基层公益服务事业单位档案管理的体会和思考

林兴科

摘要：基层公益服务事业单位档案是对单位历史发展与现实情况进行真实全面反映的信息资源，属于基层公益服务事业单位重要的无形资产。新形势下，随着信息化时代的快速发展，原有基层公益服务事业单位档案管理体系与制度已不能适应时代发展要求，应加强对其管理创新与服务模式的创新，尤其是基层公益服务事业单位档案管理信息化改革。

关键词：档案管理;管理流程

引言：对于我国的公益服务事业单位而言，应加强档案管理标准化、精细化、制度化建设，有效提升档案管理的质量，增强档案利用的能力。

1.    新形势下基层公益服务事业单位档案管理特点以及改革的重要性

新形势下，随着数字化信息化社会进程的不断加速，基层公益服务事业单位档案管理数字化信息化水平不断提升，有效的发挥了数字化信息化事业单位档案管理特点：一方面，数字化信息化基层公益服务事业单位档案管理不但可以有效的促进档案管理工作成本费用的降低，而且对于其工作效率的提升具有积极作用;另一方面，数字化信息化单位档案管理工作的开展，有利于与其他相关部门沟通与交流，在一定程度上提高了单位档案管理工作质量与效率。单位档案管理信息化指的是在单位档案管理中，在建立信息技术与现代网络技术平台基础上，实现对单位档案虚拟化、数字化及信息化处理，从而促进其服务职能的履行更加深入高效。基层公益服务事业单位档案管理信息化建立与发展具有一定的必要性：首先，随着以物联网、云计算等为典型代表的现代数字化信息化技术的不断完善与优化，其被广泛的应用于各个行业领域之中，尤其是在解决档案管理工作难题方面。因此，基层公益服务事业单位档案管理信息化是顺应时代社会技术发展的必然要求。其次，当前，基层公益服务事业单位体制改革正处于关键时期，其中一个改革关键点即为现代事业单位制度的改革，其改革过程中离不开信息化平台与系统的创建，这为单位档案管理数字化信息化建设创造了有利条件。因此，基层公益服务事业单位档案管理信息化是顺应事业单位改革的必然选择;第三，传统档案管理存在着程序复杂、流程繁琐以及信息资料整理难度较大等问题，尤其是在对历史信息或资料查询时，常常遇到信息不全及资料缺失等问题。而基层公益服务事业单位档案管理信息化建设，可有效的解决这一问题。因此，基层公益服务事业单位档案管理信息化是档案管理工作发展趋势需要。

2.    基层公益服务事业单位档案管理信息化改革内容

基层公益服务事业单位档案管理工作应遵循一定的制度建设原则，即明确职责、强化灵活化与规范化建设、注重动态与静态相结合等。而基层公益服务事业单位档案管理信息化改革内容则主要包括以下几方面，具体有：

2.1  数字化档案管理模式的建设

当前，具有较为典型的数字化技术包含数字加密技术、数据库技术、扫描技术、身份认证技术等，而档案信息资料经由数字化技术转换为数字化档案信息可以有效的实现信息资料的更新、整合及补充等。作为基层公益服务事业单位的一个重要无形资产，档案数字化建设可以有效的为单位社会效益的实现创造有利条件。

2.2  自动化档案管理模式的建设

档案管理工作的自动化实现是基层公益服务事业单位档案管理信息化改革的一项重要组成。典型的自动化技术代表包含数码扫描识别、电子标签以及OCR识别等。以自动化技术为基础，档案管理自动化包含信息数据的自动收集、自动筛选、自动检索以及关键词的自动提取等。自动化档案管理模式可有效的实现档案信息资料的批量处理与自动处理功能。

2.3  体系化檔案管理模式的建设

基层公益服务事业单位档案管理信息化建设是一个体系化过程，较传统档案管理模式不同，其包含了档案文档一体化、部门衔接一体化、内部流程一体化等。以数据集成技术、数据库机械、数据融合技术等为基础，有效的增强了信息数据的通用性和兼容性[1]。

2.4  互动化档案管理模式的建设

传统档案管理中，各个档案信息仅对应一份信息，缺乏互动性。而基层公益服务事业单位档案管理信息化体系增加了信息的互动性，对于提升服务质量和增强系统优化等具有积极作用。

3.    基层公益服务事业单位档案管理创新与服务模式的改革措施

面对当前信息化社会发展需求与基层公益服务事业单位档案管理现状问题，应加强基层公益服务事业单位档案管理创新与服务模式的改革，可通过以下几方面开展，具体有：

第一，加强档案管理人员业务素质能力培训，强化档案管理人员对档案管理工作的责任意识。档案管理人员业务素质能力关系到档案管理工作质量与效率，对档案管理工作开展具有重要基础性作用。档案管理人员对档案管理工作责任意识的提升，对档案工作科学化、规范化发展具有积极作用。

第二，加档案管理方法和手段的完善性，建立健全符合基层公益服务事业单位发展需求的档案管理制度。不断提升档案管理工作人员档案管理服务水平，增强服务意识和树立档案创新管理，从而提升档案管理质量与效率[2]。

第三，通过对基层公益服务事业单位档案管理业务流程进行优化和业务标准进行制度化。实现基层公益服务事业单位档案管理业务流程的重构;通过不断的拓展基层公益服务事业单位档案管理服务功能范围和服务内容形式等，实现基层公益服务事业单位档案管理服务能力的拓展;通过不断加强基层公益服务事业单位档案管理软硬件建设和各类信息资源的整合，实现单位档案管理信息化平台的建设;通过强化基层公益服务事业单位档案管理信息化安全保障措施和引入具有先进性和活力的新生力量，促进基层公益服务事业单位档案管理组织架构的重组。此外，针对基层公益服务事业单位流动人员档案管理，应针对指定信息统计，进行适应性创新。一方面加大优秀流动性人才信息档案的保留工作;另一方面简化单位流动人员管理模式，制定与单位相适应流动人员档案管理方案，以促进流动人员档案管理质量与效率[3]。

结论：

简而言之，作为基层公益服务事业单位管理工作的一项重要组成，单位档案管理工作的有效开展关系到事业单位能否健康、稳定、持续发展。针对当前基层公益服务事业单位档案管理现状及新形势下数字化信息化社会发展需求，加强基层公益服务事业单位档案管理信息化改革势在必行。

参考文献：

[1]   徐雁.浅析档案管理现代化[J].开封教育学院学报2019（3）.

[2]   吴清越.农业事业单位档案管理存在的问题与改进对策[J].广西农学报，2019（1）.

[3]   吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2019（6下）.