谈如何进行企业现场费用管理

摘要 本文从健全组织体系、制度流程建设、现场费用的具体管理、加大培训和奖惩力度这4个方面，加强对现场费用的全面管理，以提升企业管理水平。

关键词 现场费用;预算;全面管理

一、前言及定义

大型企业生产的重型设备一般都需要在业主的现场进行安装调试，设备才能启动正式运行，现场安装调试时间少则半个月多则数月，因此现场费用管理显得尤为重要。

现场费用指为施工准备、组织施工生产和管理所需的费用，包括现场临时采购和现场办公等一系列费用。

二、如何进行现场费用管理

（一）健全职责明确的组织体系

健全组织体系，加强工作领导，明确企业各部门间的协同配合职责。

营销部是供货合同现场费用的牵头管理部门，负责审核现场项目经理制定的现场费用预算表及过程中的变更，在项目执行过程中根据预算对工程现场费用进行监管，负责现场费用的申请、使用及报销。

生产部是现场的生产管理责任部门、现场拖期扣款的业务管理部门，负责制定生产安装调试方面的现场费用预算表及过程中的变更，向项目经理报备。

财务部是对现场费用进行报销账务处理的业务管理部门，负责对工程现场费用的使用情况进行审批和监管。

质管部是现场费用质量扣款的业务管理部门，负责对工程现场质量管理进行监管，防止发生质量扣款及事故，明确现场费用发生的责任、质量罚款是否属于供应商责任和是否转嫁给供应商，明确对供应商进行责任追究和款项转移的流程。

安环部是现场的安全管理责任部门、现场费用安全扣款的业务管理部门，负责对工程现场安全方面进行监管，防止发生安全扣款及事故。

（二）建立流程清晰的制度流程体系

制定现场费用管理制度工作操作流程，实现有章可循。

1.预算编制

项目经理结合现场实际情况以及经验编制和审核费用预算，充分考虑现场实际情况，如现场环境的气候及人文条件。

2.费用预算的审批与调整

项目组成立后由项目经理制定现场费用预算表，经主管领导、财务主管审核后上报总经理审批，审批后将预算表交到财务部备案。相关费用发生前，项目经理要与预算进行对照，如发现费用项目未在预算范围内、超出预算，由项目经理提出预算调整申请，履行上述审批流程后进行报销。

3.费用报销

费用报销时，项目经理需要填报现场费处置审批表，包含客户名称、合同号、产品名称、合同总金额、合同签订人、业务经办人、处置金额、发生时间、费用分类、费用发生原因说明、费用处理说明等内容，经主管领导签字，此表原件作为财务记账原始凭证附件。财务部在费用报销前要与预算进行对应再给予报销。

（三）规范有序开展现场费用管理工作

下面分类阐述现场发生的具体费用及管理要点、如何通过全面管理来提升管理水平。

1.租赁办公用房

在现场需要办公用房用于办公及工人住宿，有时是客户免费提供，大多数是企业自行解决。一般调试安装现场地理位置比较偏僻，这就需要在成本效益原则的基础上考虑是自建活动板房还是租赁办公用房，如租赁办公用房，要签订办公用房租赁合同，同时索要发票或到当地税务局代开发票。

2.现场办公费

办公设施等要结合现场实际情况进行配置，从降低成本角度考虑，尽量利用其他现场撤场后的剩余物资，避免重复购买造成浪费。现场使用水电费要留存相关凭据。

3.现场招待费

招待费用按照公司相关制度要求，必须履行事前审批手续，符合相关标准，如实列支，不允许费用串项。

4.聘用当地劳务工、代缴社保及考勤管理

现场一般需要聘用当地劳务工，聘用当地劳务工要与当地正规劳务公司签订用工合同，并按照规定缴纳社保。要对雇佣的劳务工实施考勤管理，最好用电子考勤机，便于管理，工资要与考勤相符。

5.租赁办公用车

为提高现场工作效率，现场一般需要租赁办公用车，这时必须签订租赁用车协议，明确是否配司机、租赁有效期等信息，租赁协议必须经相关领导审批，超过协议有效期的不允许报销，油费报销时要注明里程数及用车用途。

6.租赁吊车

现场承租吊车时要与吊车的出租方签订租赁框架协议。租赁双方每天要在“吊装工单”小票上对使用日期、车型、工时、加班情况及作业内容等进行签字确认，租赁结束后根据此小票形成吊车台班登记表进行最终结算，结算时要核对小票与登记表，两者必须保持一致。

7.现场使用的设备及工装

现场安装调试使用的设备及工装通常是单位发运过来，设备及工装在这个现场完成后要运往下一个现场或返回单位，是循环使用的，因此在现场要做好对设备及工装的台账登记管理，在领用前履行相关申请审批手续，做到不遗漏不丢失，现场使用后发运需要做好交接工作。

8.从单位发运现场的增补件流程

现场项目经理要对营销部下属的服务科下发申请工作联络单，由服务科再把所需的增补件通过工作联络单的形式反映给设计、采购等部门，重新设计制造加工或采购补发。

9.现场零星采购物资

生产急需或临时增加可采购小额物资，如金额不足1万元的，可在现场进行零星采购。

10.材料出入库管理

建立材料的库房管理台賬，现场物资出库需要领用人签字，对应入库物资进行出库，实时查询、动态掌握库房物资余额。避免现场物资入库时由多人管理，职责不清，防范未按照计划到货而未及时发现、影响调试安装进度的风险。

11.领用甲方物资

现场领用甲方物资要做好备查登记，与甲方共用库房，要签订协议，注明看护保管责任，对物资的数量盘点清晰。

12.缴纳的安全保证金、车辆押金、设备使用押金

要留存缴纳收据，注意保证金和押金的用途及时间，便于及时结算和清理。

13.现场发生的安全罚款、质量扣款、拖期罚款及对现场单位或人员损失的赔偿

现场施工过程中，发生的各种扣款问题，要由甲方及本单位项目经理签字认可，并提供相关依据，再最终结算。

14.撤场物资的管理

项目现场撤离时，项目经理按材料库房的物资台账盘点相关物资，明确物品名称、数量、型号、规格等内容，提出处置建议，经主管领导审批后，将可用物资及设备转移至新开工施工现场，或者对外处置，并将处置结果报财务部，财务部进行账务处理。

15.现场发生的其他成本费用

必须履行相关审批手续，并保存相关凭据，以便财务部门进行账务处理。

16.现场档案管理

现场会议纪要、施工记录日志、与各部门工作联络单、与用户往来传真、库房管理台账、现场费处置审批表复印件等资料必须留存，以便存档备查。

（四）加大培训和考核力度

1.加强培训

在现场较多的情况下，共享和利用前期现场成熟的管控经验。要针对现场出现的主要问题，制定规范的项目现场管理模板，照章执行，加强对相关人员的培训，提升项目经理的现场管理水平。

2.加大獎惩力度

对发现的现场问题，举一反三，加强督办整改。如项目经理超出预算额较大的要进行考核、出现质量及拖期扣款问题对责任人进行考核罚款等，而针对现场管理较好、大大降低预算的项目经理，要给予奖励，做到奖罚分明。

三、结语

通过对现场费用的全面管理，可严格把控现场费用的合理支出，减少现场费用的发生，同时实施必要的现场管理，使现场施工顺利有序进行，大大降低成本，进而提高企业效益。

（作者单位为大连华锐重工集团股份有限公司）

[作者简介：边欣（1970—），女，辽宁昌图人，本科，高级会计师，研究方向：企业经营管理的提升、风险防控及降本增效等。]

参考文献

[1] 李文，王伟.谈施工现场的费用管理[J].齐鲁粮食，2000（10）：49.

[2] 马进.浅谈施工企业现场成本管理[J].时代金融，2018（35）：108+113.