档案收集整理的重要意义分析与研究

孙博

摘 要：档案收集整理是档案管理部门中的一项重要工作，它是大部分档案工作的基础，是档案工作的起点，因此，档案收集整理在社会各部门工作中扮演着重要角色。本文主要从档案收集整理的重要性、档案收集整理存在的问题以及解决方案三个方面进行重点的阐述。

关键词：档案收集整理 意义 分析与研究

中图分类号：G272.2  文献标识码：A    文章编号：1003-9082（2020）09-00-01

档案收集整理是对具有价值的档案进行系统的分类和整理，将分散的档案进行统一集中管理，使得后续查询等过程可以有序地进行。有效的档案收集和整理有助于促进其后续工作的高效开展。因此如何简化档案工作，使得档案可以快速有效地得到利用，是目前值得关注的问题。

一、档案收集整理的重要性

档案收集工作是档案管理的基础，档案收集的完整与否，它不仅影响其他环节工作的进行，还会影响到社会各部门对于档案的利用。而档案的整理影响的是获取档案的高效性，科学规范的档案整理有助于各部门集中统一管理，并且保证各部门档案资料调查等工作的有序进行。档案收集整理有利于反映部门的工作历程，并且能够从档案中获得规律，使得各個部门可以更有效地进行工作。例如人事档案，它记录一个人的主要经历、品德作风、政治面貌等重要资料，对企业录用或者单位选拔等提供参考的依据，具有全面性、真实性以及动态性。很多工作的进行都需要档案的帮助，因此档案收集和整理具有重要的意义，而如何高效地进行档案收集整理工作是需要各部门相关人员注重的问题。

二、档案收集整理过程中存在的问题

随着信息时代的发展，社会各个工作部门都很注重档案收集整理这一环节。但由于档案的数量过多，一时间无法将纸质版的档案全部更改成计算机输入，因此大部分部门的检索方式仍然采取手工，劳动强度很大，查找效率不仅低，而且可能因为工作人员的失误造成错漏等问题，使得档案部门工作效率低。在收集档案时，由于部分档案的遗漏等问题，会使得档案无法完整的收集，最终使得档案的信息不完整。

许多档案不只是文章，可能还包括图纸、相片等重要档案，这类档案的收集整理较为烦琐，因此大部分工作人员都是采用的手工方式，不仅不利于检索，也不利于保管，无法全面地进行档案收集整理，发达的现代科技技术的应用无法落到实处。

很多管理部门的制度流于表面，档案管理制度的进行不严格，部分档案没有及时归档的时候，却没有采取合适的方案解决，使得档案丢失等问题的发生，造成部门的重要损失。有的部门和企业对档案管理人员的招聘较为宽松，没有统一的对档案工作人员进行训练，这类工作人员没有拥有专业的档案整理知识，无法判断资料的信息，容易使档案收集和整理时出现混淆，导致档案工作混乱，破坏了档案的准确性和完整性，使得其他部门工作在利用档案时出现错误的情况。

目前也已经有很多部门采取电子档案的方式进行统一集中的管理，但是却常常忽略档案的保密性，档案的安全无法得到保证，可能会泄露或者丢失相关重要信息。

三、解决问题的具体方案

1.建立科学规范的档案管理制度

档案的收集整理是一项很烦琐的工作，档案管理部门可以将档案分类，可以按照时间、类型等进行不同的分类，进行多样化的、重叠式的分类，才能使得档案的收集和整理高效地进行。每个工作人员明确自己的工作职责，不仅要确保档案收集整理的进行，也要确保归档工作的进行，要严格地进行检查。制定合适的奖惩机制，使得部门的工作可以和谐有序地进行。在档案交接的环节上，要保证人员的统一，使得文档安全、完整并且利于查询，加强相关工作人员的工作态度和工作意识。

2.提高工作人员的思想和素质

档案工作人员的专业知识需要时刻地更新，要定期进行专业知识的培训与考核，提高工作人员的专业水平，并且需要工作人员对各个部门的工作有一定的了解，才能保证档案收集和整理工作的进行。在招聘工作人员时，要经过严格的面试等工作，录取拥有专业知识的人才，不断地更新收集整理的技术，保持工作人员思想和技术上与时俱进。

3.采用先进的科学技术

很多涉及相关技术的资料并且附带照片等会给档案的整理带来一定程度的困难，如果只是采用手工的纸质版的收集整理方式，不仅无法有效地管理档案，还会给检索时带来不便。因此需要采用先进的科学技术，进行信息化的收集整理。利用先进的科学技术，使得档案的录入方便，并且可以使查询资料时方便，在查找类似的病例或者采取相同的解决方案时有突出的效果，实现真正的信息化管理。采用先进的科学信息技术，还有利于保密工作的进行，纸质版的档案不利于保密工作的进行，而且极容易丢失。采用科学技术并且配备相应的设施，可以确保档案的管理和安全，消除隐患，避免泄露个人信息等造成重大错误，不给非法分子可乘之机。

结语

档案收集整理工作的进行对于社会各部门和企业都有很重要的意义，有效的档案收集和整理，不仅可以降低工作人员的劳动强度，还可以一定程度上提高档案的利用率。但档案收集整理需要与时俱进，保证档案完整和安全，加强现代化的建设，才能为社会提供更好的服务并且满足社会各部门的需求。

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