入不断加大，高校科研经费收入总量与支出总量也在大幅增加。据国家统计局网站数据显示，2016年高校研究与试验发展经费支出总计已经突破1000亿元达到1072.24亿元，2018年更是高达1457.88亿元;而其中来源于政府资金的经费支出也从2016年的687.75亿元增长至2018年的972.26亿元。高校如此大体量的科研经费支出使得科研经费报销更加频繁和复杂，而“报销繁”等难点问题也日益凸显。2018年科技部、财政部发布的《科技部办公厅 财政部办公厅关于开展解决科研经费“报销繁”问题有关工作的通知》（国科办资〔2018〕122号）要求高校等科研单位将解决“报销繁”问题作为进一步落实科技领域“放管服”改革的重要举措，并从指导原则、工作要求、组织保障等方面提出了解决“报销繁”问题的工作思路。2019年，教育部下发的《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党函〔2019〕37号）中强调“要赋予科研人员更大的预算调剂自主权，减少科研经费报销各类证明材料，缩减审批环节，简化报销流程，推进网络服务，切实解决‘报销繁问题”。因此，在深化“放管服”改革的背景下，高校亟须解决科研经费“报销繁”问题，进一步给科研人员“放权松绑”。

一、高校科研经费“报销繁”问题的具体体现

（一）报销流程复杂

如图1所示，在传统的现场报销模式下，报销人需要参与整个流程，占用了大量的工作时间和精力。而目前部分高校实行的网上报销模式可以省去报销人等候会计账务处理的环节，并且通过网上报账系统可以查询报销进度、获得信息反馈，是值得推行的先进模式。但是，网上报销模式还有一些流程需要优化，一是报销人虽然在网上填报报销单但仍要将报销单打印出来连同纸质的报销材料一起提交到财务部门;二是报销人仍然要将报销单据送给负责人或者领导审批;三是报销人在提交报销单时不能及时获得报销单据的审核意见，后续单据出现问题时可能需要与会计多次沟通。

（二）审批环节烦琐

高校中科研经费实行项目化管理，项目负责人对经费使用负有直接责任，常规的报销业务只需要项目负责人审批即可。对于一些特定事项，除了项目负责人审批外还需要院系领导或者学校相关职能部门领导审批，有些还需要院系领导、学校职能部门领导等多级审批。而这种规则要求给报销人带来了一些不便，一是受限于审批人出差等因素，报销人可能无法及时获得审批;二是多级审批使得报销人可能需要跑几个地方才能完成審批。

（三）证明材料繁多

由于高校的科研经费来源多元，经费的管理办法不尽相同，财务人员需要执行的制度很多，遇到复杂业务如国际差旅费、会议费、培训费、外国专家来访费用报销等需要报销人提供的材料比较多。另外，在遇到特殊事项时，财务人员可能会根据职业判断要求报销人提供进一步的证明材料或由报销人作出说明，并且说明事项视具体情况而定进行审批。

二、高校科研经费“报销繁”问题的主要成因

（一）科研经费报销管理制度不健全

随着科研经费报销量增多，为了适应资金管理精细化、规范化的要求，各高校不断制定相应的报销制度。但是，创造性的科研活动中发生的经济活动具有不确定性，刚性的制度规定有时不符合科研活动的内在规律。比如经费支出要求严格按照预算执行，但是预算是按照项目申报时的设想编制的，科研活动进行过程中可能发生变化，经费使用也会相应地做出调整。另外，高校的报销制度不够全面，不能适应不断变化的经济活动。比如，近年来师生的出国交流活动日益频繁，在国外取得的票据复杂多样而且多为打印件，对于合规票据的要求和无法取得票据时的替代措施却没有明确的制度要求。

（二）报销人不能完全了解财务制度

报销人对财务制度的了解程度直接影响了其提供的报销单据的质量。而由于报销要求多且细、报销人获取财务信息的渠道有限，再加上如果报销人没时间学习制度或认为没必要学，报销人就不能完全了解财务制度。一般来说，经常报销的报销人比第一次或偶尔报销的报销人对财务制度了解得更多，报销单据出现简单错误（签字不完整、票据不粘贴、转账单位写错等）的概率更低。经费多、业务量大的项目组会聘请专门的财务助理，但是财务助理的水平参差不齐。而且因为由项目组聘请，财务助理有时不能起到对单据的初始审核作用，只是负责传递单据和传话。有些项目组则是由老师、学生负责报销，报销人会频繁变更，如果报销人对财务制度知之甚少，那么势必会影响报销效率并且容易造成误解。

（三）财务人员服务水平不够

高校财务人员不仅要审核报销单据的真实性、完整性、合规性、业务相关性等，还要花费很多时间与报销人沟通问题及解决对策，同时宣传政策、答疑解惑。财务人员的专业能力直接影响了工作成效，而且会影响报销人对财务部门服务水平的评价。如果财务人员因为对制度不熟导致不能一次告知报销人所有问题，报销人就要反复处理同一笔业务，从而产生“报销繁”的印象。在新形势下，报销业务日益复杂，报销人对财务服务水平的要求更高，但是财务人员却少有时间和机会提升自身能力从而提供更好的财务服务，这种不平衡的状况会加剧报销人对于“报销繁”问题的印象。

（四）财务报销信息化程度不高

信息化手段应用到高校科研经费报销工作中极大地减轻了报销人和财务人员的工作压力，优化了报销流程，也改变了部门间信息利用效率低的状况。但是，目前高校经费报销大多只是达到网上填报、网上查询这个阶段，信息化程度不高。首先，网上报销系统已有的功能不完善，内部转账、费用缴纳等业务不能在网报系统里填报，系统里没有自助咨询或者查看财务政策的模块，系统操作复杂、界面不够友好等。其次，原始票据电子化没有实现，电子票据并未普及，网上审批功能还未应用等制约了报销全流程网络化的实现。最后，高校还未建立起完善的信息化平台，财务系统与业务系统之间数据共享程度不高，财务预算、核算、决算各业务模块未实现一体化，决策支持信息效率低。

三、解决高校科研经费“报销繁”问题的对策及建议

（一）建立科学合理的科研经费报销管理制度

高校应全面梳理经费报销业务要求和经费报销制度，查找制度中与实际脱节的内容，查找不合理的制度要求，查找制度中的不足，查缺补漏，对制度进行修订完善，尽量做到制度对经济业务的全覆盖并能有效指导业务活动的开展。同时，高校应全面梳理经费报销流程，查找各个环节存在的问题，对烦琐无用的环节进行流程再造，去除不必要的环节和要求，简化报销程序。

在报销制度的制定过程中，财务部门要多倾听科研人员的意见，了解科研人员在辦理报销过程中的难点和堵点，了解科研人员对于制度建设的要求，从而建立起真正符合科研规律的报销管理机制。另外，财务部门要平衡好“放”与“管”之间的关系，在简政放权的同时做好科研经费的监管，保证科研经费使用的安全和有效。

（二）打破信息壁垒，打造业财融合长效机制

为了实现科研人员与财务人员的顺畅沟通，减少信息不对称，高校需要加强科研业务与财务管理的融合。一方面，要通过实地调研、对口服务的措施，使得财务人员了解科研项目的实施过程，掌握其中经济业务活动的全过程，及时发现存在的财务问题。另一方面，要通过不断的政策宣传和培训，让科研人员了解办理业务所需的财务知识，认同财务工作对于科研活动的意义。

另外，高校要推动建立科研财务助理制度，创新财务助理聘用方式，加强对财务助理的培训和管理，充分发挥财务助理的效能，减轻科研人员和财务人员双方的报销压力。

（三）全面提升财务人员服务水平

财务部门应建立完善的财务人员培训机制，加强对财务人员的专业知识培训，增加财务人员外出交流学习的机会;定期开展同部门人员的业务交流，讨论业务处理过程中发现的问题和师生反映强烈的问题;按照内控要求实施轮岗制度，提高财务人员综合素质。在信息化时代，财务部门还要重视提升财务人员的信息化素质和基本技能，并吸纳更多的信息化专业人才进入财会队伍。另外，新形势下财务部门要更加注重培养财务人员的主动服务意识，营造服务师生的组织文化氛围，并树立服务标准，将服务水平纳入人员考核指标体系。

（四）加强财务信息化建设

高校要充分利用先进的信息技术，进一步提升科研经费报销的效率和效果。首先，完善现有网上报销系统，实现报销业务类型的全覆盖;按照用户需求开发咨询模块等;优化系统设置使得系统操作更加简便、界面更加清晰。其次，实现网上审批和报销全流程网络化，采用信息化手段缩简化报销流程和审批手续。最后，将经费报销与业务模块对接，比如采购、资产管理、差旅平台等，实现数据共享;完善财务信息平台建设，打通经费管理各环节数据流，提高信息利用率。另外，高校在财务信息化建设过程中要加强信息系统维护，关注网络安全问题，保证系统运行的稳定性和财务信息的安全性。

结语

面对科研经费“报销繁”问题，高校要认真贯彻落实国家“放管服”政策，改革经费报销管理，让更简单的报销流程、更便利的审核规则、更少的办事要求成为财务服务的“新常态”，真正减轻科研人员负担，增加科研人员的获得感，激发科研人员的创新活力，助力科研人员更好地为建设科技强国贡献力量。

参考文献

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