全新视角下的档案整理认识

杨长庆

摘  要：社会信息技术的提高改变了档案管理的模式，传统档案管理理念无法满足的当下信息技术的发展需求，全新视角下的信息自动化档案管理技术满足社会的发展理念，我国的档案管理工作变得多样便利，但新视角下的档案管理工作存在管理上的安全漏洞，加强元数据档案、非元数据档案以及虚拟档案技术的提升，有效加强档案管理的安全性和必然性，从全新视角探寻对档案管理的全新认知。

关键词：档案管理;档案整理技术;应用

档案管理对于社会的发展占据重要地位，档案是见证城市发展的历史依据，对社会的发展认知产生必然联系，传统的纸质档案存在诸多不便，对于老旧的信息内容无法及时查询，也不能与新的内容档案资源进行高效整合，所以在档案的管理上，利用全新视角下的档案管理技术对老旧的档案内容进行及时更新和处理，电子档案的出现直接反映档案管理的现代化视角，更加利于我国档案管理工作的快速发展。

1 档案整理概述

档案整理主要分为以下三种类型：一是系统编排目录，纸质档案常用这种存储方式进行编排，档案的接收部门按照档案管理类型时间进行档案的合理划分，同时按照接收部门档案管理相关规定对档案进行安全移交。此外档案馆按照目录编排也是直接检查纸质档案质量，制定合理的分类方案对案卷目录进行编排加工。二是局部调整，档案馆对已经接受的档案进行大体上的了解，存在少部分不符合整理要求的档案，对损失或者缺失的档案进行局部调整编排。三是档案全过程的正路，对零散和模糊不清档案进行系统化调整，可以按照档案内容的划分进行编目处理。

2 做好档案整理工作的前提条件

档案管理的前提条件是对档案进行有效划分，可以按照档案类型和收集时间进行编目处理，档案是体现单位和个人的成长历史见证，所以档案整理人员要对档案的实质内容有深入的了解，将档案的性质了解透彻才能践行档案的管理流程，反之，如果档案管理人员对档案的内容好人性质了解不具体会造成档案管理的操作失误，对于档案管理的质量难以达到预期标准，同时档案管理人员的技能水平各有不同也会造成档案管理上的不足，对于档案管理形成制约阻碍，因此管理人员要丰富档案管理上的全新认知对档案实质性进行深入了解。

3 全新视角下的档案管理认识

传统纸质档案管理逐渐向信息自动化档案管理模式迈进，电子信息档案更加视同社会发展潮流，利用数字信息技术实现档案异地的管理模式，有效加强档案信息的共享和交换，在全新视角下的档案技术应用有助于档案管理的快速发展，最为常见的档案管理技术是元数据档案整理技术、非元数据档案整理技术以及档案虚拟整理技术，这三种档案整理技术满足社会对档案的有效需求，加快社会信息化数据档案系统的构建。

3.1 元数据档案整理技术

元数据档案整理技术的产生和电子档案的出现有着十分密切的聯系，这种技术是一些西方档案领域的研究人员提出的一种新型的技术，元数据档案整理技术在实际的应用中有着非常重大的意义，这项技术是对传统档案整理技术的重要创新，元数据档案整理技术是一种更加先进也更加合理的技术，在应用的过程中，主要是以档案资料的生命周期作为研究的基础，从而有效的保证了文档的一体化管理，在元数据档案整理技术中，一个非常重要而且也非常核心的一个环节就是档案数据的收集工作，文件中心理论主要是围绕着文件进行阐述的，这种理论是将文件管理和档案管理融合在一起，这样才能形成一个更加行之有效的文件系统，该技术在使用的过程中起到的一个最为重要的作用就是将电子文件转化成电子档案，它也成为了当今档案整理工作中的一项十分重要的内容，但是这一技术在很多因素的影响下并没有得到非常广泛的应用。

3.2 非元数据档案整理技术

非元数据档案整理技术和元数据档案整理技术都是档案整理工作中非常先进和新颖的技术，在元数据档案整理技术中，影响因素相对而言有其自身的复杂性，所以在我国先进的发展中无法得到十分有效的应用，所以我国在元数据档案整理的基础上，结合我国的实际情况研发出了非元数据档案整理技术，该技术在实际的应用中是一项综合性非常强的技术，同时该技术对网络环境的依赖性不是很强，没有对文档一体化提出非常高的要求，所以更加适应我国现实国情，这项技术也使得我国的档案整理工作出现了新的变化，这一技术的基础性理论对我国档案管理工作而言有着十分重要的参考意义，可以有效的促进我国档案管理事业的发展和完善。

4 新视角下的档案整理信息化

全新视角下的档案整理技术达到广泛应用以成为必然趋势，建立信息化档案整合系统主要从以下几点入手，一是条形二维码技术，二是数据库技术。随着信息化技术的发展，二维码条形技术被应用多个领域，二维码技术有效储存档案全部信息，只需要通过手机操作就可快速呈现档案的全部信息，借鉴这种二维码技术，将档案个体转变为一个个条形码进行信息的存储，有效对档案信息进行查询和共享，但存在信息安全泄露的问题，所以在原有条形二维码的基础上在编码中添加加密系统，通过与手机号进行连接，只要通过短信验证就可查询档案信息。数据库信息在全新视角下的档案整合技术发展成熟，电子化档案整理技术将档案管理流程变得便利，所以作为档案管理中心要加大信息技术资金的投入，完善档案管理信息化技术的升级。

要完善条形二维码技术与数据库信息技术，就要加大技术研究资金的投入，作为档案管理单位要重视档案管理的重要性，档案管理的重要性主要体现在以下几点：（1）保存经济成果，成为日后主张经济利益的凭证;（2）对企业来说，档案是质量的证明和追溯的依据;（3）档案还包含了技术开发的过程与经验;（4）档案的整理也是企业单位文化的积累，一本档案包含了单位发展历程与其厚重的文化底蕴。单位的有关负责人就应保证整理工作有充足的物质保障，要按照国家和行业标准完善档案整理的相关要求。档案人员的编制、档案工作规模、档案数量的定制等都应提上日程。这样，才能完成档案整理的建设与完善，实现数字化、信息化、标准化、规范化的档案整理工作。

5 结束语

综上所述，新视角下的档案管理技术主要体现在档案的整合上，常见的整合技术为元数据整合、非元数据整合以及虚拟数据整合，元数据整合直接将电子文件通过计算机系统转变为电子档案，非元数据整合技术借助元数据的基础上对零散的电子文件一体化整合，虚拟数据整合利用二维码技术和数据库信息网对档案内容进行整理，新视角下档案管理为社会带来新型技术档案文化。

参考文献

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[4]魏宗国.新视角下的档案整理认识[C]//决策论坛——企业行政管理与创新学术研讨会.