浅析企业档案管理

文/陈莉丽

企业管理是企业发展与进步的重要一环。随着我国市场经济的发展，企业管理工作越来越受到重视，管理水平也越来越高，其中企业档案管理工作也是如此。那么，如何做好企业档案管理工作呢？

企业管理是企业发展与进步的重要手段，其中的档案管理也是重要内容之一。搞好企业管理，不仅关系到企业的自身发展，同时也是提升企业竞争力，更好地走向社会、服务社会的现实需求。然而，目前一些企业档案管理工作一直存在思想观念不到位、职责规范不明确等问题，从而制约了企业的发展。客观的现实告诉人们，企业要办好、要发展，企业应该重视各项管理工作，加强档案管理尤为重要，势在必行。本文分析了当前企业档案管理的现状，指出了存在的问题，提出了相应的对策。

一、企业档案管理现状

不言而喻，近些年，特别是党的十八大以来，在习近平总书记的重要指示与亲切关怀下，我国在飞快的崛起。档案事业也同其他各项事业一样，取得了突飞猛进的发展。如此前所未有的大环境，为企业档案管理工作带来了发展机遇，总体来看企业档案管理水平大有提升，这是良好的发展态势，非常喜人。然而，仔细分析企业档案管理现状，在当前新的形势下，随着档案管理工作的发展，企业档案管理出现了一些新的现象与不足，诸如企业档案管理人才队伍建设中有着很多与自身职位不相关的地方，档案管理队伍人员配备不合理，工作激励机制不健全，人员的培养目标不明确，等等。为了促进企业的发展，企业必须重视档案管理工作，企业管理者，特别是企业的决策者要改变传统档案管理理念，树立与时俱进的科学思维，特别是面对大数据信息化的新时代，为企业档案管理水平提升提供了广阔的空间，思想观念必须顺应这一大的变化。企业在专业队伍建设上各个部门要一视同仁，不能“冷落了”档案部门。企业招聘人才时，引入优秀的档案管理人才特别重要。加强企业管理队伍建设，发挥企业档案管理的优势，建设优秀的档案管理人才队伍，提升企业档案管理工作水平，对于加快企业发展至关重要。可是现实的状况是，无论是企业领导者，还是档案管理者，档案管理科学理念的树立尚需提高；企业档案队伍的建设需要强化；档案部门硬件配备应予加强，档案管理制度有待健全。由此可见，一些企业档案管理的现状尚不尽如人意。

二、企业档案管理存在的问题

分析表明，当前一些企业档案管理工作中主要存在以下问题：

一是档案管理人员数量不足。目前，一些企业档案管理的现状还是不尽如人意，在档案管理人员的素质方面表现突出。有的档案管理部门成立时间较晚，员工的学历不高，年龄偏大，尤其是专业出身的人才数量很少。根本原因是企业管理者不重视档案管理工作，也不重视对档案管理人才的综合素质的提升。基本上都是新手负责档案管理工作，而且档案管理人员大多都是兼职。这些兼职人员都在本职工作之外管理档案，如此势必增加了这些工作人员的业务量。还有很多兼职档案管理人员都不是档案管理专业出身，缺乏档案管理的相关能力，导致档案管理工作无法正常开展。

二是档案管理与企业管理缺乏整体融合。企业的档案管理工作服务于企业经营管理，记录企业的各大要事，这是企业管理工作的历史记录。但不少企业忽视与行政管理工作关系密切的档案管理工作，尽管有的企业整个建设工作红红火火，但是档案管理工作跟不上，在时过境迁后，档案并未留下完整的工作记录和轨迹，企业管理没有和档案管理结合起来，企业平时也不注重对档案管理工作队伍建设和生产经营、行政管理的融合与对接，没有做好企业管理和档案管理的对接，导致企业经营管理和档案管理形成了两张皮，这不利于企业的发展。可见，企业的工作的系统化、协调性都需要进行改进，给档案管理工作以应有的位置，真正做到企业管理工作与档案管理工作的整体融合，如此会更加有利于企业的加速发展。

三是档案管理人才结构不合理。企业档案管理人才结构不合理，有的企业建设与发展的时间并不长，档案管理工作起步较晚，缺乏成熟的档案管理经验，并且还需要走很长的路，尤其是在对档案管理人才的配备上也要有所提升。档案管理人才的年龄结构、职称和学历结构的安排不够合理，并未真正地形成档案管理人才队伍，更没有形成档案学科带头人的制度，所以，无法给予档案管理人才合理的晋升和聘任待遇，对档案管理人才造成了新的不公平，挫伤了广大档案管理人才的工作积极性和主动性。

三、提升企业档案管理水平的对策

针对上述存在问题，提出以下解决对策——

一是提升企业领导者与档案管理者的思想理念。常言道，火车跑得快，全靠车头带。企业档案管理工作搞得好不好，关键在领导。因为，企业领导者与管理者，特别是主要决策人，事关企业的整体建设与发展。作为企业的重要管理工作之一的档案管理，只有他们高度重视，并放在应有的位置，方能为档案管理工作的有效开展创造有利的条件与良好氛围。所以，提升企业档案管理水平，企业领导者和档案管理者应该既当先生，又当学生，首先从自身做起，高度重视档案工作，列入工作重要议程，给档案工作在企业各项工作中以相应的位置，真正把档案管理工作作为一项重要工作切实抓好，为企业的发展注入动力与活力。

二是提升档案管理人员的综合素质。当前，企业如何提升档案管理人员的综合素质，如何促进企业档案管理信息化发展，解决好档案管理人员数量不足的问题。因为档案管理是一项非常复杂的工作，档案管理人才要具备很强的工作能力，方能把握档案管理的总体趋势与大方向。综合看来，真正优秀的合格的企业档案管理人才要有良好的管理素养、职业技能、专业知识、计算机应用能力、英语能力和法律知识的运用能力，档案管理带头人要具备强烈的档案管理意识和掌握信息化技术，将档案管理融合到信息化技术产业中，加强档案管理工作的改革创新，提升自身的管理水平，加强档案管理人员的学习和培训，端正自己的心态，树立服务意识，为企业档案管理工作做准备。客观现实表明，档案管理者，特别是档案管理带头人，要真正做到这些方面尚需更加努力，提升空间确实很大。

三是注重档案管理人才的职业规划。当代社会，竞争非常惨烈。竞争的集中表现，最为突出的还是人才的竞争。企业要加快发展，要在社会竞争中占有一席之地，人才这一大关键必须牢牢地抓住。企业不仅要重视管理人才的引进与使用，同时也应注重档案管理人才的工作计划，注重档案管理人才的职业规划，为员工着想，加大重视档案管理人才的力度，建立精通业务的档案管理队伍，并让每一个档案管理人才都具有搞好工作的信心与责任担当。这项工作抓好了，企业档案管理工作就会出现新局面，提升新水平。

四是建立健全档案人员的激励机制。企业要建立健全档案管理人才的绩效考核制度以及激励机制，调动档案管理人才的主动性，增强档案管理人才的职业素质，建立适合档案管理的绩效考核制度，对专兼职档案工作人员建立有关的岗位职责、职称聘任制度，在自愿的基础上，参加档案管理工作的晋升。企业必须加大对档案管理的经费投入，适时购入档案管理工作需要的软硬件设备。此外，还要加大档案管理工作的宣传力度，营造良好的档案文化氛围。

综上所述，档案是企业经营管理中的主要组成部分，档案管理是企业工作中不可缺少的一个重要环节。针对存在问题，采取有效对策提升档案管理工作水平，无疑是企业合理利用与开发资源的重要支撑。抓好档案管理工作，增强档案管理人员的工作责任感、使命感和信息化技术技能，无疑会加速企业的建设与发展。