高校报销存在问题及改进建议

李彩霞

[摘    要] 高校经费来源多元化，报销时间集中，规章制度宣传不及时，业务核算复杂化，业务量日增月涨，导致高校出现报销难的问题。要解决高校报销难问题，要求财务人员树立服务理念，增加财务人员定时沟通业务，向教工适度放开权限，公开财务信息，构建信息化财务系统以建立完整的财务服务体系。

[关键词] 高校报销;报销问题;管理措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 15. 014

[中图分类号] G475    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2020）15- 0032- 02

1      高校报销研究背景

核算报销是财务工作中最基础的一环，高校报销工作是开展一切教学及学生活动的基础，与学校的发展、资金的可控息息相关，是高校各类成果体现最明显的一个方面。因为高校运作的特殊性，面向的受众也非常广泛，报销难一直是教职工面临的问题。

2      高校報销流程现状及“报销难”的主要原因

报销人按照财务要求汇总原始发票，填制报销单，不同经济业务填制不同类型报销单，例如细分到国内差旅费报销单、市内交通费报销单、借款单等。再根据不同的业务要求，对应的审批领导分级审签，完结后交到财务处会计岗。会计审核原始凭据无误根据预算及会计分类制单记账凭证，复核后由出纳岗付款。具体流程如图1所示。

该流程看起来清晰明了，操作简单，但在实际工作中，由于各种原因，导致“报销难”问题出现。

2.1   高校报销时间集中导致报销难

高校核算单位会计年度统一自公历1月1日起至12月31日止。业务核算工作具体是每年上半年3-7月，下半年9-12月。导致报销扎堆的原因分析如下：①高校教师的平时课时量多，且多兼顾学生活动与科研工作，发生业务后不能及时报销;②高校多是多校区制，行政部门集中在总校办公，大部分审批领导也集中在总校开展业务，故报销由财务部门在总校办理，而教学部门则在其他分校，教职工反映专门到总校办理报销费时费力;③找领导审批程序复杂，签批是核算报销最基础的部分，一般经费由部门主要负责人、职能部门负责人及分管院领导审批，报销工程款及预付款，由基建部门主要负责人、分管基建院领导及分管财务院领导审批;一次性支付款超5万元以上的，还需法人代表审批，高校领导事务多，存在找不到人现象。

以上原因导致大量报销业务集中在年底，年底也是财务处最繁忙阶段，工作人员学期末工作总结，年末结账决策，账本打印装订，固定资产、库存材料、各银行存款核对清查，需要耗费大量的时间和人力。报销采取现场递单审核方式，这时大量的人员、票据集中，容易出现审核不严格，加之工作环境嘈杂，人流量大，会计人员及报销人存在厌烦情绪，易引发矛盾。

2.2   报销的规章制度宣传不及时、不到位，报销人收到信息不积极认真对待

以H学院为例，该校在2016年从民办改制为公办性质，在2016-2018年期间新增了关于差旅费、公务接待费、会议费、培训费等管理办法并修改了十来种具体报销制度。相关会计人员积极举办新制度宣传会与解读会，但高校教师到会者寥寥无几，以上课、出差等事由缺席，导致他们对制度更新及细则缺乏了解，报销票据不规范，递单后多次退回修改，产生抵触情绪。

2.3   经费来源多元化，业务量日增月涨

高校教育经费、企业合作办学、创新强校工程、有偿社会服务收支等高校业务开支，都需要由财务部门进行监控管理及收支核算，使得核算会计业务量增长，作业时间成倍增加。不断增加的经费加重了核算的负担。以H学院为例，近三年来，上半年月平均核算凭证计达500号，下半年每月达到800号，每年12月过千号。实际工作中，现场报销财务人员在审核票据的同时，还需接待电话问询、插队咨询报销的教职工，审核工作经常被打断，审核效率低下。

2.4   高校扩招，办学水平提高，业务核算复杂化

2019年行政事业单位全面实行新《政府会计制度》，高校的会计核算模式和经济业务的会计核算也随之发生变革，实行双分录、双基础，财务会计、预算会计、平行记账等需要财务人员学习，对财务人员的业务水平和素质均有更高的要求，对财务软件和服务器配置要求相应提高，但人员和配备并没有及时跟上，工作量太大。如每月发放工资要做计提、代扣、支付，细分教育、行政、后勤系列人员，代扣社保、押金、房租、个税等，涉及工资岗、出纳岗、核算岗，付出了大量的时间成本。

又比如学生活动的核算标准与教师活动标准不同，学生开展活动多元化，租赁手续不全，小商店购物无正规发票，学生补助发放不正规等，而教职工认为该类问题都应该由财务人员解决。

2.5   科研经费报销的特殊性

科研经费具有特殊性和专业性，与其他经费报销略有区别，会计人员针对科研经费报销须甄别对待，审批手续、票据审核必须认真细致。对于科研学术活动和调研活动，会计人员无法准确甄别其必要性和真实性。对于非发票性质的劳务费的发放，除了对个人所得税的把控，无法从票面判断其合法性，有可能造成套取科研经费或多次发放劳务费行为发生。

3      关于改进高校财务报销工作的建议

3.1   财务人员应树立服务理念

财务人员要以人为本，以为师生做好服务为基本服务意识，财务部门设立意见箱，接受群众监督。财务人员给自己找好定位。一是服务者。服务领导，服务教职工及学生，认真做好业务工作，保证单位顺利运转。二是管理者。自身做到熟悉制度，熟悉法律法规，加强业务学习，提高业务素质，对学校资金加强监控和管理，让资金收支规范有序进行。

3.2   通过人员增量和业务分流减轻会计人员负担

3.2.1   增加会计报销人员，提高财务人员素质

以H学院为例，目前全校教职工在职500余人，在校学生10 000余人，配置会计人员近三年来由2人增加到3～4人，在业务繁忙时段大大缓解了工作压力。提高人员素质，除了例行参加会计继续教育，更要加大培训经费投入供财务人员参加学习培训，针对高校实际要求，在专业机构学习预算核算等专项业务，也可到兄弟院校交流学习，提高财务人员素质。

3.2.2   每个部门或院系设立“报销人”小秘书

以H学院为例，全院校共设有7个二级学院，17个党政部门，6个教辅部门，可在每个院系及部门中筛选责任心强，工作细致的一到两名教职工兼任“报销人”工作，由“报销人”与会计人员直接对接，会计人员和各“报销人”建立微信群，方便会计制度更新、发票识别等信息及时沟通。“报销人”负责对所在院系或者部门的报销发票进行初步审核，包括票据是否真实规范，填制票据是否合理合规，签批领导是否符合。各部门的初审能够避免报销单好不容易递交到财务处，因为简单的小问题被退单。

3.2.3   在财务管理等相关专业学生中选抜实习生

如此，既能给相关专业的学生提供接触会计实务和待人接物的机会，也能减轻会计人员的工作压力，实习生可在财务大厅负责接待教职工报销，对简单的发票粘贴、票据填制进行指导。后台凭证粘贴、记账凭证归集整理、票据归类等简单业务，也可由实习生协助完成，这样会计人员处理核心业务、汇总数据等也能更专心更细致。

3.3   财务人员各岗位定时沟通

约定时间，每隔一段时间对内部汇报自己工作情况，包括实际事务中遇到的“疑难杂症”及需要其他岗位对接的事务，例如学生退费问题。学生退学退费由学生本人填写退费申请表，分级审批后递单到财务处会计人员，会计人员需跟学生收费岗财务人员核对，由管理学生收费的财务人员计算出应该退费金额，再交由会计岗制单出账。又例如特殊处理的突发事件，在个人处理不了的情况下，通过碰头会沟通，商议对策，在不违背会计准则的情况下合理酌情解决。

3.4   适度放开权限，公开财务信息

包括放开预算查询权限，简化审批程序。目前，各部门预算开支明细及余额仅下发给部门负责人。各部门负责人未能及时将预算余额反馈到报销人，导致报销人经历各种签批手续后，到财务处发现预算不足，耗费了报销人的大量时间成本。可把预算开支明细及余额发给各院系设立的“報销人”，方便业务开展。

3.5   构建信息化财务系统

随着“互联网+”时代的发展，结合高校财务管理系统建设，建议高校引进网上报销模式，能够有效解决报销中的多层审批、排长队、信息不对称等基础问题。高校师生无须现场排队递单，通过网上预约，所有业务都能由财务人员在后台完成，报销业务的进程由平台发送邮件或短信到报销人，避免了沟通的矛盾和等待的时间成本，有效节省双方时间，实现“双赢”。

4      结    语

高校财务人员必须提升业务水平和职业素质，在工作中既要坚持原则，又要灵活变通，提高高校财务报销审核工作效率，为学校发展多做贡献。

主要参考文献

[1]李红.优化高校财务报销流程的思考[J].经济师，2020（2）.

[2]徐耀淇.高校财务报销流程问题浅析[J].财会通讯，2012（11）.

[3]罗燕琴.对高校经费报销难的思考[J].财会月刊，2016（17）.

[4]丁家源.就高校“报销难”谈财务服务体系的构建[J].会计之友，2012（3）.

[5]丁洪飞，刘琴.“互联网+”环境下高校网上报账核算业务问题探讨[J].财会通讯，2018（23）.