铁路建设项目档案验收工作的有效策略

2020-10-31孙燕

四川建材 2020年10期

孙燕

(中铁十八局第一工程有限公司，河北保定 072750)

1 工程概况

某铁建项目起点标段为DK230+789.63～DK275+695.83，该项目线路总长为44.906 km。工程中主要包含了1座站场旅客通道、4座框架涵、1座框架小桥、1座框架中桥、2座桥梁共计42.729 km、区间路基为0.627 59 km、内黄站站场路基共计1.550 km。2座桥梁分别长26.886 km及15.842 km，无砟道床为89.26 km，制架梁共计1 281孔，2处双线箱梁制存梁场。由于该工程中所包含内容较多，为了增强项目竣工验收效果，本文将对铁建项目的档案验收工作进行分析探讨。

2 铁路建设项目档案验收流程

1)明确铁建项目档案验收申请流程。

2)准备好迎检材料。参与汇报材料准备的单位有建设单位、施工单位和监理单位，不管是哪个单位所提供的材料，务必保证材料数据准确、内容全面。

3)明确现场验收程序：①以充分了解项目实际概况为基础，对档案管理工作中所存在的问题进行分析；②验收工作的组长负责安排具体的验收工作内容；③验收组长提出验收工作要求，成员讨论具体分工。

4)对项目现场进行查看，以便更好地掌握项目的管理、建设情况，对施工过程中出现的问题进行严格控制。

5)案卷抽查。一般来说案卷抽查数量方案有两种。一种是少于等于100卷，另一种为大于100卷的。验收时依照项目的批复文件对施工过程中的各个阶段进行抽查。重点的抽查项目为主体工程形成的文件、质量评定文件、隐蔽工程文件、重要的协议及合同等，并根据抽查结果来判定档案是否规范、系统、准确、完整。

3 铁路建设项目档案在验收过程中出现的主要问题

3.1 项目档案工作组织管理问题

国内铁建单位对于项目档案管理普遍存在着不重视的现象，或者为了应付相关部门的检查，铁建单位口头上很重视，实施起来却列在其他工作之后。特别是建设单位在签订合同或者协议中，没有对档案工作的开展提出相应的要求，或者合同文件中针对档案管理工作的要求虽然比较详细，但实施的时候并没有严格遵守合同约定，使得档案管理工作成为一纸空谈。

3.2 项目档案完整性问题

项目档案的完整性较差，具体表现为类目设置不合理；没有设置设备档案；没有设置科研档案类目；照片等特殊形式的档案缺失；甚至有些部门根本没有针对特殊形式的档案立卷归档；没有对项目开工报告附件进行归档；分项目工程的数量不全，部分工程资料明显缺失。

3.3 项目档案准确性问题

在对铁建项目档案资料进行验收的时候，准确性较差一直是比较突出的问题，另外还有些分项目文件资料没有按照规定进行签字和盖章[1]；质量检查、工程检查以及验收检查等标识项为空白状态；竣工时间和预期时间不统一、质量验收记录和竣工报告不统一等问题。项目档案资料的准确性如果得不到切实的保证，那么就不能对工序施工的合规性提供证明，更无法为整个项目质量提供保证。

3.4 项目档案系统性问题

项目档案缺乏系统性，最为明显的就是检索工具编制问题。

1)案卷撰写规范性较差，导致项目档案的编目存在严重的不准确问题。

2)针对档案管理的情况统计不够准确和全面，甚至有很多单位针对项目档案都没有建立相应的台账，针对项目档案的数量、管理人员和管理机构等也没有进行相应的统计。

3)项目密级问题，有些单位对项目档案管理规范理解的不够透彻，没有按照规定划定密级，或者档案定密后没有设置相应的解密方法，对没有密级的文件随意设置定密行为，使得后续的档案管理工作难度大增，同时也给档案应用工作造成了阻碍。

3.5 项目档案安全性问题

部分项目建设单位内部没有设置专门的档案管理库房，或者已经设置档案管理库房，库房面积达不到档案存放需求，管控措施不够到位，档案装具没有达到相应的要求，档案库房、办公用地和档案阅览室没有相互独立开来。还有些建设单位，在管理档案的时候没有设置专门的库房，项目档案也分散保存在各个部门，针对分散的档案没有建立相应的台账进行管理，大大降低了项目档案的安全性。

4 加强铁路建设项目档案工作的几点建议

4.1 加强组织领导，提升管理水平

国家针对铁路项目档案管理工作下发了相应的文件，文件明确规定了铁建项目开展中的各方责任，同时还提出必须加强档案组织管理，及时建立项目档案工作制度体系、文件材料控制体系以及档案工作网络体系等，要求相关部门必须综合考虑档案项目管理工作的实际特点、工作技能要求、专业学历等多方因素，配齐相应的工作人员，完善档案管理部门的结构，同时提高档案管理队伍的稳定性，从企业内部形成领导重视、制度完善、工作认真的局面，确保档案管理工作顺利有序完成[2]。

4.2 重视收集，强化资源建设

作为和铁建项目档案管理工作相关的各类单位，必须严格按照相应的标准规范，按照档案归档范围收集档案，提高项目档案文件资料的完整性。另外，为了提高铁建项目档案资料管理的有效性，将完整的项目档案交付给档案维管部门或者档案使用部门，作为建设单位即使对档案进行了移交，也需要保留档案案卷目录，并且保存移交手续和清册，切实提高铁建项目档案的完整性，方便通车运营后更好地对铁建项目进行维管，同时为铁建项目后续的养护提供科学的依据。

4.3 充分发挥档案考察的实效作用

正式开工前需要进行技术交底工作，通常来说，技术文件材料的交底和技术交底工作同时进行。作为建设单位不仅要制定各项规章制度，还要制定相应的业务规范，理清各个部门的工作职责，明确所有工作人员的工作任务，做好相关材料的收集，准确填写相应的表格，特别是监理单位必须担负起档案管理工作的审核职能，对所有的材料都必须进行签字和盖章，保证材料文件的有效性，杜绝代签、漏签现象，将档案最原始的依据作用充分发挥出来。

4.4 提高档案管理规范化程度

建设单位应该严格按行业要求对项目档案资料进行整理，档案管理部门应发挥自身专业性，提前介入，严格进行把关，并且为其提供专业的指导，进一步提高档案管理工作的水平。所有的文件必须按顺序排序，所有的文件信息必须准确分级，所有的档案案卷题名必须清晰拟写，只有这样才能将档案应有的价值充分发挥出来。

4.5 加大投入，提高档案安全性

首先建立并完善档案管理制度，同时还要制定档案借阅和档案应急预案制度，选择专门的用房作为档案管理库房，档案管理库房、档案阅览室和办公用地必须相互独立，合理设计库房面积，确保库房面积可以满足未来10年档案数量增长，档案借阅制度如图1所示。如果因为条件有限不能做到档案管理库房、档案阅览室和办公用地相互分开，档案管理库房和档案借阅地点也要尽量隔离开，提高档案管理的安全性。加大人力和物力的投入，并且配置必要的设备，完善库房方管控措施，定期对相应的运行设备进行检查，并且做好详细的记录，确实提高铁建项目档案资料的安全性。