高校档案馆助推“双一流”建设思考

文/吕菁 李高峰 胡国强

“双一流”建设是高校档案馆发展面临的新机遇和新挑战，新环境下高校档案馆承担的角色和定位应随学校建设需要顺势而为。本文围绕档案服务于学科建设、科学研究、人才培养管理、学校科学决策、存档留史等五个方面，探索服务新模式，并结合现状摸索可行的实施策略

世界一流大学和一流学科建设，简称“双一流”建设。2017年9月，教育部等正式公布了世界一流大学和一流学科建设高校及建设学科名单，一流大学建设高校42所，一流学科建设高校95所。在国家的号召下，许多高校根据自身特色部署了双一流建设工作，出台了相应的“双一流”建设方案，积极应对新阶段高校以内涵式发展为特色的变化。高校档案馆作为高校的文件运行管理中心、校务信息公开平台、信息传输中枢、校园文化传播驿站[1]，在高校“双一流”建设过程中发挥着信息收集、交流传播的支撑作用。在“双一流”建设的视域下，档案工作应该顺势而为，进一步加强创新与服务能力。如何建设与双一流大学建设相适应的一流档案馆成为高校档案馆面临的重要课题，也是每位高校档案馆工作人员不得不深思的问题。

一、高校档案馆与“双一流”建设的关系

“双一流”建设的最终目标是建设世界一流大学、一流学科，在实现此目标的过程中离不开一流的人才队伍、一流的学生、一流的科研水平等强有力的支撑，一切工作围绕“一流”开展。而要打造一流的人才队伍、学生、科研水平就离不开一流的高校档案馆管理和一流的档案服务。这样的助推关系，要求高校要实现“双一流”建设的国家战略目标，离不开高校档案馆支撑；同时档案馆的建设离不开高校“双一流”建设的支持，高校档案馆和“双一流”建设相辅相成，是部分与整体的关系。

二、高校档案馆在“双一流”建设中的角色与定位

高校档案是学校管理过程、办学优势和特色形成过程的记录和保存的主要载体，对学科基础性数据的提供和服务无疑具有特殊价值[2]。高校档案馆要助力“双一流”建设，首先要厘清高校档案馆的角色与定位，只有准确定位档案馆在学校建设中的位置，明确档案服务及其职责范围，才能做到有的放矢，高效、精准且主动地为“双一流”建设服务。

1.档案为学科建设服务

“双一流”建设需要有足够的学科历史数据，学科现有数据，以及学科发展的关键支撑数据，比如学科的学缘数据，学科的投入产出等信息数据。一方面，高校档案馆存放着大量学科档案资料，它们见证了学科各阶段过程中的成果、经验与不足，通过它们可以了解学科建设发展的历史与现状，能够归纳总结学科建设过程中的经验教训，为推动学科发展、打造优势学科提供宝贵资讯。另一方面，对一流学科评估中，需要提供大量的档案作为支撑依据。

2.档案为科学研究服务

加快推进世界一流大学建设，根本出路在于提高科学研究水平，并使科研反作用于教育。科研档案是指在科学技术研究过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。一方面科研档案记载着高校科研轨迹，是学校科研发展的缩影和真实写照；另一方面在促进高校自身科研水平提升发挥着基础和关键性的作用，是反映高校科学研究水平和科研管理水平的重要标志，是高校实力的见证[3]。要实现“双一流”建设目标，进行科学创新，必须利用已有的科研档案信息发掘自己的科研优势，找出科研重点领域，凝练出品牌特色[4]。在“双一流”建设目标的引导下，高校档案馆应做好重点科研档案归档和开发工作，为科研工作提供科研之外的数据信息，支撑提升科学研究水平，推动高校内涵式发展，最终助推高校“双一流”建设。

3.档案服务“一流”人才培养和管理

培养一流人才是“双一流”建设的重要内容和重要推力，“双一流”建设着力于一流人才的培养。国务院印发的《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》中，更将培养拔尖创新人才作为“双一流”建设的任务之一。高校档案汇集着教职工、学生等工作生活记录，这些档案形成简单而繁琐，但又不得不做。“使专业人干专业事”，为人才专项服务档案事宜，并专项定向提供档案数据信息为人才服务。通过对档案专项定向服务水平提高促进人才培养管理，推动高校人才培养质量的提升和“双一流”建设战略的长远实施。

4.档案数据是学校科学决策的数据库

“用数据说话”和“用数据决策”是公共管理和国家治理的重要原则。在数据时代，用数据说话已经成为合格管理者的基本要求。以安徽省高校管理大数据研究中心为例，其工作主要职能，一是聚焦高校内部治理，从事与高校管理相关的教育、财务、信息化、统计等学术领域研究，努力为高校管理的现状提供即时的精准画像，为高校管理者和决策者提供序时的作战地图和推演沙盘，探索高等教育事业科学发展的新模式[5]。二是其研究对接上级教育主管部门、地方政府政策研究，通过数据为学校和主管部门提供信息纽带。

高校档案馆是高校历史数据的保存者和研究者。高校档案馆可通过多种技术和先进的分析方法对高校历史数据进行归类、分析、挖掘，以帮助高校进行准确、科学的判断、决策。其更重要的价值在于实现基于数据的治理[6]，所以在“双一流”的建设中，高校档案馆是科学决策的数据库智囊团，为“双一流”建设提供强有力的智力支持。

5.档案是“双一流”建设的记录者保存者，更是思考者

档案记录着历史活动，并且总结了思想发展、经验教训及创造性成果。高校要进行“双一流”建设，无论是评估、检查的程序设计，还是组织机构、指标体系的确定，最具说服力的依据便是档案材料[7]。档案材料能对“双一流”建设进行较为科学的指导和客观、公正、全面的评价。“熟知非真知”，尽管档案的记忆属性不言自明，但对其的深层解读直至最近二三十年才姗姗来迟[8]。正是对档案价值进一步认识和挖掘，档案被赋予了档案与档案工作实践新的内涵与意义[9]。高校档案馆不仅收集、整理、保管、开发与利用“双一流”建设过程中的重要资料、建设经验、重要成果，为深入“双一流”建设提供真实、可靠的凭证和依据。更应该做好“双一流”建设归档工作中，正确地继承前人的经验，有批判有分析地运用“双一流”建设档案，克服教条主义、主观主义，防止思想僵化，积极发展地实事求是地助力开展“双一流”建设工作。

三、高校档案馆助力“双一流”建设策略

1.加强档案资源建设

档案资源建设是高校档案工作的基础，是高校档案工作的重中之重，也是档案工作服务于一流大学与一流学科建设的基础[10]。“双一流”建设就需要建设与之匹配的一流档案馆，一流档案馆的建设，主要是一流的档案资源建设能力。

以目前“双一流”建设的深度和广度看，档案馆为了更好服务“双一流”建设，一是需要注重档案资源的广泛性，尽可能应收尽收，从源头上确保档案的齐全完整和规范整理。高校档案类别众多，涵盖纸质和特殊载体两大主要类型，包括党群、行政、教学等十大门类纸质档案；照片、录音、录像、磁盘、光盘等声像档案；奖牌、题词、稿画等实物档案；以及围绕人物所形成的学生、干部（人事）、名人、口述等类别的档案[11]。在工作中既收集纸质档案、声像档案，也收集实物档案，还要接收电子档案及其他载体档案等，比如业务数据档案、公务电子邮件档案、网站信息档案、社交媒体档案[12]。既收集文书、教学、财会、基建等已经明确的门类档案，也收集其他门类档案、声像档案及各立档单位在职能活动中形成的各种业务档案，还注重征集各种有保存价值的历史资料、专业史志、地方特色资料、重点项目重大活动档案资料等，尤其是有价值资料。建设需求导向性档案资源建设思路，兼顾统一性和灵活性[13]。对于尚有争议的或暂未纳入高校档案馆藏统一编号体系的档案采取相对灵活形式保存，但要和其他门类相对统一，最终实现档案资料资源集中、统一管理。二是需要讲究方法，做到科学收集。在全面收集的基础上，根据“双一流”建设的规划，突出重点，抓好重点收集工作。不要局限于指导手册或者管理规范，要着眼于未来，只有有了基本的素材我们才能在此基础上，整理规范，甚至提高归档质量，只有解决档案有无问题，才能进一步拓展档案管理好坏水平问题[14]。三是提高思想认识，围绕“双一流”建设增强做好档案资源建设的责任心。

2.提升档案馆信息服务能力

实现工具价值是档案价值彰显的重要基础[15]。档案信息服务是实现档案价值的主要方式，也是助推“双一流”建设的主要途径。支撑“双一流”建设，高校档案馆应以需求为导向，主动、高效地为开展信息服务。第一，充分利用目前网络平台优势，加强与校内各部门的信息互通与交流合作实现信息共享。第二，利用网站等多种媒介与用户互动交流，随时了解掌握用户信息需求，及时调整档案服务内容重心和方向，使档案服务更加符合用户个性化需求。第三，高校档案馆的功能不单单是为学校存档守史，其教育功能也应随着社会和高校事业的发展显现出来[16]。高校档案网站应发挥资源优势，充分利用馆藏特色档案创办网站特色栏目。从“双一流”建设的外围，如宣传学校学科历史，培养学生学习兴趣和学习成就感等情感方面来助力“双一流”建设。可结合校史，将学校老校址和创办者信息等资料照片、搬迁的相关材料等历史档案传到网上，对学校来说也是一个多角度、全方位的展示。第四，高校档案网站应丰富检索工具类型，提供如复合式检索、站外检索和站内检索等多渠道检索，从而满足用户的个性化需求使检索变得更加人性化。第五，可利用多种信息技术，如开展多样服务。第六，可利用微博、微信或档案APP，向用户推送特色档案活动、馆藏资源信息与工作动态等。通过多种媒介向用户提供高校档案馆收集档案渠道，信息服务信息。通过以上措施实现档案信息的远程查询与利用，为用户提供尽可能方便，提升了高校档案馆信息服务能力，提升了服务“双一流”建设的水平。

3.建设专业档案队伍职业素养

档案职业素养的提高是档案馆工作改革创新的重要影响因素和日常管理水平提高的有效捷径。1999年档案职业被《职业分类大典》收录起，档案管理正式独立于其他的信息管理活动，成为一项稳定的，有自己特定工作内容、工作价值的职业[17]。档案职业素养也随之被更多的深刻探讨。现阶段，随着“双一流”建设深化，“双一流”对高校档案人员职业素养提出了新的更高的要求。在高校“双一流”建设过程中要做好档案工作，必须有一支高素质的专业化队伍。打造专业的档案队伍有引进人才和对现有人才进行培养两种途径。为了适应云计算与大数据时代的变化，引进人才不光要注重学历，更要注重专业知识积累和综合素质；不仅要有传统的档案学、情报学的人才，而且也要吸纳具有计算机、统计学等相关专业的人才。培训现有人才时，一要注重实用性，从工作实际需求和未来发展趋势出发，根据现实需求，按需施教，学为实用，讲究实效。二要因材施教，结合人才综合素质，有针对性的继续教育培训或在职提升、穿插讨论交流、参观考察等多种方法培育人才。

要适应飞速发展的信息形成环境和双一流建设的要求，高校档案馆工作人员，必须内修能力，外拓视野，及时掌握工作领域现状及发展动态，善于学习档案学科新理论、新技术，并用来指导和改进档案工作，提高档案管理综合素质。善于总结档案发展规律，结合新理论、新技术制定相应的规范制度，适应“双一流”新形势下高校档案工作的正常运转。

4.完善各项制度，规范档案工作流程

高校档案馆各项规章制度是档案馆建设不可缺少的重要组成，档案管理制度、档案利用制度、档案安全保障制度等各项制度的完善，是档案工作发展的重要保障。高校“双一流”建设是高校档案馆制度建设和创新的驱动器，为了助力“双一流”建设，更好地为双一流建设服务，必须完善高校档案馆各项制度，规范档案工作流程。结合教育部27号令，很多高校已制定了较为完备的档案管理制度，以西北农林科技大学为例，截至2019年6月，已经制订了《西北农林科技大学档案管理办法》《档案工作规范》等二十五项管理规范。以上制度基本上能满足当前高校档案管理工作的需求，但是离档案信息化建设和“双一流”大学要求仍有较大差距。尤其是档案“双轨制”现状下，档案形成归档重心向电子档案倾斜，以纸质档案为基础制定的各项规范，未来肯定不能完全适应于新的环境。档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程[18]。所以高校档案馆必须重视档案管理制度的修订和完善，与时俱进、不断创新，完善档案管理制度和工作流程。另外，制定制度时必须考虑时代性，以人为本赋予规章制度人性化、个性化，以及各项制度指标的科学性，除此以外还应考虑档案制度的全面、规范、广泛的参与性。

高校档案工作在“双一流”建设中应该立足本职工作，大胆创新工作方式，以顶层设计者的视野来开展各项工作。围绕“双一流”建设为中心，提高学科建设，科研能力，育人能力为基本出发点，不拘小节大胆务实服务“双一流”建设，力争摆脱档案工作慢半拍的形象。