构建资金信息化管控体系 提升资金管理水平

徐小青

摘要 2013年财政部发布的《企业会计信息化工作规范》、2015年国务院发布的《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》等文件，鼓励企业树立互联网意识及思维，提升互联网能力，以信息化手段为支撑，实现会计与业务活动的有机融合，加快会计职能从重核算到重管理决策的转变。由此不难看出，企业要在激烈的市场竞争中生存，信息技术的有效应用将会起到至关重要的作用。资金是企业最重要的资源，如何对其进行合理配置与有效运用，并为企业的可持续发展提供重要保障，成为财务管理创新工作的重点之一。资金管理作为财务管理最重要的环节，其管理水平的高低，直接关系着企业资金运用效力的大小。

关键词 信息化;资金管控体系;资金管理信息化

一、引言

本文主要介绍了如何通过搭建企业资金管理信息化系统，实现从前端的资金计划（预算控制），到资金支付，最终形成资金反馈的资金全流程闭环管理，为各层级管理者提供实时数据，动态展现资金变化，以提升资金使用效力及企业内部资金管控水平。

资金管理信息化系统要结合企业自身特点，以预算管理和资金管理为主。预算管理涵盖了预算全过程，即计划的申报、审批、生成、调整;资金管理则以资金支付审批和资金执行反馈为主。

二、资金管理信息化系统搭建背景

（一）企业原资金管理情况

资金管理信息化系统搭建前，企业的资金计划、资金执行、资金反馈一直采用纸质方式流转和管理，且均为单独运行、人工操作，相互间应有的关联度因人工介入而被弱化，各环节间无法形成有效制约，导致规范性、严谨性大大降低。加之人工操作导致工作量大、工作效率及准确率低下，资金管理全过程不能系统、全面地呈现在使用者面前，也无法对业务过程进行实时监控，导致资金支付存在极大的安全隐患。企业各部门每月资金支付数据信息可追溯性差，流转审批过程及进度无法实时查询，资金管理全过程不能有效管控，容易造成执行偏差，也无法让使用者根据需求查阅相关信息，回溯性差。

（二）信息化的必然性

2015年起，企业三地（自贡、成都、德阳）跨区域办公格局形成。传统的人工操作、纸质流转等方式无法打破地域限制，严重影响签批的时效性，支付审批费时费力，执行反馈准确率下降等问题日益突出。

三、方案的制定、开发

为改变上述现状，提升财务业务一体化管理能力，实现资金从计划、支付到反馈全过程的实时动态管理，避免手工管理造成的人为错误，提高企业资金支付的准确性和透明度，为企业决策者和使用者提供真实、完整的基础数据信息，企业决定建立资金管理信息化系统。根据管理制度的要求并从实际业务出发，结合资金计划、执行、反馈三部分各自的实际情况，分别制定出相应的开发方案，合理设置各流程控制节点，通过各模块的分步开发实施，构建满足企业资金支付需求的全局性的资金管理信息化管控体系。

（一）全面梳理相关制度

严格遵循企业内控相关管理制度，由制度指导系统开发，确保系统及其流转在规范约束的狀态下。根据标准对业务进行全面梳理，确定节点设置，并明确所涉及节点的业务责任人和相应职责，以降低系统设计上的缺陷风险。

（二）资金管理信息化系统的构建

1.明确需达到的目标。搭建资金管理信息化平台，通过信息化集成各区域，打破手工操作模式下的地域、时间限制，让所涉环节可准确高效地处理业务，所涉数据能细化、可分类、易提取，所涉流转均规范、可追踪。

2.明确系统构成。资金管理信息化系统主要由资金计划、资金执行、资金反馈三个功能性系统模块构成，每个系统模块又由分模块和多个子模块组成。

第一，资金计划系统涉及四个分模块，包括部门资金计划申报系统、特殊资金计划申报系统、资金计划明细审批系统和汇总平衡表审批。

第二，资金执行系统分为两个主模块，即用款审批生成和用款审批查询。其中，用款审批生成由七个子模块构成，涉及公司内所有付款业务;四个辅助模块分别为人员维护、收付账户维护、生成控制、账户查询。

第三，资金反馈系统设计表格样式，明确系统取数范围、分类方式、公式构成，实现系统自动取数，按财务口径分类汇总体现资金执行结果，保留人工录入功能。

该系统自2017年1月运行，通过资金计划、执行、反馈三个功能性系统模块的关联，及相关配套子模块系统的协同推进和开发应用，基本构建了一个系统性、全局性的资金管理信息化系统。

（三）资金管理信息化系统的构建方法

要对系统构建的目标及涉及的范围有清晰定位，以人工模式为参考，对各环节进行合理设计。

1.以实际业务处理为依据，设计系统结构框架。项目组在设计上充分考虑了数据间的联动性，明确了各环节间的逻辑关系，确保进行支付审核的单据都在预算范围内，通过支付审批口径和预算口径的关联，保证反馈的类别与预算一致，形成流程及数据上的双闭环。资金管理在企业管理中并不是孤立存在的，而是与其他管理业务活动，如合同管理、物资管理相辅相成的，所以系统在框架设计上考虑了未来与其他系统对接的可能，在设计时预留对接口，使系统保持兼容，确保系统能在企业信息化发展的进程中保持其可用性。

2.提升各模块间的关联性，形成资金闭环流转。在流程梳理的过程中，项目组同时锁定了三部分之间的对接信息，锁定取数范围，系统自动对资金支付环节产生的相关单据，进行数据采集、分类汇总，并根据预算约定的模板进行分项资金反馈，且与资金计划形成对比。在支付环节，每笔付款都有对应的类别编号，而此编号可对应至反馈表中的分类项，锁定此编号，系统可做到自动取数，分类归集，而反馈表与计划表之间可通过各种公式形成勾稽关系，形成流程及数据上的双闭环。

四、企业资金管理信息化系统的应用效果及后续方向

第一，企业资金管理信息化系统，高效集成了资金计划、执行、反馈等各项业务信息，实现企业内各部门、各层级使用者的数据共享和协同操作，通过计划、执行、反馈三部分间的联动及相互作用，实现了资金闭环管理。

一是对于操作者而言，纸质流转、人工签批被系统化取代，打破了流转的时间、空间限制，减少了各相关环节的工作量，提升了工作效率。在审核环节，系统自动判断单据是否应流转下一环节，取代了原有的人工判断、手工分单，提升了单据流转的规范性及流转效率。

二是对于管理层而言，可直接通过系统查询最底层的数据信息，为公司提供多角度的决策依据。同时，也为前端采购合同的签订、交货等业务的信息化，后续的合同信息共享奠定了基础。

三是对于企业全面预算工作而言，实现了系统化的预算执行监控。通过开发预算维护、查询、提示等功能，实现了实时监控和反馈，全面真实地反映了预算的执行情况和存在的偏差，提高了预算的严肃性及准确性，可以为经营管理决策提供数据支撑。

四是对于财务资金管理而言，提高了资金流转环节的效率和准确性。业务全程可跟踪，业务构成可查询，可分类分段汇总，分散的数据得以整合并可共享，为公司各管理层提供各项基础数据。

第二，企业资金管理信息化系统，在设计上充分考虑了未来与其他系统对接的可能性，资金管理作为拥有基础数据构成的系统，可与其他类别，如合同管理、项目管理等信息化平台兼容，为企业的全面信息化管理打下基础。而这样的兼容性，也能确保系统在企业信息化发展的进程中保持实用性。

五、结语

企业资金管理信息化系统的成功搭建和运行，拓展和创新了企业资金支付管理方法，使财务数据信息更加高效、精确地传输，促使企业的资金支付管理和服务水平借助信息化平台大幅度提升，构建起了满足企业资金支付需求的全局性资金管理信息化管控体系，也为企业财务管理工作，乃至企业未来的信息化发展积累了集成化的数据基础和宝贵经验。

（作者单位为东方电气集团东方锅炉股份有限公司）

参考文献

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[2] 尤伟红.企业集团资金信息化管理存在的问题与对策[J].财经界，2019（19）：111-112.

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