浅析新时代背景下做好人才人事档案管理的重要性

王民

【摘要】人才人事档案管理是企业管理中的一项重要内容，影响着企业的方方面面。企业发展的根本在于人才，所以新时代背景下人才竞争激烈，为人才人事档案管理带来了新的工作难度。因此，研究了新时代背景下做好人才人事档案管理的重要性，并提出了一些方法策略。

【关键词】档案管理新时代企业人事

一、做好人才人事档案管理的重要性

1.促进企业管理制度的健全。做好人才人事档案管理工作，有利于健全企业管理制度。人事档案资料是客观记录人员学习、工作、荣誉、处罚等信息的重要载体，对个人的影响是终生的。其中，很多高校毕业生对档案的重要性一知半解，以为留在学校或拿在自己手中即可。但是，如果档案在个人手中停留时间过长，会导致个人信息档案变成“死档”，影响个人与企业的劳动合同签订。如果选择报考公务员、教师等，会因为“死档”问题导致资格不过审。企业做好人才人事档案管理工作，必然需要制定科学合理的档案管理规章制度，从而避免各种因档案产生的麻烦，如预防因个人档案存在问题导致责任纠缠不清的情况。因此，做好人才人事档案管理，对企业来说是十分有必要的。

2.促进管理人员素质的提升。做好人才人事档案管理工作，有利于促进管理人员素质的提升。部分企业发展观念未能跟紧时代步伐，认为抓好产品生产、开拓销售渠道是企业的唯一目标，对于“软实力”的发展漠不关心，这不利于企业的长远发展。新时代背景下，企业只有软实力和硬实力齐头并进，才能在企业之林中占据一席之地。因此，做好人才人事档案管理，促进管理人员素质的提升，是企业应该重点改进的。做好人才人事档案管理，需要管理人员在接收人事档案时认真核查信息资料，一方面防止重要资料短缺影响员工的发展，另一方面预防部分员工弄虚作假，伪造个人信息，造成企业损失。

3.促进企业信息建设的完善。做好人才人事档案管理工作，有利于促进企业信息建设的完善。很多企业存在一个突出的问题：企业信息化管理低下、缺失，这一现象会加重工作人员的负担，影响企业的运行效率。其中，人才人事档案管理工作如果没有接入信息化管理平台，会导致管理人员工作繁重。一方面企业的人事划分类型不同，目前很多企业都划分了十几个档次的人员等级，新入岗的员工进行交档时，管理人员在查看完档案后，面对十几类档案类别，无法迅速将档案正确归档;另一方面，当企业在进行人事调整，需要调阅人员的信息档案时，管理人员面对档案库数量浩瀚的资料袋，只能按照名字字母进行手动搜索，无法短时间内找到对应的档案资料，严重拖延了工作效率。

二、做好人才人事档案管理的策略

1.树立科学的管理理念。树立科学的管理理念，是做好人才人事档案管理工作的首要前提。企业文化是企业的重要组成部分，营造良好的企业文化有利于提高员工的工作积极性，而管理理念是支撑企业文化的重要基础。所以，企业全员要树立科学的管理理念，并做好以下两点：第一，改变“唯档是举”的观念。为了降低招聘成本，企业一般把文凭、职称、奖励等档案中记录的表面性数据作为硬性条件，这固然提高了招聘效率，但是企业也应该适当增加能力方面的考核，关注应聘人员档案中记录实际能力方面的信息。同时，提拔内部人员时，不能只关注员工档案的效绩信息，要综合查看个人各方面的能力，坚持“唯能是举”制度。第二，调整档案信息量。对于已经不适合进档的信息要根据实际情况移除出去，尤其是一些模糊性的评价，基本没有任何用处。企业还应该把员工日常表现写进档案中，方便在提拔人员时查看个人的实际能力情况，从而做出合理的人事调动。

2.采取灵活的管理模式。采取灵活的管理模式，是做好人才人事档案管理工作的有效方法。企业的管理模式要随着时代的发展、企业的壮大，进行灵活调整。当前，在人才人事档案管理方面，企业应该采取内外结合的管理模式。第一，加强内部管理，安排专业管理人员负责人才人事檔案管理，并设置监察专员进行定期询问检查，监督档案专员的工作情况，防止出现散懒懈怠、弄虚作假的工作情况。第二，实行“托管”管理，企业委托专业的档案管理部门对企业档案进行管理，如各地的人才市场就肩负着社会人员档案管理的职责。

3.提高信息化管理水平。提高信息化管理水平，是做好人才人事档案管理工作的重要途径。采用信息化管理，是企业高效运行的重要保障，企业要加大信息化管理的资金投入，引入先进的管理平台。企业要加强对管理人员的培训，促使管理人员快速掌握档案管理平台，准确地将人才人事档案信息录入平台，并做好档案分类，方便随时更新、查找档案信息，提高工作效率。

三、小结

人才人事档案管理，是企业考察员工的主要依据，企业要高度重视，应用多种策略，如树立科学的管理理念、采取灵活的管理模式、提高信息化管理水平等，做好人才人事档案管理工作，保障企业的长远发展。

参考文献：

[1]刘磊.人事档案管理的重要性及优化途径[J].青年时代，2018，（26） ：283+292.