基于信息化的工程建筑档案管理方法探析

周继存 郝朝磊

摘要：本文以基于信息化的工程建筑档案管理为主题展开论述，首先分析了基于信息化的工程建筑档案管理的重要性，在档案管理问题分析的基础上针对基于信息化的工程建筑档案管理方法进行了具体分析。

关键词：信息化;工程建筑;档案管理

一.基于信息化的工程建筑档案管理重要性分析

首先，在工程建筑项目建设中，档案管理工作的实施，能够为工程建筑中的每一个建设环节进行记录，进而为后期的工程检查、改建以及工程建筑的竣工验收等提供相应的参考，也是上述工作进行的重要依据。因为在工程建筑项目中会出现大量的资料信息，在档案管理工作中，则可以对这些工程信息进行系统的整理，然后进行归档，而真实完整的档案信息是工程建筑项目的重要依据，也是整个工程项目管理质量的重要体现所以，工程建筑档案管理工作的开展十分必要。其次，從我国社会的发展进程来看，信息技术在各个行业产生的积极影响有目共睹，而基于信息化的工程建筑档案管理是信息技术在工程建筑档案管理应用的重要体现，其对于整个档案管理效率及管理质量的提升有着重要的促进作用，因为信息技术的主要特点则是信息处理速度快，信息传递准确率高，因此，基于信息化的工程建筑档案管理有着重要的意义。

二.工程建筑档案管理存在的问题

2.1  重建设，轻管理

在工程建筑项目建设建设中，很多建筑企业并没有意识到档案管理工作的重要性，在工作实践中，工程项目管理者将主要的精力放在了建筑施工中，但是相应的档案管理工作则明显跟不上步伐。一些建筑企业在工程项目中开展了相应的档案工作，但是档案管理表现出诸多不规范之处，因此档案管理工作仍然表现出明显的形式化，在具体的档案管理工作中，所建立的档案内容信息与工程推进情况相比，存在明显的滞后性，因此档案信息为工程建设服务的作用也无从谈起。对于建筑企业而言，因为档案管理工作无法体现盈利性，所以，在工程建筑学项目建设中对此并不重视，导致重要的工程资料信息无法及时归档，在竣工阶段需要调用档案信息时，相关人员才开始匆匆搜集，但是所搜集的档案信息往往表现出明显的缺失，如特定环节施工图纸的缺失，施工材料信息提供不全面等。

2.2  档案管理模式不规范

在工程建筑档案管理中，很多建筑企业并没有做好信息技术的科学应用，比如档案信息化管理系统不完善，系统数据库不完备，管理软件升级不及时等，导致建筑档案信息化管理成效并不高，信息技术在工程建筑管理中的应用效果并不理想。比如在工程建筑档案管理中，档案的编目、检索、立卷等缺乏管理标准，在存储的档案信息中，大多数为文字录入，但是相应的图片、视频等上传的数量较少，而且，在规制的档案信息中没有度工程竣工图进行及时更新，在修改之后又存在存档不及时的情况，进而导致工程建筑档案管理存在明显的不规范性。

三.基于信息化的工程建筑档案管理方法

3.1  加强对档案管理工作的重视程度

对于建筑企业而言，必须认识到工程建筑档案管理的重要性，并进一步加强对工程建筑档案管理的重视程度。为此，要能够根据工程建筑档案管理的实际要求建立相应的档案管理制度，以制度的形式不断规范档案管理实践。具体而言，为了充分发挥管理制度的指导性作用，所建立的管理制度中应该对工程建筑档案管理的内容及档案工作环节予以明确，如建筑档案信息的建立、工程档案信息的保存、施工档案的调用等，档案工作者必须按照制度内容严格开展每一环节的档案工作，通过这种方式，使得档案管理工作在严格制度的约束下不断朝着规范化的方向发展，使得档案管理工作的开展能够紧跟工程推进的速度，要求档案管理人员能够在工程建筑项目推进的每一个环节，全面搜集相关资料，然后进行整理和规定，并确保信息的完整性和真实性。另外，在工程建筑档案管理制度建设中，还应该进一步突显惩处制度的实际作用，在制度要求的范围内容，如果档案工作者因自身的失误或疏忽造成档案信息提供不及时，无法为工程建设提供参考并引发不良后果，则必须进行追责，如果后果严重，则需要对相关人员进行严肃处理，利用这一方式形成警示作用，促使档案管理工作者能够树立高度责任心，在档案工作中严格要求自己，并不断提升工程建筑档案管理工作实际成效。

3.2  建立起档案管理信息系统

只有借助专业化的信息化管理系统，才能够真正实现工程建筑档案管理模式的改进，为此，对于建筑企业而言，其可以与信息技术公司进行联系，然后围绕本工程建筑档案管理内容建立起相应的信息化管理系统。借助新的管理系统，进一步规范相应的档案管理人员，在新形势下，传统纸质化的档案资料要以数据信息的形式进行保存，如施工材料使用信息、图纸信息等，而且要针对工程建筑档案信息化管理工作的实施制定工作标准，使得工程档案的编目、检索、立卷等进一步规范，在系统上传的档案信息中，不仅要有文字叙述，还要包含相应的图片信息、视频信息等，随着施工工作的推进，如果出现信息变化，则要对系统信息进行及时更新，在竣工验收、施工检验时如果要进行调用档案，管理员则需要及时找出目标档案信息，进而充分发挥档案管理的实际作用。

3.3  加强数据库建设

数据库建设是基于信息化工程建筑档案管理的重要基础，因为在档案信息化建设中，必然会涉及到大量档案信息的处理，完备的数据库可以为档案管理工作的开展提供强有力的信息支持。具体而言，工程建筑档案数据库的功能主要体现在两个方面，第一，信息获取功能。针对档案管理工作的开展，可以利用数据库信息系统进行档案资源储备。第二，分类功能。为了方便建筑企业利用数据库进行各类信息检索，比如，可以以施工阶段为依据进行档案信息的分类，每一施工阶段的档案信息归为一类。数据库是工程建筑档案信息化建设的重要基础，因此，有必要建立完善的数据库信息系统，为此，建筑还需要联系信息技术公司对数据库系统进行定期维护，修补漏洞，进而充分发挥数据库的实际作用。

四.总结

综上所述，基于信息化的工程建筑档案管理有着重要的意义，为此，建筑企业要能够对其传统工程建筑档案管理工作中存在的不足有一个全面的认识，在新形势下，积极适应信息时代的变化，积极开展工程建筑档案信息化管理工作，进而不断提升档案管理实际成效。

参考文献：

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