基于供给理论的高校图书档案管理服务问题与对策

文·尹明山

（作者单位：山东建筑大学）

在供给理论中，供求的第一性质是判别供给学派的基本标准，正如同物质和意识的第一性质是判别唯物和唯心主义的基本标准一样。即使供给理论发生变化，也会首先创造新的供给和新的供求关系。高校图书档案管理服务中同样存在供需结构性的矛盾，让高校图书馆的供给侧短缺日益加剧。笔者在档案管理领域中引入供给理论的思想，以崭新的角度分析高校图书档案管理服务工作中的种种问题，并针对性地提出改善高校图书档案管理服务能力的有效措施。

一、高校图书档案管理服务存在的问题

（一）馆藏资源供给不足

一是无法充分收集按照《图书档案管理制度》应接收的档案。许多高校图书馆馆藏率低，电子档案收集难度大，档案的质量参差不齐。尤其是科研档案因种类繁多、成形时间跨度大更难归档。二是数字档案资源匮乏。许多高校还未进行档案数字化工作，即使正在进行的其进程也过于松散、缓慢。

（二）人力资源供给缺乏

一方面，与数量庞大的在校师生相比，书馆专职从事档案管理的人员更为稀缺，在人力资源配制上呈现出捉襟见肘的态势。最近几年，高校图书馆自我优化人员知识结构的趋势，使得计算机和管理专业的人才在图书馆招聘中越来越受青睐。然而，短期内即使是通过招聘，也很难弥补图书馆人力资源的缺口，专业知识背景过于单调的现状难以改变。另一方面，让非专职人员从事高校图书馆的档案管理工作，虽然可以在一定程度上缓解图书馆人力短缺的压力，但充分、综合、有效地利用馆内外人力资源依然困难重重。

（三）管理能力供给疲弱

微观管理行为和宏观管理理念合成了高校图书管理能力。在微观管理行为方面，高校图书馆的问题是，一是没有严格执行现行的管理规章制度。高校图书馆从事档案收集、移交和整理工作的大都是兼职档案员。图书馆与兼职档案员之间不存在强制性劳动合同，其约束性和稳定性的薄弱导致了档案工作效率低及质量良莠不齐。二是很多图书馆内没有提供用户反馈和沟通功能，使得用户与图书馆之间缺失了互动环节，阻碍了图书馆精确把握档案用户服务需求的路径，难以提供有针对性的档案服务。三是图书档案的集中统一管理受到了学区分权的影响。目前，高校的合并之举，对于高校图书管理技术、能力与意识提出了新的挑战。由于校区分散，一些高校图书馆暴露出多校区管理能力不足的弱点，使得图书档案管理服务能力难以满足需要。高校图书档案管理服务的宏观管理理念缺失则主要体现在定位不明确，不能在横向和纵向上、在高校内外综合考虑时间与空间因素，以满足现在和未来的用户需要。有些高校图书馆的自我定位过于单一或笼统，有些图书馆的服务只限于高校内部，削弱了其向社会中宣传高校文化的传播力，阻碍高校图书馆社会地位的提升，进而影响其服务水平。

（四）技术供给老化

图书档案管理服务的具体形式应随着技术的进步而不断变化。传统的图书档案管理服务模式已经进入了供应老化阶段，成熟期形成的过剩供给不能在短时间内消化，老龄化供给又不能创造新的需求，因此总体需求数据呈现出逐步下降的态势。一般来说，高校图书馆需要提供新的供给或优化传统的供给，以满足用户日益增长的服务需求。

（五）资金供给渠道单一

高校图书馆的主要经费来源是来自学校的财政拨款。财政拨款的不充足，直接影响了图书档案数字化进度以及工作者的积极性，最终体现在高校图书档案管理者的服务能力上。而通过优质的档案服务获得募捐以应对经费不足虽不失为一种有效方式，但目前具体实施尚有难度。

二、供给理论下的高校图书档案管理服务提升策略

（一）改善资源供给体系

档案资源的积累是高校图书档案管理各项工作的开端，是高校图书档案管理服务的基础，档案服务的水平与资源建设的质量息息相关。高校图书档案管理服务质量的保障控制，应从保证档案资源质量入手。一是积累常规档案资源，保证质量和数量，即高校图书馆按照档案管理制度的规定，及时将档案资料归档。二是提升数字化建设速度，建立远程档案服务资源共享平台，并投入使用。

（二）优化人力供给结构

供给预测是组织人力资源规划的指导方针，它能预测将来时间点内外部劳动力市场包含的质与量以及人员构成。在一些极端的人力资源稀缺情况下，快速精准地计算出所需的新资源量和对知识结构要求是至关重要的。高校图书馆的人力资源包括高校图书馆内部的档案人员和图书馆外的各种工作人员。为提高图书档案管理服务能力，应优化馆员供给结构，补充非馆员供给结构，依据高校图书馆的发展目标和图书馆的实际情况，科学规划图书馆的组织结构，合理配置一些专职人员，以缓解目前的人力资源压力。

（三）提高管理供给效率

要提高高校图书档案管理的服务能力，必须从微观管理行为和宏观管理理念两方面提高档案管理的供给效率。战略、定位、地位是依次递进的决定关系。定位对于战略的落实和地位的确立具有决定性影响，明确的定位可以避免发展方向的模糊。高校图书馆的基本定位可以理解为，书馆是学校内部的一个专职机构，职责之一是负责管理学校的图书档案，以为师生服务为目标；最高的定位可认为高校的图书档案资源属于全人类的精神财富。高校图书馆应充分发挥其价值，提供图书档案为社会服务。

（四）改善技术供给方式

在科学技术不断变化和发展的过程中，高校图书馆需要紧跟科技进步的脚步，提供新型信息供应手段或优化传统的信息供应手段，以满足用户日益增长的服务需求。在提高高校图书馆服务水准建设中，可采用闭环模式，即以用户对档案利用的目标为起点，远程传送档案信息供用户使用。高校图书馆远程闭环服务的实现，需要以数字档案资源为基础，以档案远程服务平台为依托。此外，数据挖掘技术还能够从大量的初始数据中挖掘出有价值的信息，将数据挖掘技术融入档案闭环管理中，将更有利于提高图书档案管理服务的效率水平。

总之，高校图书档案管理服务的主要问题是“供”的服务与“需”的匹配之间的矛盾，而矛盾的主要方面在于前者。在“新供给创造新需求”的崭新理念之下，应从改进效率，优化结构、完整体系、更新技术等方面加以改善，以助推高校图书档案管理服务能力的提升。