基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设分析

2020-11-06邓福明

参花（下） 2020年10期

摘要：高职院校档案信息化建设有利于推动高职院校发展，是推动高等教育发展的关键途径。近年来，我国绝大部分高职院校已经覆盖数字化，为其实现档案信息化建设奠定了坚实基础。在数字化校园环境下，高职院校档案信息化建设具有重要的意义。因此，笔者以高职院校档案信息化建设的意义为切入点，探讨数字化校园环境下高职院校档案信息化建设路径。

关键词：数字化校园环境高职院校档案信息化建设

目前，科学技术快速发展，我国已经进入信息化时代，这给传统档案管理带来严重冲击，但也给其发展提供机遇。档案数字化指的是，通过各种数码设备实现数字化加工纸质档案的目标，将其转变为可以被计算机处理的文本，实现资源共享目标。近年来，各大高等院校已经建成校园网，实现了档案信息化管理，因此未来档案中数字化是主要的一种形式。由此可见，高职院校档案信息化建设就成为当前档案管理人员关注的重点课题。[1-2]

一、高职院校档案信息化建设的意义

档案数字化最基本的原则就是实现档案信息资源共享目标，提供更加快捷、方便以及准确的应用。在数字化校园全面推进这一大环境下，网络化管理已经不是设想，其正在一步步成为现实。

（一）强化利用与保护传统纸质档案

随着我国高职院校人数增加，产生的档案越来越多，若这时仍然应用传统的人工录入档案模式，则很难满足当前时代发展的需要，加之纸质档案保存需要占用较大的空间，且不便于查找，甚至容易出现腐蚀问题，因此必须强化档案信息化建设。[3]与此同时，人工记录档案信息很容易出现档案记录错误的问题，最终可能出现档案内容失真的情况，并不能提高档案管理质量，也无法提高档案管理效率。而档案信息化建设则可以在传统档案管理技术上结合信息技术管理档案，降低了人工失误问题，同时保证档案的真实性，发挥了计算机的作用进行统一管理，避免出现纸质档案管理保护不到位、档案损坏、遗失等问题。因此，从整体来看，档案信息化建设改革了传统档案管理模式，强化利用与保护传统纸质档案。

（二）推动校园数字化建设

就学校数字化角度分析，档案管理信息化是重要的一部分内容。数字化环境下，高校档案信息化建设一定程度上提高了档案利用率，且在信息手段背景下学院现代化形象不断提升，与政府以及社会对高职院校整体发展要求相符。[4]

（三）提高档案管理效率

在传统档案管理模式下，高职院校档案管理以纸质档案管理为主，给工作人员查询以及借阅档案带来不便。与此同时，保存以及管理纸质档案需要耗费大量的人力物力，若管理不到位则很容易出现纸质档案混乱的问题，且不利于开展信息统计与信息交流工作。因此，高职院校在档案信息化建设中需要发挥信息技术作用，实现快速录入档案信息的目标，且后期可以反复利用档案，也可以进行修改与保存，最大限度地提高了档案管理效率。

二、高职院校档案信息化建设现状

（一）档案管理人员综合素养有待提高

档案管理人员具备先进技术水平以及专业知识是信息档案化建设的前提，由于部分高职院校在信息化管理方面投入不足，加之缺乏信息化管理硬软件，因此档案管理人员在实际的工作中仍然以传统方法与思想开展各项工作。还有部分高职院校虽然投入了一定资金，但是档案管理人员专业技能缺乏，因而同样无法实现档案管理信息化的目标。可见，高职院校需要加大力度培训档案管理人员，逐步提高其综合素质。结合目前高职院校的情况来看，由于缺乏综合素养较高的人才，且紧缺档案信息处理复合型人才，最终阻碍高职院校档案信息化建设进程。

（二）缺乏配套的法律规范与制度

档案管理工作的标准化、规范化是档案信息化的基础。然而，当前大多数高职院校均各自为政，如部分高职院校参考的本科院校，也有的遵循企业档案管理规范。由于没有与高职院校条件相适应的统一规范与管理标准，因此各类档案著录细则相容性不高。[5]同时，当前我国在档案信息化建设的方面并没有健全的法律法规，使其缺乏纲领性文件。档案管理缺乏配套的制度与规范，给高职院校实现档案信息化建设带来诸多挑战。

（三）档案信息资源利用与开发处于滞后状态

部分高职院校仍然以传统的档案管理方法为主，在具体的工作中仅简单地整理档案，被动提供借阅、查阅等业务。受到管理人员整体专业技能水平不高以及缺乏基础设施的影响，很难开发档案数据库。部分学校虽然已经形成数據库，但是大部分以条目数据库为主，全文档案信息所占比重不高，仅可以单一检索查询，并不能满足用户多样化的需求。

三、数字化校园环境下高职院校档案信息化建设路径

（一）加大力度培养档案管理复合型人才

高职院校要想提高档案信息化建设效率，前提就是深刻认知人才培养目标。档案信息化建设需要通过档案管理人员完成，这就意味着档案管理人员的综合素质对档案信息化建设产生深远的影响。因此，高职院校要加大力度培养档案管理复合型人才，保证其在具备档案管理专业知识的基础上灵活应用计算机技术。[6]在实际的工作中，可通过两方面培养复合型人才：一方面，提高档案管理工作人员档案管理能力，定期组织相关培训与考核，调动工作人员学习先进管理理念的主动性，提高其业务能力;另一方面，提高档案管理人员信息管理能力。与全国各高职院校合作构建一个统一的交流平台与信息化管理培训平台，结合本院情况提高自身现代化信息管理能力与现代化信息技术，提高档案管理效率。

（二）转变传统理念

档案信息化建设工作人员的思想，在一定程度上决定了信息化建设质量。因此，实现档案信息化目标的前提，就是改变这部分工作人员落后的理念，增强其档案管理意识。因此，必须提高工作人员对档案信息化建设重要性的认识，发挥其领导带头作用，加大力度宣传档案信息化建设，通过各种文化活动强化档案工作人员以及大众对其的理解，吸引各行业技术人才，为实现档案信息化建设奠定基础。

（三）健全档案信息化建设工作规范

高职院校建设档案信息化应以数字环境要求为基础，制订可以适应档案信息化建设的工作流程与制度。制订统一的工作流程与规章制度，除了可以避免档案信息化建设存在无序状态之外，还可以避免出现大量工作量增加的问题。如此，才能应用各种制度规范管理人员在档案不同阶段的行为，利用收集、管理等环节建立相对应的工作流程，使数字文件档案在流转过程中进入不同环节中，实现自动化管理档案的目标。

（四）强化档案安全建设

信息档案安全属于重点工作，其直接关乎档案事业的稳定发展。若不能保证其安全性，势必会阻碍档案信息化建设的发展。这就需要国家在强化档案信息化建设中，提高对档案安全建设的重视程度，采取有效的措施保护档案安全。比如，可以通过强化防火墙技术达到抵御病毒入侵的作用，营造安全的档案信息化管理环境，便于档案丢失后可以及时恢复，避免造成巨大损失。

（五）积极开发与应用档案管理系统

在建设数字化校园环境中，高职院校各职能部门都会形成特色的办公自动化系统，即在统一的平台下办公，给高职院校档案信息化建设提供有利的条件。[7]比如比较常见的就是OA办公自动化系统，这些系统中保存了大量需要保存的电子文档，因此要想实现统一体化管理目标仅需要一个数据接口。由此可见，高校应统一设计这些档案管理系统与应用系统。这时，学校各个部门产生了电子档案后通过各自数据接口进入档案管理系统中，由档案管理系统进行采集、处理以及分类等工作，最后形成符合要求的电子档案，为档案管理人员查找档案提供便利。可见，高职院校要加大力度投入档案信息化建设，促进档案管理系统与其他应用系统无缝对接，建立更为完善的信息体系。

（六）强化建设信息化平台

高职院校档案信息化建设的前提是具有先进的档案管理理念、校园网、数字化信息资源，同时还要有信息化技术、政策以及标准。从具体的实施标准来看主要有两点：一方面，发挥先进信息设备的作用并充实设备，以互联网的MIS应用为基础通过系统在学校内部实现网络处理信息、信息共享等工作，若资料为非保密性质，则可以随时在系统上查阅，实现档案共享目标;另一方面，数字化管理档案，分类整理档案，严格按照最新要求编排统一目录，让其朝着标准化、规范化方向发展，促进档案管理数字化。[8-9]

四、结语

高职院校档案信息化建设不仅属于高职院校数字化重要的一部分内容，还是衡量高职院校管理水平、学术水平的重要标志，是时代发展的必然结果。因此，高职院校档案管理人员应以积极的态度应对这一发展趋势，主动学习先进的档案管理知识，采取多种途径实现档案信息化建设目标。

参考文献：

[1]徐茵.基于数字化校园环境的高职院校档案信息化建设研究[J].办公室业务，2017（05）：45-46.

[2]金荣蓉.探讨当前数字化校园环境下高职院校信息化建设方向[J].科技资讯，2016，14（16）：8-9.

[3]娄翠英.数字化校园背景下高职院校的档案管理工作[J].文教资料，2019（01）：116-117+71.

[4]李现，刘飞渡.论高职院校校园数字化平台建设的实现路径[J].课程教育研究，2015（11）：1-2.

[5]朱晓玲.高职院校数字校园信息化建设中存在的问题及对策研究[J].现代营销（下旬刊），2016（07）：222.

[6]党进才.大数据时代高职院校数字化校园建设应用思考[J].中国报业，2018（18）：30-31.

[7]张兆红.基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设[J].资源信息与工程，2018，33（02）：194-195+198.

[8]吴冬梅.智慧校园环境下的高职院校档案信息化建設研究[J].北方文学，2019（08）：130.

[9]董亚丽.浅析高职院校档案管理的数字化发展路径[J].人力资源管理，2015（10）：221-222.