企业高速发展阶段如何做好档案工作

文/张惠

在企业处于快速发展的阶段时，表现在人员队伍不断壮大，工作项目不断细化，各项资料、数据不断衍生等特点，如何在此阶段做好档案管理工作，以满足集中、系统、优质、便捷等要求，为企业发展奠定坚实基础、提供有力保障，同时对档案管理的工作方式及人员都提出了更高的要求，这也是企业高速发展中最佳的现实选择

众所周知，档案管理工作是一个企业最基础的管理工作，其工作内容包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和为企业提供利用的活动。在企业处于快速发展的阶段时，表现在人员队伍不断壮大，工作项目不断细化，各项资料、数据不断衍生等特点，如何在此阶段做好档案管理工作，以满足集中、系统、优质、便捷等要求，为企业发展奠定坚实基础、提供有力保障，同时对档案管理的工作方式及人员都提出了更高的要求，这也是企业高速发展中最佳的现实选择。

一、档案管理工作中容易出现的问题

在企业建设与发展中，特别是企业高速发展阶段，如何做好档案工作，这是一个极为重要的实际问题。以笔者之见，找准问题，并加以解决这是最为有效的办法。那么，在此阶段档案管理工作中最容易出现的问题是什么？通过查找，问题主要表现在以下几点：

其一，对档案管理工作不够重视。档案管理是一项管理性、服务性、政治性等方面都很强的工作，它的特点决定了其“默默无闻”的工作性质，因此很多企业领导人对档案管理工作重视程度不够，甚至觉得可有可无。在企业发展阶段，人员、资金等各项资源不充裕，许多企业甚至没有配备专职档案管理人员，只将其作为一项兼职工作来做，领导的不重视直接影响了档案管理工作人员的工作积极性，导致档案管理工作松散、混乱。

其二，档案管理工作效率不高。一是在企业发展阶段，信息化办公普及程度不高，档案管理工作多采用纸质化的方式，文件资料划分繁杂、摆放凌乱，不易整理及查找，导致管理工作耗时较多，效率低下。二是档案管理人员配比率低，以我段为例，目前现有职工近七百人，但只配备了一名档案管理兼职人员，而档案管理工作量大、质杂、分散，使得工作人员无法全身心投入档案管理工作中，极大地制约了档案管理工作的开展与效率提升。三是档案管理人员多为非专业人员，管理工作经验不够丰富，在应对各种突发状况或紧急情况时，容易紧张无序，无法按时高质量完成工作任务。

其三，档案管理工作标准化程度较低。档案管理工作是一项风险性、敏感性较高的工作。在企业发展阶段，许多工作没有形成体系，档案管理也同样缺乏系统、完善的管理操作机制。同时，信息化、去纸化工作程度不高，也使得档案管理工作的水平高低受工作人员工作能力、素质影响较大，管理效能参差不齐，这样势必影响到档案的开发与利用，档案的服务功能也要大打折扣。

二、改进并做好档案管理工作的有效方法与途径

改进并做好档案管理工作的有效方法与途径，笔者以为主要在于：

一是为档案管理工作搭建良好平台。领导是一个企业的领头羊，领导对某项工作的重视与决策，深刻影响着此项工作的开展情况，因此，企业领导首先要重视并支持档案管理工作，促使档案管理工作人员意识到此项工作的重要性，了解档案工作的复杂程度与严密性，做好积极完成任务的心理准备。其次需要开展多种形式、多项内容的专业培训，以提高档案管理工作人员的职业素质。首先在专业知识方面，档案管理工作人员必须熟悉档案管理相关理论知识与实践体系；其次在辅助技能方面，档案管理工作人员必须具有较高的语言文字写作能力，同时需具备熟练的计算机操作技能，才能适应并胜任当今社会信息化飞速发展的现状，利用好网络平台做好档案管理工作；此外，还应具备有关法律法规相关知识，时刻遵循国家《档案法》的规定，培养管理人员的法律意识、责任意识。

二是构建适合本企业的管理机制。第一要结合本企业实际情况，如企业机构构成、人员状态、工作特点等，量身打造构建适合本企业的档案管理机制。不能尽信“拿来主义”，套用别的企业现有管理机制及模式，这样不一定适合本企业的发展情况。第二是要构建客观、科学的标准化档案管理机制，包括管理人员的选任，管理工作的流程、要求，工作评价及奖惩机制等，对档案管理工作从准备到开展再到定期评审，一系列的过程进行科学化、规范化、有序化。首先，档案任职人员的选任要建立竞聘上岗制，择优选择专业素养、工作能力更高的职工；其次，要对现有的档案管理机制进行优化，要紧跟时代，不断探究新的工作方法，动态完善改进档案管理工作机制；再次，要对企业的档案管理工作情况进行定期评价，合理利用奖惩机制，激发职工工作积极性，不断提高档案管理工作质量。

三是创新档案管理工作手段及方式。在信息化技术不断发展的今天，企业要想在市场竞争中争得一席之地，必须摒弃传统的管理模式，充分利用智能化信息技术，创新出既能适合本企业实际情况的，又能适应市场经济发展方向的档案管理系统。纸质化档案占空间、难整理、查找慢，但若能将档案文件转变成电子资料，适时上传至管理系统，需要时检索关键字即可找出，则会极大程度提高工作效率。同时电子档案还可实现对档案文件的多重分类及异地查阅，使得管理工作更加便捷、精准。由此可见，随着大数据信息化技术的发展与应用，企业档案管理的信息化势在必行。

总而言之，档案是企业发展的“史书”，必须做好档案管理这一基础工作，才能记录好企业的发展，促使企业不断进步。因此，选择合适的档案管理人员，构建标准化管理机制，研发创新型管理系统，完善档案管理工作内容及方式，特别是大数据信息化技术的应用，才能把企业的档案工作真真正正地做好，为企业高速发展注入新的动力与活力，使档案的特有作用更好地释放出来。