Excel在建设工程 “三查四定”工作中的应用

张雪梅

四川科宏石油天然气工程有限公司，四川成都 610051

在石油化工行业的工程建设过程中，工程按设计内容安装结束、施工单位自检合格后，由质量监督部门进行工程质量初评，建设单位（或总承包单位）组织施工、设计、监理等单位按单元和系统分专业进行三查四定（三查即查设计漏项、查施工质量及隐患、查未完工程量；四定即对检查出的问题定任务、定人员、定措施、定时间限期完成）[1-7]，在确定问题后，需要根据问题按类别纳入三查四定表格进行统计，并对整改情况进行更新、分析、统计。在一个石油化工或大型工程建设项目中，三查四定阶段的问题数量有几千项甚至上万项，根据情况需要将问题划分为A、B、C三个级别（A级表示存在影响投产的问题，B级表示存在不影响投产但影响长期运行的问题，C级表示不存在严重问题且问题不影响投产及长期运行。定级要求可能会有所不同），并归类为：设计漏项、施工质量隐患、未完工程问题，设计、采购、厂家服务、施工问题，土建专业组、安装专业组、设备专业组、电气专业组、仪表电信专业组、HSE专业组问题等。每天更新统计各类型问题的整改进度，以便对A、B、C三个等级各类问题的消项数量进行统计；对各负责单位整改进度进行考核，对设计、采购、厂家服务、施工问题分单位、分专业进行消项等。

某LNG项目接收站工程有总图运输、储运设施、公用工程、辅助生产设施、行政和生活设施、外部工程7大主项，包括LNG储罐、LNG码头卸料设施、火炬设施、LNG汽车装车设施、工艺及热力管网、工艺处理设施、天然气计量外输设施等32个装置单元，三查四定查出问题约3 000项，每天对问题分级、三查类型、责任主体、专业组四大类问题以及超过30个的小类问题分别进行统计更新，有超过十万种的组合统计需求。由于数据量较大，对数据进行一条条人工筛选、分类、求和等容易出错，不但效率低下，而且由于统计工作时间较长，还会对统计人员的身心造成不良影响。本文通过调研Excel电子表格函数并进行实际应用，提出了提高以上统计效率的方法，此外对工程建设管理中三查四定工作进行了探讨，提出了建议。

1 Excel函数介绍

以某LNG项目接收站工程三查四定为例，对统计过程中需要使用的Excel函数进行介绍。三查四定表格示例如图1所示。

1.1 COUNTIF函数[8-12]

三查四定查出的问题根据中间交接或者投产需要分为A、B、C三个等级，需要对A、B、C三个等级问题的各自数量进行统计，并在单元格中显示，且随着三查四定问题的不断增加而自动更新。

图1 三查四定表格示例

COUNTIF是一个统计函数，用于统计满足某个条件的单元格数量，其用法为COUNTIF（所要统计的单元格范围，统计内容需要符合的条件）。示例：=COUNTIF（J4：J6，"A"），即统计Excel表格中第4行至第6行、定级为A的问题数量。同样可以统计B、C级问题的数量。

1.2 GETCELL函数[13-16]

为醒目和方便地对完成的问题和未完成的问题进行分类，将今日完成的问题行的表格背景用绿色标出，昨天及以前完成的问题行的表格背景用黄色标出，今日新增问题行的表格背景用红色标出，见图1。可以利用GETCELL函数找出背景颜色为绿色、黄色的单元格。在公式选项卡中点击名称管理器中新建名称为yanse的名称，范围为本页，在引用位置中填写GET.CELL函数，用法为GET.CELL（类型号，单元格（或范围）），类型号指的是要得到的数据类型，在这里以数字（1～66）代替，不同的数字代表不同的数据类型。示例：在引用位置输入=GET.CELL，确认并关闭该对话框，然后在需要输出GET.CELL函数结果的表格中输入=yanse，就会出现对应的数值，绿色为10，黄色为6，红色为3。接下来可以使用SUMPRODUCT函数来统计符合颜色条件、分类条件的问题数量。

1.3 SUMPRODUCT函数[17-18]

SUMPRODUCT函数可以在给定的几组数组中，将数组间对应的元素相乘，并返回乘积之和。在这里，举例利用该函数对问题等级为A且为今日消项的问题数量进行统计。在需要显示数据的单元格中输入 =SUMPRODUCT（ （J5：J15="A"） *（U5：U15="10"）），表示统计表格中第J列的5至15行中背景为绿色（字符为A） 的问题总数。同理，也可以统计A、B、C级问题的昨日和以前问题的消项数量、今日增加的问题数量；某一厂家服务问题的昨日和以前问题的消项数量、今日增加的问题数量；施工问题、设计问题、采购问题的昨日和以前问题的消项数量、今日增加的问题数量等的任意组合统计。

1.4 IF（AND（） ）嵌套函数[19-20]

AND函数的语法为AND（条件一，条件二），条件一、二都成立时返回TURE，否则返回FALSE。IF函数的语法为IF（条件，条件为TURE时返回值，条件为FALSE时返回值）。IF和AND嵌套使用：=IF（AND（G253="A"，F253="厂家服务问题"），1，0），该问题为三查四定问题第253行，G列为问题分级（A、B、C），F列为问题分类（设计问题、采购问题、厂家服务问题、施工问题），当第253行的问题为A级且为采购问题时，显示结果的单元格（假设为X253）显示1，通过SUM函数统计X列所有单元格（X4到X3003，一共有3 000个问题，前3行为表头）之和，即可得到既是厂家服务问题又是A类问题的数量。当然，如果需要，可以利用筛选功能[9-10]进一步筛选出A级问题中属于某一个厂家的厂家服务问题。

1.5 SUM函数[9]

SUM函数将多个数据相加求和，用法为SUM（数据1，数据2，…），也可以为SUM（单元格区域），SUM（A1：A5） 表示将A列第1至5单元格的数据进行求和。

通过组合使用或者单独使用上述函数，即可实现Excel表格对三查四定问题的分类自动统计，操作者只需根据需要点击鼠标进行统计即可。

2 统计的内容及分类

（1）三查四定问题的统计内容。在三查四定问题统计的过程中，在问题不断消项的同时，新的问题不断发现，并添加进入表格；在消项过程中，需要分别或者同时协调设计单位、采购单位、服务厂商、施工单位对有关问题进行回复、整改，这样就出现了各种需求，管理者对统计者提出了更多的要求，管理者需要知道设计、施工、采购、厂家服务问题中A、B、C级问题的整改情况以及整改责任人等相关信息，同时各参建单位也有自己的关心侧重点，比如设计单位关心的设计相关问题，各家施工单位关心的自己单位的施工问题，采购部门关心的设备和材料采购问题以及厂家服务问题，各专业组关心的本专业提出的问题的整改落实情况等。因此，需要对表格的信息完整性进行多方面考虑，对整个项目采用一张表格，这样各单位可根据自己关注的内容，点一下鼠标，筛选出自己需要的内容即可。

（2） 统计内容的分类。表格的列（见图1）包括：序号（随着问题的增加而增加）、单元或装置号（如果只有一个单元则不必要）、单元序号（如果只有一个单元则不必要，在多个单元情况下可以根据问题的增加而增加，用于筛选出某一单元的所有问题）、问题描述（尽量把问题的具体位置、问题的现象描述清楚，必要时附照片，照片可以用图片处理器把尺寸减小至能看清问题即可，否则将占用大量空间，像素太高、图片过多对电脑显卡和虚拟内存要求较高，可能导致无法打开电脑里的文件）、提出人（用于对整改问题的确认，确认是否达到提出人的要求）、提出单位（提出人所在单位，如果本单位不统计，则可以删除或隐藏）、专业组（如果不统计，可以删除或隐藏）、提出时间（如果不统计，可以删除或隐藏）、问题分类（设计单位问题、采购问题、服务厂商问题（如果均由采购单位联络，可以归为采购问题）、施工单位问题）、等级（可以根据本单位的要求，分为A、B、C三个等级）、整改措施、责任单位、责任人（为避免问题追踪链条过长，责任人确定为现场厂商服务人员、本问题的设计服务人员、施工的基层管理员或施工人员、直接采购者或采购管理者）、整改计划完成时间（涉及到的各家共同确定的合理完成时间或工作计划，比如，缺少弯头需要重新采购后安装，就要确定物资采购时间、货物到达现场时间、施工单位焊工到位及焊接时间、检测时间、补漆时间，同时还要考虑在施工期间天气情况是否会影响焊接、无损检测和补漆等）、实际完成时间等。

以上的内容分类基本可满足大部分管理者的统计需要，如果需要其他内容，可以继续向Excel表格中添加，编写函数的方式与本文第一章所述的内容相同。

3 实例应用

为避免图表篇幅过大，以图1为例进行函数编写和表格操作说明。

（1） A类问题统计。在单元格E9输入：=COUNTIF（J4：J6，"A"），E8即可统计出从单元格第4行至第6行A类问题的数量，同理可以得到B、C类问题数量。

（2）整改情况统计。需要用到颜色判断，在Excel名称管理器中建立名称为yanse的函数，应用位置填写：=GET.CELL。在U4单元格输入：=yanse，U4单元格即输出判断结果：0。通过使用Excel单元格拖放功能（鼠标变成十字符号后拖拉），向下拉，即可实现对第5、6行结果的判断。U5单元格显示：10，U6单元格显示：6。由于第4行为未完成项，该行背景未用颜色标出，显示结果为0；第5行为今日完成问题，该行背景用绿色颜色标出，显示结果为10；第6行为以前完成问题，该行背景用黄色颜色标出，显示结果为6；下面只需统计出U列中数字0、6、10的个数即可分别统计出未完成问题数量、今日完成问题数量和以往完成问题数量，通过SUM函数将今日完成问题数量和以往完成问题数量相加，统计出截至今日一共完成问题的数量，也可以通过问题总数减去未完成问题数量，得到一共完成问题数量。

（3）设计等问题分类统计。A级设计问题统计，在V4单元格输入：=IF（AND（J4="A"，J4="设计问题"），1，0），V4单元格即显示：0，表示第4行的问题不属于A级设计问题，同样可以得出设计、采购、施工、厂家服务四类问题中的A、B、C级问题各有多少个。当然，可以根据需要增减所需要统计的内容。

（4）问题的分类筛选。可以使用Excel表格的数据筛选功能，对需要的问题进行筛选。比如需要统计A级问题中某一厂家（比如：艾默生）剩余的服务问题还有哪些，使用筛选功能，在问题等级下拉菜单中只选中A，在责任单位下拉菜单中只选中艾默生，在整改措施下拉菜单中选择“按颜色筛选”、“无填充”，系统将自动挑选出所有A级问题中艾默生厂家剩余的服务问题还有哪些，由此可以得到管理者想要的统计数据，辅助管理层进行决策。

4 结论与建议

（1） 编制了适用于三查四定工作的Excel统计表格，并使用Excel自带函数生成模板文件。在增加行的内容时，只需通过使用Excel单元格拖放功能（鼠标变成十字符号后拖拉）即可实现对已编写公式的复制，无需重新编写任何函数；在增加列的内容时，可以采取复制已经编写好的公式，改变该列的表述内容（公式中的关键词）即可实现自动统计。

（2） 使用三查四定Excel模板可以避免人工统计产生的错误，可以通过点击鼠标得到统计所需的信息，大大减少统计人员的工作量。

（3）在问题四定阶段，为了使问题得到满意的解决，可组织由各单位基层工作人员为主要参与者的四定会议，由问题提出人和相关的监理人员与责任单位共同四定。定任务要准确，描述要清晰；定人员要实用，尽量是现场厂商服务人员、本问题的设计服务人员、施工的基层管理员或施工人员、直接采购者或采购管理者；定措施和定任务相辅相成，任务安排合理、措施得当是解决问题的关键，定整改完成时间需要考虑人员、材料、机具、天气、其他工作对该工作的影响，该工作对其他工作的影响等因素，以确定的因素进行计算，不能拍脑袋直接主观臆断。

（4）责任单位在确定的时间、按照不同的问题分别召开消项会。由于四定和消项时需要讨论，提前对问题进行分析后，分责任单位开会可以避免造成与该问题无关的单位参加而耽误现场工作。

（5）为了使问题不被删除、篡改，由业主单位确定的人员进行统计归类、消项，可以根据管理部门实际情况，将整个单项工程或者单位工程统一建成一张整改表，每次统计之后都发给各相关单位，以避免重复整理数据而增加人力和管理成本。

（6）在业主方资源许可的情况下，尽可能地采用建、管分离的管理模式，一方面有专业化的工程建设管理队伍，在工程建设阶段就可以减少各种设计、采购、施工、质量等问题，这样在三查四定阶段，需整改的工作量就很小；另一方面，在整改阶段避免了建、管结合造成工程管理部门变生产经营部门，一方面抓生产，一方面抓工程，造成人员不足，并且建、管结合模式下最终造成同一个团队人员，要么工程建设管理经验不足，要么生产经验不足，且容易导致工程管理部分的过程资料丢失，不利于整个项目的良性发展。