浅析城建档案利用中存在不足点及改进措施

王海岩

摘  要：在城市规划建设过程中，离不开城建档案的支持帮助，城建档案主要发挥基础作用，记录城市发展情况，为今后的规划建设提供真实有效的资料。但是现阶段城建档案实施期间存在大量的不足之处，无法充分利用城建档案资料，降低利用率，急需做出合理的改变。本文先介绍现阶段城建档案利用存在的不足之处，接下来针对这些问题提出合理的改进措施，以期可以提高档案利用效率，希望为今后的城建档案管理工作提供一定的参考借鉴。

关键词：城建档案;利用;问题;措施

在城市建设期间，会形成过大量的文献资料，包括声像、图表、文字等内容，经过合理的整理后得到城建档案，反映出这种城市的变迁，也拥有较高历史价值。在改革开发以后，我国才开始建设城建档案，在新中国国成立初期，由于城市建设缓慢的原因，人们并没有意识到城建档案的重要性，而改革开放后，城建速度持续加快，这就对城建档案管理提出新的要求，设立专门的管理机构，逐渐步入发展正轨，经过几十年发展已经形成较为规范的管理体系，但是由于起步晚的原因，还是存在大量的不足，为此需要作出改变。

1 城建档案利用存在的不足之处

1.1 缺乏完善的制度和统一的标准

调查后发现很多地区都没有充分利用城建档案，整体的利用率偏低，究其根本在于日常管理存在问题，也就是城建档案管理的制度和标准都不够健全。我国虽然出台了档案管理的相关法律法规，但是存在一些漏洞，没有依法管理档案资料，即使在应用期间出现一些较为严重的问题，也不会将其定为违法犯罪行为，没有设立专门的执法队伍，导致城建档案机构缺乏日常的监督检查。此外，缺乏统一管理标准也是利用率不高的重要原因，无论在收集、整理、归档等任一环节中，都需要统一的标准作为支持，否则极易出现工作混乱的情况，必然会影响到最终的工作效率，很多城建档案管理部门甚至没有健全的管理制度，很多职工都没有按照规章制度操作，管理条例缺乏足够的约束力度，导致职工按部就班工作，缺乏积极性，无法提供优质的档案服务，这些都是限制城建档案利用的重要因素。

1.2 档案整理不够规范，无法收集齐全的资料

要想收集齐全的城建资料，就需要加强对档案整理的规范化管控，但实际上大部分地区的城建档案管理部门都没有做到，在整理时经常出现档案丢失的问题，无法为后续档案利用提供充足资料。城建涉及到的内容较多，包括地下工程、地上工程等，但实际上很多部门只收集地上工程的相关资料，缺乏对地下工程的关注，出现资料严重紧缺的问题，实际操作时，内部建设资料收集难度较低，而外部建设资料则要花费更多的时间精力，更容易出现纰漏问题，缺失重要的外部资料，对于收集不到的资料，直接空白处理，同时缺乏统一的整理标准，每个部门都按照自己习惯执行整理标准，这些问题都都限制了档案的正常利用。

1.3 缺乏足够的资金投入，人员素质急需提高

在利用城建档案资料时，需要匹配对应的档案馆，安排专业管理人员，才能更好的利用城建档案。虽然近些年城建档案地位越来越高，但是很多地方政府还是缺乏重视，没有下拨足够的资金费用，导致档案馆缺乏聘用专业人员的资金，这就阻碍了城建档案建设工作，降低档案利用率。由于资金匮乏的原因，大部分城建档案馆规模都比较小，也没有专职人员，很多地方都是兼职人员负责管理，这类职工缺乏工作热情，同时也没有足够的知识储备，不会全身心投入管理工作，甚至出现服务态度差等系列问题，阻碍城建档案事业。

1.4 信息化建设水平较低

现阶段，各个领域都开始运用计算机技术，取得不错成效，但是城建档案管理工作由于资金匮乏等因素的限制，信息化水平仍然较低，大型城市都已经开始建设信息平台，通过网络就可以浏览到城建档案资料，而一些落后地区仍然缺乏硬件设备的采购资金，这就导致不同地区的城建档案信息化水平差异越来越大。近些年城市建设比较迅速，积累更多的城建资料，纸质档案已经无法满足管理需求，会积累更多的影像、图像资料，仅仅依靠传统管理方法并不能满足实际管理需求，为此有必要加强信息化建设，这也是城建档案管理的必然趋势。

2 提高城建档案利用效率的改进措施

2.1 提高利用意识，增加资金投入

城建档案利用出现问题，一方面在于档案管理出现漏洞，另一方面人们对于城建档案的利用意识并不高，且多数认为，城建档案并不具备多高的利用价值，因此，对于城建档案的投入力度也就大打折扣。因此，提高档案利用意识，以此呼吁人们对城建档案的重视程度，并增加档案建设的资金投入，有助于更好地解决档案利用问题及管理问题。应加大宣传力度，让更多的人意识到城建档案的重要性;管理人员不能拘泥于日常办公，而是要主动出击，向政府部门申请更多的资金支持。此外，还可以结合城市发展情况，举办一些讲座展览，将城建成果展示给社会公众，引起更多人的重视。

2.2 完善管理机制，实现标准的统一

要做好城建档案管理工作，必须要建立健全管理机构和管理制度，对城建档案工作的方针、政策、规定等不断进行完善，将城建档案工作的机构设置、人员配备、资金来源、职称评定等，纳入管理制度范围，实现有法可依、有章可循，这对于城建档案的管理与利用具有很大的帮助。此外，实现档案管理标准的统一也是提高档案利用率的一大关键，没有统一的管理标准，档案利用必将出现问题，在这里应对档案的编号、命名、归档、录入、借阅等制定统一的标准，以提高档案管理的工作效率，在档案利用中也更加方便、快捷。

2.3 加强文献资料收集，提高信息化水平

在城市建设中，无论是地上工程还是地下建设，其产生的相关文献资料都应收集到位，且城市外部建设也是城市发展不可或缺的一部分，也应对其资料进行收集整理。此外，在资料收集方面，不仅有与建设有关的纸质资料还有图像、影像等电子信息资料，工作人员应面面俱到、考虑周全。提高档案管理的信息化水平有助于收集完整的资料信息更好的保存于利用。然而，提高档案管理信息化水平并不仅仅只是加强信息化基础设施建设，配备相关的计算机硬件那么简单，还应充分利用现代信息技术，开发相应的城建档案管理系统作为软件支撑。此外，为更好的实现档案数字化建设，实现档案资源共享，还应不断对其软件系统进行升级，实现各地档案管理的额互通互联，为城市规划、建没、管理服务创造更方便、快捷的条件。

3 结束语

伴随着城市迅速发展，积累海量的城建资料，对城建档案管理提出更高的要求，城建档案地位越来越凸显，管理部门要加强重视，考虑到城建檔案利用期间出现的问题不足，从实际问题入手，加强管理建设，投入足够的建设资金，聘请专业的档案管理人才，才能持续提高管理水平，为人们提供更优质的档案服务，充分利用城建档案资料，为城市今后的发展建设奠定良好基础。

参考文献

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