人事档案数字化与人才服务信息化建设研究

宋晓锋 宋海宏 王少英

随着信息时代及网络时代的到来，很多先进的网络信息技术及数字化技术均被应用到人事档案管理及人才服务体系建设中，不仅促进了人事档案数字化发展，还加快了人才服务信息化建设步伐，最终提高了人事档案管理及人才服务工作质量。实现人事档案数字化、建设人才服务信息化，能够提升人事档案管理水平及人才服务质量，所以越来越多的企业都将先进的数字化及信息化技术引进人事档案管理及人才服务工作中。

一、人事档案数字化管理及人才服务信息化建设过程中存在的问题

（一）数字化标准体系不完善

尽管很多企业都非常重视并在实际人事档案管理中应用到了数字化技术，但因为起步晚等原因使得关于数字化管理的标准体系没有得到完善。没有根据数字化管理实际需要修订和执行数字化保管、录入、扫描、传送和归档等规范及标准。

（二）人事档案信息安全受到威胁

随着社会与科技的发展，人事档案也在跟随时代的进步实现数字化，能够大大降低查找档案的工作量，此外，也能有效防止档案在保存以及阅览等过程中，出现损坏等问题。但在数字化档案的时代背景下，人事档案也隐藏着被泄露的危险。可能会因为电脑黑客的攻击使得部分档案信息被盗用，同时信息病毒也会对相关数据造成隐患，总的来说，当前电子档案信息的管理与保存，虽然实现了便捷化，但还有很长的一段完善路要走。

（三）数字化技术落后

以往我们都是采用传统的手工找寻查看档案，但是因为每年都会办理大量的信息档案，因此很难及时寻找到所需档案。在进行人事档案电子化的过程中，一定要保证效率与质量的同步提升，同时，在信息更新以及安全管理等方面也要做到更有保障。所以要根据时代需求，不断更新档案信息化技术。

二、人事档案数字化及人才服务信息化建设的重要性

（一）能够提高招聘工作效率及质量

利用信息档案的大数据优势，我们可以在更广阔的范围内，获取到流动人员的相关数据。比如说，在人才市场的数据库里，都会记录众多流动人员工作变动的相关信息，例如从事哪个行业、哪家公司、哪个职位等，借助人工智能的数据分析优势，能够快速帮助公司人力资源工作者筛选适合的候选人。

（二）能够强化人才培训力度

实现人事档案数据化和人才服务信息化，能够让人才培训工作更加多样化。由于人事档案大数据，能够与互联网连接公司的管理者，能够借助电子数据来完成对员工的精准分析，从而更好的以员工为中心，快速的辨别出员工的学习需求以及定位，从而制定有效合理的培训方案，帮助员工快速达到工作要求。

（三）能够全面有效的测评人才

人事档案电子化及人才服务信息化对于职业测评领域也有非常大的优势，借助人事档案电子化技术，可以实现对流动人员、工作领域、从事岗位以及工作时间等信息快速分析，进而针对绩效考核、人才培训等方面分析，及时帮助员工改变以往工作中存在的缺点。借助信息化技术优势能够帮助我们更快、更精准的采集信息，进而从数据库中找寻我们想要的隐藏信息，以便实现更快的测评，更好的效果与结果。

三、强化人事档案数字化管理的有效措施

（一）重视并做好档案收集、整理和审核工作

在日常档案的整理过程中，首先要保证信息的准确性，避免后续核对的复杂工作。除此之外，还要根据档案信息进行分类，进行编序力求做到目录清晰；其次，针对人事档案进行核实，将档案卷卷核对，如果出现缺材料信息的现象需及时对接组织或个人进行补充。一旦出现填写不规范、重复记录的信息时，能够快速处理，从而保证每一份人事档案资料的准确性与完整性；最后，不定期对人事档案，进行监督与检查，及时发现问题、解决问题，进而建立完善有效的工作机制，推动档案数字化工作，快速全面的展开。

（二）根据实际建立健全人事档案数据库

第一，建立标准化的档案信息资料库，实现身份证验证，进而搜索与识别，使得既有数据，比如社保、公积金等数据能够直接录入信息库中；第二，完善档案数据库的操作系统，不断优化，档案信息的整理以及搜索技术，都是强化后台的监督核实以及对比等功能，更有效的提高纸质材料与电子材料的校对工作，保证档案数据的精准性与完整性；第三，不断引进先进的数据技术为档案信息的录入、更新以及安全，提供更有效的技术保障。

（三）加强档案信息安全管理

第一，严格把控人事档案的录入、审核及归档等工作，尽量将人事档案存储的地方与办公地分开，并建立单独的档案室和录入室，避免和减少除档案管理人员以外的人随意查看档案；第二，要求每个人事档案管理人员、数字化建设人员等都签订保密协议和承诺书，并明确各自的责任和工作内容；第三，加大对数据泄露行为的惩罚力度，并制定严防数据泄露的相关规定及制度，以保证人事档案数字化管理系统构建项目的数据接口被保护和封闭，同时还需要禁止无线网络搭建、统一扫描仪及服务器等设备；第四，要定期对档案保存设备及系统等进行检查和维护，并及时更换具有安全威胁的系统和软件。

四、促进人才服务信息化建设的有效措施

（一）构建完善和统一的信息化建设标准

第一，一定要制定统一的信息技术应用规范，并配套相应的人才信息化建设标准；第二，运作管理人才信息化系统时，需要利用网络实现对不同资源的共享，从而提高人才服务工作质量及效率；第三，用于人才服务信息化建设的技术应用平台必须统一，以实现不同领域的分工协作，并减少了资源重复收集和重叠的问题；第四，根据“人性化”原则构建共性网络平台，并建立便捷化信息检索系统，以提高人才服务工作效率。

（二）加大对信息技术人才的培训力度

第一，聘请信息技术方面的专家及经验丰富的人组建信息技术培训小组，以实现对企业信息化建设参与人员的专业化及系统化培训，从而提升他们的信息技术水平；第二，信息化建设小组要积极与其他部门沟通，以了解人才服务需求，从而构建出具有针对性的人才服务信息系统；第三，要加强对信息化建设人员的素质培养、信息技术知识教育及人才服务意识培养等，以提高他们信息技术专业能力的同时，强化他们的服务意识及综合能力。

（三）组建信息技术专业机构

要根据人才服务信息化建设需要构建信息技术专业机构，即聘请顶尖的信息技术专业人员组建信息技术机构，以实现对人才信息系统的实时监督、更新与完善，并实现对整体职员的信息及时专业培训。此外，还需要配套对应的统一化管理标准及规范，以保证运营机制长时间处于高效运作的状态。

（四）利用信息技术创新和完善人才服务体系结构

利用信息技术机制，提高人才服务机制的信息化水平；尽可能替换办公设备使信息化设备，诸如之前的人工档案记录替換成计算机记录等，提高办公信息化水平；利用信息技术搜集、整理和管理人才资料，提高了人才服务质量及效率。

五、结语

数字化及信息化时代的到来，提高了人们对人事档案管理及人才服务工作的要求，不仅要求提升档案管理水平及人才服务质量，还需要促进人事档案数字化及人才服务信息化发展，所以将数字化及信息化及时应用于人事档案及人才服务中是必然的。通过分析了解到，人事档案数字化及人才服务信息化建设过程中还存在各种问题，需要通过建立健全人事档案数据库、优化人事档案质量管理体系、加强档案信息安全管理和加大对信息技术人才的培训力度等举措，来促进人事档案数字化及人才服务信息化建设。

作者单位：宋晓锋、宋海宏 邯郸市永年区中医院

王少英 邯郸市永年区医保局

基金项目：2020年河北省人力资源和社会保障研究课题 项目编号：JRSHZ-2020-02126