交通运输行业内电子档案管理中的问题及应对策略分析

关勇

摘要：交通运输行业内电子档案是交通运输管理过程中所形成的各类有价值的资料的舍集，具體表现为文字、图像、视频等形式，强化交通运输行业内电子档案管理，有利于交通运输保护及利用的优化，意义重大。现阶段，在交通运输行业内电子档案管理工作中，存在重视程度不足、管理人员素质偏低、管理手段落后等问题。

关键词：交通运输行业内电子档案管理;工作现状;应对策略

交通运输行业内电子档案管理工作也应该作出相应的转变。交通运输行业内电子档案的信息化管理有利于增强交通运输行业内电子档案管理工作水平，有利于实现交通运输信息的全面采集，有利于全面地统计分析，能够为交通运输行业管理资源的合理配置与利用，提供参考依据。这对于社会的可持续发展有着积极意义。

1.交通运输行业内电子档案管理工作中的问题

1.1个别领导对交通运输行业内电子档案的管理重视程度不够

交通运输行业内电子档案管理在交通运输管理中的信息指导作用是不可忽略的，但是，相关部门领导层没有正确认识到其价值，对于交通运输行业内电子档案管理的重视层度不够，继而导致工作人员缺乏归档意识。交通运输行业内电子档案是日积月累形成的，但是大部分员工在按既定程序完成工作后，缺乏将相关资料归档整理的习惯，久而久之，交通运输行业内电子档案管理流于形式化，内容不齐全，数据不真实，失去借鉴意义。在这种情况下，交通运输行业内电子档案管理工作无以为继，在档案整理、排序、搜索等方面做得不到位，继而导致档案利用率低下。

1.2交通运输行业内电子档案管理人员素质有待增强

时代在发展，档案管理理念也在不断更新，随着文件、资料的不断累积，档案管理工作量会越来越大，如果采用传统的人工管理方式，工作效率低下，且对于档案信息的利用率也比较低，所以，应该创新档案管理手段，引人数字化技术、数据库技术等，实现高效化、信息化档案管理。但是，这一过程会受到管理人员业务素质的限制，由于交通运输行业内电子档案管理人员多为办公室工作人员兼职，或者说档案工作前没有接受过系统的培训，对于档案工作的业务知识、工作流程不熟悉，部分人员对于《档案法》及相关方面档案管理规定并不熟悉，保密意识不强，综合业务素质有待提高。

1.3交通运输行业内电子档案管理手段落后

由于经费有限，管理理念陈旧，相关部门并没有正确认识到档案信息化建设的重要性，未意识到档案管理对于先进信息技术手段的需求，管理技术手段落后，硬件、软件设施配置不足，档案信息化建设受到制约，影响到交通运输行业内电子档案管理规范化目标的实现。同时，地籍档案管理相关法律法规应用普遍性不强，往往停留于具体某一项地籍档案管理环节。受当前我国地籍档案管理法律法规缺少全面性及综合性的影响，无法于交通运输行业管理中重视法律法规的地位，严重影响地籍档案管理的效率，难以充分发挥地籍档案管理的作用。

2.交通运输行业内电子档案管理优化策略

2.1建立健全交通运输行业内电子档案管理制度

在新形势下，交通运输管理部门应该增强对于档案管理的重视度，加大资金投入，构建数字化交通运输行业内电子档案管理室，完善人力资源配置，完善现代化档案管理设施配置。同时，健全交通运输行业内电子档案管理制度，以《档案资料管理保密规定》、《档案查阅利用制度》、《档案设备维护使用制度》及《电子档案管理制度》等现行规章制度为依据，结合交通运输行业内电子档案管理实情，制定科学合理的管理制度，明确档案管理工作内容、流程及标准，确保档案的信息识别、资料采集、递交、归档、核对、储存、整理、分析及借阅等过程的标准化。

2.2建设专业的档案管理队伍

根据现代化交通运输行业内电子档案管理需求，培养专业的管理人才，学习计算机技术、数字化技术相关软件、硬件设施的使用，突破交通运输行业内电子档案管理规范化过程中所遇到的人才瓶颈。而且，在新形势下，交通运输管理部门应该充分重视档案管理工作，设立专门的档案管理部门，根据工作需求合理设置岗位，引进专业的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育。而且，档案管理人员自身也应该树立终身学习意识，根据工作需求，学习档案管理相关的计算机技术，机构在配置信息化档案管理设施后，应该组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，增强自己的责任心，保持高度警惕。

2.3推动交通运输行业内电子档案管理信息化建设

随着全站仪、RS、GPS、GIS等现代化测绘技术在交通运输管理中的应用，各项资料趋于数字化，交通运输行业内电子档案工作难度大大降低，实现高效化、信息化管控的目标指日可待。工作人员可以充分利用现代化测绘体系中的数据库，建立共享数据平台，实现信息的异地共享，使用者登陆平台后，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，大大增强工作效率。为了完善交通运输行业内电子档案管理网络平台，相关部门应加大资金投入，选择合适的信息化模式，引进相关技术及设备，包括计算机、复印机、打印机、摄影机、扫描仪、专用微机、空调、消防设施等，加强平台维护与管理，增强档案利用率。

3.结语

交通运输管理部门在日常工作中，会产生大量数据、图像、视频等资料，将这些资料采集、存储起来，进行整理、分类、分析、利用，就是交通运输行业内电子档案管理工作的主要内。强化交通运输行业内电子档案管理，对于发挥其交通运输保护、交通运输行业管理资源配置优化中的价值有着积极意义，不过，现阶段，这项工作并没有得到应有的重视，相关部门档案应用意识不足，导致其信息指导作用没有真正发挥出来。在大数据时代背景下，信息资产的利用价值日益增强，在这种情况下，相关部门应转变工作理念，提高对于交通运输行业内电子档案管理工作的重视度，加大资金投入，推动交通运输行业内电子档案管理的信息化建设，并借此增强交通运输管理水平。