采购业务核算的智能信息化处理研究

代彬苇 陈红旭

摘  要：本文通过回顾会计信息化的发展历程，分析出会计信息的需求是会计信息化发展的动 力，信息技术是会计信息化发展的基础条件。企业信息化对会计信息的要求，人工智能技 术在会计领域的应用，使得会计信息处理的智能化成为会计信息化发展的趋势。因此，本文从会计信息化切入，提出了当前采购业务存在的问题和应采取的对策。

关键词：会计信息化;采购业务;完善对策

一、上市公司的控制现状

当今上市公司发展进程加快，内部控制已经成为了上市公司管理的一种手段，内部控制以互联网、数字化、智能化等为技术手段，将与企业业务有关的所有环节进行联通与连接，从而做到智能分析与数字化处理，从而来对企业进行更好的控制和治理。一方面在内部控制中，任何部门都能利用内部控制来引导企业发展目标的实现。

使会计发展到一个新的阶段，使会计行业与其他行业一起进入了智能化大数据时代。大数据智能化对企业的传统管理模式带来巨大冲击，在这个时代大背景下企业会计及财务工作不再局限于基础的记账工作，还使得其承担了分析数据，控制企业风险的职责。中国最近几年经济发展势头较好，但存在许多短暂的突发因素如大国摩擦、政策波动、新冠疫情等，这要求企业需要良好的企业管理，而采购环节是企业保证产品质量，控制和压缩成本，制造盈利空间的关键点，也是企业内部控制的难点。

在智能化迅速发展的今天，虽然许多大中小企业不断增强信息系统的功能，不同程度的实现了会计信息化，但是智能化程度普遍较低，大部分只是用计算机替代手工做账，应用核算型会计软件进行作账和财务分析，本质上并没有进行智能化改造，没有实现会计和科技的高度融合，没有深入开发和利用科技对财务系统进行改造，没有使业务记录处理高度自动化。信息处理过程中没有发挥出计算机的功能，核算型会计信息处理系统并没有很好的完善和应用。因此本论文选题主要集中于利用智能检索、智能分析、大数据，对采购交易环节的信息收集、信息处理、信息共享进行分析，找出自动编制凭证的关键影响因素。通过研究采购环节记账核算的规律，结合大数据、计算机技术，使记账凭证的编制更加条理清晰，简洁易懂。

二、当前采购业务环节存在的智能化问题：

1、采购和财务系统不能完美对接

有的原始采购数据不能直接通过计算机智能转化为财务数据，还需要通过财务部审核后交给会计人员，通过审核原始资料和凭证，对数据进行“二次录入”，在此过程中会出现数据失真的风险，不利于企业对采购环节精准把控，严重降低了会计信息的可靠性和准确性。

2、企业复合型会计人才严重缺失

会计信息化和智能化对于企业的财务会计人员的要求增强，企业如果缺乏专业的操作人员对财务软件进行操作，是不能达到会计智能化的目的，因此对会计人才的专业能力要求变得更加严格。在这个会计智能化阶段，企业不仅需要安全稳定高效的财务软件，还需要复合型的财务会计人才。但是在当今的会计行业大环境下，专业性强且能熟练使用计算机的复核型会计人才仍然较少，大部分会计人员还是只专注于提高自身的专业知识，对计算机智能化了解较少，实务操作能力也相对较低，这直接影响了企业财务智能化转型的进程，不利于会计智能化的持续发展。会计操作人员如果不懂软件操作的基本原理和使用方法，会导致企业出现财务信息混乱，财务数据失真和财务数据误删的风险。

3、软件安全性和可靠性问题较大

企业的采购数据和财务数据属于企业的机密，企业需要格外注意数据保存的安全性。用电子设备进行数据的储存和分析会有一些风险，因此用计算机储存数据要考虑采购数据储存载体的安全稳定性和硬件设施的寿命，以免造成财务数据的丢失和混乱。在计算机联网状态下还需要考虑是否会遭受病毒攻击、恶意删除、非法盗窃数据。

4、会计智能化系统不能灵活运用

有的企业在建设财务会计管理系统时并没有考虑自身的需求，盲目的追求最新的财务软件系统，导致企业依然是停留在用计算机满足基本的会计核算功能，并没有达到会计处理智能化的水平。

5、采购时不能自动生成标准凭证

采购环节智能化的最大问题就是如何自动生成准确无误的凭证，ERP系统是一个集成系统，各部分串联一起，一部分的数据错误可能会导致数据混乱，因此确保原始数据的录入及自动生成凭证在采购环节是非常关键的。当前的会计信息系统并且ERP系统有时还需要人为的进行数据的输入和调整，并不能做到真正意义上的智能化。人为操作空间的存在就会给企业监管带来新的压力，让企业需要考虑数据是否准确，是否有人为操作的可能性。

6、财务软件会产生较大冗杂数据

采购环节业务量巨大，良好的工作管理是十分必要的，但是在流程管理中容易出现一些无用的工作流程，产生一些垃圾数据，从而会加重系统的运行负担，这个问题会企业在系统繁忙时期更加凸显。

三、基于关键因素的智能化采购改善建议：

1.选择切合企业需求的智能系统

要根据企业管理现状，切实选择适合自身的财务会计软件。在构建企业现代化智能管理系统时，需根据实际的信息管理工作水平选择相应的财务管理软件，以加强企业财务管理为目的，而不是盲目的追求管理信息系统的升级改造，盲目追求最新的财务管理软件，应当更重视会计信息系统的实际应用能力，企业需要有效的处理好采购工作和产品使用脱节的问题。

2.注重企业复合型会计人才培养

在深入了解企业实际采购业务的情况下来选择操作相对简单的系统，在调整企业管理模式的同时，还需要提高财务会计人员的职业素质，注重员工的职业技能培训，不仅需要加强财会人员对会计信息化基础理论的认识，还需要其了解熟悉相关的操作系统，实践和理论两手抓，从而让企业具备真正意义上的会计信息智能化处理的能力。制订适合企业智能管理发展的会计信息智能化管理人才培养计划，并且面向社会和高校招收新型的会计信息化人才。

3.注重企业财会软件的安全稳定

财务信息的安全和稳定性对于企业来说是至关重要的，在管理过程中，企业应当注意软件的安全稳定性，及时对其进行更新和维护，防止软件因为过时或因为技术缺陷而不再适用于最新的财务会计工作，时刻注意数据处理的稳定和准确并清理垃圾数据。企业还应当定期检查数据储存载体的稳定性和安全性，定期检查电子设备，定期更换硬件设施。此外，为了防止采购信息和数据的丢失，企业还应该建立数据档案备份，对其进行分别保存，能够有效的防范存储载体失效、人为原因、自然灾害带来的数据丢失或被盗的风险。

4.了解采购与会计工作的关键点

确定分析采购环节业务信息与财务会计工作的关键点，通过在原始的交易信息中提取最有效的信息，作为会计信息智能判断处理的关键依据，减少人为的数据输入和调整，让计算机对采购业务进行识别、判断、计量，最后依照会计规则自动登记账簿。

5.增强企业采购环节智能化管理

当前的采购方式主要有谈判、招标、竞价、比选。企业可以利用会计信息化技术对其进行评估及排名，利用智能采购软件的模拟训练、效果展示、实际预测等三个模板来进行采购业务工作，可以使用以往数据或是更改计划前的数据对采购效果进行反向分析，从而使得采购产品真实贴合采购方的需求。

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